Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 33 )

Компания Alcoa в Питтсбурге, штат Пенсильвания, подошла к этой проблеме реалистично, определив отношение к бумагам в рамках концепции РМНП словом «paperwise», что означает «мудро использующий бумагу». Alcoa рассматривает этот процесс как эволюционный и постепенно продвигается по пути «мудрого использования бумаги», а не отказа от нее.

Несомненно, большинство из нас живет сейчас в двух мирах — молекулярном мире бумажных документов и в электронном мире компьютерных документов. Откровенно говоря, мы поддерживаем процесс перехода к «продуманно бумажному» офи-су, потому что манипулировать информацией в мире электроники гораздо проще, чем в мире бумаг.

Подумайте, в наше время большая часть информации разрабатывается и хранится с использованием электронных средств. Примите во внимание еще сканеры, и станет ясно, что можно хранить всю информацию на электронных носителях. Однако можно привести много доводов, подтверждающих преимущества бумаги, таких, например, как необходимость делать пометки и комментарии, перелистывать документы, распространять информацию между участниками совещаний, снабжать копиями материалов людей, не использующих электронную технику. С другой стороны, в долгосрочном хранении на бумажных носителях нуждаются, главным образом, правовые документы и документы, отражающие политику корпорации.

Как вы выбираете оборудование, наиболее подходящее для ваших нужд?

Аппаратное обеспечение + подходящее программное обеспечение = эффективная операционная среда.

Компании, как правило, тратят многие тысячи долларов, чтобы обеспечить каждого служащего необходимым РМНП. Но оборудование мало на что пригодно без эффективного программного обеспечения. Программа ОПД может рассматриваться как своего рода программное обеспечение, которое стимулирует вашу работу на высоком профессиональном уровне в условиях РМНП.

Применение принципов программы ОПД, изложенных в этой книге, позволит людям получить навыки, необходимые для повышения продуктивности и эффективности их труда в новых условиях работы, и добиться успехов в своем бизнесе.

На пути совершенствования организации работ и освоения электронного оборудования организации получают возможность решать проблему уменьшения физического объема и использования информации на бумажных носителях.

Успешное приспосабливание к альтернативному рабочему пространству связано как с изменением методов работы человека, так и с возможностями технологии. 4

Форма и функциональность

Само собой разумеется, нужно сделать рабочее пространство приятным и привлекательным. Однако иногда в представлениях тех, кто не работает на рабочих местах, берет верх тенденция к переоценке эстетической привлекательности (т. е. формы) в ущерб эффективности рабочего оборудования (т. е. функциональности).

Так, участник разработки дизайна большого офиса для одной из наших компаний высоких технологий, заботясь о впечатлении от готового проекта, перед съемками убедил своих коллег увеличить высоту основного рабочего стола на три дюйма, доведя ее до 32 дюймов, в результате чего стол оказался в офисе выше всех других. К сожалению, это привело к тому, что многим стало трудно работать за таким столом из-за болей в спине и необходимости по нескольку раз в день регулировать высоту стула. Это осложнило и переход от одного рабочего места к другому. Современные рабочие кресла рассчитаны на разных людей, но не на то, чтобы они меняли высоту сиденья по десятку раз в день.

Работая с другим клиентом, мы столкнулись с ситуацией, когда руководитель оказался перед выбором между высокими шкафами, которые позволяли каждому сотруднику иметь дополнительные полки для папок, и низкими, которые увеличивали обзор и позволяли сотрудникам видеть друг друга. Можно было принять любое из этих двух решений. Потребность сотрудников в дополнительных полках для их многочисленных папок должна была склонить к выбору функционального решения, позволяющего смонтировать высокие полки. Вместо этого, по решению руководства, которое само не должно было работать в этом помещении, были выбраны низкие панели. Теперь административный персонал ежедневно испытывает неудобства из-за недостатка места для хранения папок и необходимости перемещать их в пределах рабочего пространства. Способность людей сосредоточиться на работе и ее продуктивность в результате этого решения снизились.

После того как рассеется туман, окутывающий переход к РМНП, станет ясно, что самое важное, о чем нужно помнить при осуществлении этого перехода, это то, что многие люди должны проводить на этих местах много времени, выполняя серьезную работу. Чтобы эта работа стала успешной, необходимо найти оптимальное соотношение между тем, как это пространство выглядит (его формой), и тем, насколько удобно в нем работать (его функциональностью).

Роль руководства в успешном переходе к использованию РМНП

На основе нашего десятилетнего опыта работы с сотнями организаций и тысячами людей, которые переходили на использование РМНП, мы разработали следующий перечень основных условий, помогающих успешному осуществлению этого процесса и определяющих роль руководства в нем.

1. Руководство должно словом и делом принимать непосредственное участие в этом процессе и следить за ним.

2. Необходимо выделить время на предварительный инструктаж и обучение как отдельных работников, так и коллективов в целом.

3. Недопустимо привлечение к текущим делам персонала, занятого освоением учебных программ по переходу к РМНП. Руководство на всех уровнях должно осознавать важность обучения и во время его прохождения не давать этому персоналу других поручений.

4. Высшее руководство должно при необходимости предоставлять возможность среднему и нижнему звену руководителей принимать участие во всех учебных программах, связанных с освоением РМНП.

5. Руководители всех уровней должны предоставить персоналу стопроцентную возможность участвовать в процессе обучения использованию новых рабочих мест.

Оборудование, необходимое для перехода к использованию РМНП

Чтобы работать на РМНП эффективно и продуктивно, каждый служащий должен быть обеспечен необходимым оборудованием. В большинстве случаев это: персональный или портативный компьютер, zip-диски и дисководы, jazz-диски и дисководы, лазерный или струйный принтер, факс или модем, телефон и ксерокс. Такое оборудование, как правило, в офисах имеется. Переход к рабочему месту нового поколения в большинстве случаев требует значительного обновления и повышения качества или производительности этих видов оборудования для лучшего удовлетворения потребностей служащих в новых условиях работы. Однако последним словом технологии является сканер, поистине обеспечивающий переход офисов к «продуманно бумажной» технологии.

Очень часто от людей, с которыми нам приходится сталкиваться, приходится слышать: «Я должен хранить этот документ (или эту информацию) в моих папках, потому что он не занесен в компьютер». Тогда мы задаем вопрос, есть ли у этого человека доступ к сканеру, и часто получаем ответ: «Нет», «Мы как раз собираемся приобрести его» или «Есть один в соседнем отделе».

Сканер — это важнейший компонент решения проблемы бумажногобезбумажного делопроизводства. С его помощью любая информация, будь то машинописные тексты, рисунки, журнальные статьи или рукописные заметки, может быть переведена в электронный формат.

Мы убеждаем организации и отдельных людей, стремящихся использовать электронное оборудование, сделать использование сканера составной частью своего рабочего процесса. За последние несколько лет сканеры прошли большой путь развития. Однако часть производителей должна еще много и серьезно поработать, чтобы сделать пользование сканером столь же простым, как и пользование принтером. Мы уверены, что эти производители, такие как наш клиент компания Hewlett-Packard, учитывают потребности и усердно работают над созданием сканеров, использование которых не представляло бы затруднений для пользователей и позволяло бы выполнить работу быстрее и качественнее.

Очень важно помнить, что при работе со сканируемыми документами так же, как и при работе с остальными электронными документами, важнейшей проблемой остается организация и хранение их таким образом, чтобы при необходимости их было легко найти.

Программа ОПД и переход к использованию РМНП

Мы в Институте технологии бизнеса более 11 лет занимаемся оказанием помощи компаниям, осуществляющим переход к использованию РМНП, и имели возможность на собственном опыте убедиться, сколь важной частью этого процесса является программа ОПД. Следует отметить, что наиболее весомые свидетельства ценности этой программы как части решения задачи успешного перехода к использованию РМНП мы получили непосредственно от наших клиентов.

Один из таких клиентов находится на северо-востоке Соединенных Штатов. После изучения программы ОПД и оценки ее пригодности как руководства к действию с точки зрения отдельного человека этот клиент сказал: «Вы предлагаете как раз то, что мы искали. Программа ОПД — это недостающее звено нашего рабочего процесса! »

Другой клиент с запада Соединенных Штатов сказал нам после работы с группой, осуществившей переход к работе на РМНП, что 100% ее членов, прошедших через этот процесс по нашей программе, убеждены, что она является неотъемлемой частью этого процесса.

Программа ОПД в процессе перехода к РМНП

Есть некоторые основополагающие принципы, которые должны соблюдаться, независимо от того, переезд ли это офиса с малым числом сотрудников из одного конца коридора в другой, или же целой корпорации из одного конца страны в другой. Большинство из них имеет отношение к связанным с этим процессом глобальным проблемам, касающимся таких вопросов, как планы производственных площадей, электронные информационные системы и системы связи.

Однако наш опыт ясно показывает: если не уделить должного внимания частным, так называемым «малым» проблемам, таким как реакция персонала на перемены, удача изменит вам.

Наиболее часто игнорируемая в процессе перехода к использованию РМНП проблема — это потребности персонала. Нередко человеческий фактор просто не учитывается, и на просьбы сотрудников о помощи в подготовке к переезду, в упаковке и распаковке никто не реагирует. А эти вопросы необходимо решать перед закупкой и установкой оборудования и назначением точной даты переезда.