Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 36 )

Точно так же нет ни возможности, ни необходимости каждому знать все об электронных средствах.

При использовании РМНП необходимо упорядочение обмена информацией между участниками рабочего процесса. Этот обмен должен осуществляться постоянно и самопроизвольно. Получив информацию, мы обязаны, не дожидаясь запросов, извещать наших руководителей и сослуживцев о том, что нам стало известно.

В условиях РМНП нужно смело задавать вопросы, не боясь показать свое непонимание проблемы. В ходе работы с разными коллективами, представляющими государственный и частный секторы экономики, я был удивлен тем, что почти на все вопросы, касающиеся технологии, можно было получить ответ. Мы просто не спрашиваем, когда это нужно делать. На самом деле нет вопросов, на которые нельзя получить ответ, за исключением тех, что не поставлены. Задайте ваши вопросы в аудитории, состоящей из 20 человек, и почти наверняка на любой вопрос, касающийся технологии или информации, вы получите ответ или кто-нибудь укажет, где его найти. Задавайте вопросы, и вы тоже будете изумлены тем, как много ответов вы немедленно получите.

Голосовая почта

1. Будьте кратки — говорите не больше минуты. Набирая телефонный номер, продумайте, о чем вы намерены говорить, и говорите, используя минимум слов. Мне кажется, что большинство телефонных сообщений можно сократить вдвое.

Вы должны также воздействовать на других, чтобы они приучались совершенствовать свои телефонные сообщения, потому что не только вы сами, но и ваши коллеги грешат многословием.

Недавно один из наших клиентов сократил длительность записываемых телефонных сообщений с трех до двух минут. Все сотрудники организации были оповещены о предстоящих изменениях и скоро нашли, что сообщения могут укладываться и в более короткие сроки.

В системе РМНП этого клиента работали 15 000 человек, получающих по 20 сообщений в день. Экономия времени оказалась феноменальной — что-то около 500 000 часов в год в целом по организации.

2. Любите или нет, используйте то, что вам подходит. Люди, предпочитающие воспринимать информацию на слух, любят использовать звукозапись телефонных сообщений. Люди, предпочитающие воспринимать информацию в процессе чтения, ненавидят такие сообщения.

По-моему, для того чтобы определить, каким образом лучше осуществлять связь с людьми — по телефону или по электронной почте, нужно спросить их самих. Они немедленно сообщат вам о своих предпочтениях и о времени для ответов на ваши сообщения. Члены коллектива должны согласовать способы связи и условия, обеспечивающие эффективность совместной работы. Сформулируйте правила обмена информацией между участниками рабочего процесса на основе принципа Сделайте это сейчас же, и вы избавитесь от сбоев в процессе осуществления связи.

3. Используйте пометку «Срочно» только по делу — не ведите себя, как дети. Эту историю рассказал мне один из моих коллег, который начинал свою карьеру в бизнесе как торговый агент крупной передовой компании. Когда он проходил обучение, один из работников фабрики сказал ему, что каждый заказ с пометкой «срочный» выполнялся на предприятии в обычном режиме. Политика фабрики была сформирована таким образом, что каждый заказ рассматривался как срочный и не принимался к исполнению без специального обоснования.

По существу, то же самое мы слышали от членов коллективов, использующих РМНП. Многие участники рабочего процесса просто игнорировали сообщения с пометкой «срочное». Если вы хотите, чтобы ваши сообщения действительно воспринимались как срочные, не злоупотребляйте такими пометками и пользуйтесь ими только в необходимых случаях.

4. Называйте свой номер дважды. При использовании РМНП мы никогда не можем знать, где и в какой обстановке абонент прослушивает голосовую почту — в машине, проходя по коридору аэропорта или занимаясь каким-то делом. Помогите ему, называя свой номер дважды: представляясь в начале сообщения и потом еще раз, заканчивая его.

Электронная почта

За очень короткое время электронная почта превратилась из перспективы бизнеса в проблему бизнеса. О проблемах, связанных с электронной почтой, написано больше, чем о проблемах, связанных с любым другим инструментом ведения бизнеса. Большинство публикаций касалось злоупотреблений и неправильного пользования ею. При работе на РМНП нам часто приходится тратить лишнее время из-за дурных привычек наших коллег, связанных с пользованием электронной почтой. Ее правильное использование описано в третьей главе. Для клиентов, использующих РМНП, должны оказаться весьма полезными следующие дополнительные рекомендации.

• Сообщения. Отвечайте на сообщения в течение суток или договоритесь с участниками рабочего процесса о расписании сеансов связи.

• Папки категории. Создавайте их по необходимости и обеспечьте регулярное обслуживание.

• Область действия. При работе с электронной почтой эффективнее использовать только один экран (без его прокрутки), например окно для входящих писем.

• Сообщения из офиса. Используйте их для передачи информации, на основе которой участники рабочего процесса могут принимать деловые решения.

• Устаревшие сообщения. Удаляйте их из вашего почтового ящика для входящих сообщений, из ящика отправленной почты и из всех папок.

• Правильное выделение абзацев и соблюдение грамматических правил. Это необходимо, чтобы абоненты легко понимали ваши сообщения.

• Присоединенные файлы. Они должны использоваться только как добавление, а не как основное сообщение.

• Одна тема на одно сообщение. Это ограничение ускоряет ответное сообщение и повышает качество ответа.

• Для сведения. Посылка таких информационных материалов всегда должна быть обоснованной.

• Списки рассылки. Ведите свои текущие списки и используйте их по назначению.

• Выражение благодарности и подтверждение согласия. Воздержитесь от пересылки таких сообщений. Отвечайте только в случае невыполнения ваших запросов или несогласия.

• Carpe diem[4]. Используйте каждый день, а еще лучше момент, и делайте это сейчас же!

Я рассматриваю этот перечень как подлежащий дальнейшей доработке и уверен, что в него многое можно добавить. Если вы обратитесь к Web-сайту Института технологии бизнеса (www. ), то в разделе, посвященном РМНП, найдете область для ваших дополнений и замечаний. Я очень внимательно отнесусь к вашим советам по повышению эффективности электронной почты и буду заносить их в наш Web-сайт, чтобы другие могли использовать ваш опыт.

Разные проблемы, которые возникают в офисе, использующем РМНП

Ясно, что работа в офисе, использующем РМНП, это не то же самое, что работа во времена пресловутого Дилберта. Мы быстро осознаем все, что происходит вокруг нас. Множество взаимосвязанных внешних обстоятельств понуждает нас менять наши правила поведения. В числе значимых проблем я хотел бы отметить следующие.

1. Питание. Звуки и запахи отвлекают и мешают работать. Для обеда или закуски существуют кафе или другие общественные места. Кроме того, нет ничего плохого в том, что мы делаем перерыв в работе и обедаем.

2. Люди, которые ведут себя шумно. Если в офисе, в котором используются РМНП, вы спросите через всю комнату: «Как тебе понравилась вчерашняя игра? » — вас услышит каждый. Приватные беседы лучше проводить в обозначенных табличкой «Свободно» комнатах для переговоров, обычно расположенных вокруг помещений, в которых находятся рабочие места. Если окружающие мешают работать, вы и другие участники рабочего процесса Сделайте это сейчас же должны объяснить это крикунам. Они неплохие люди. Просто они не ведают, что творят.

3. Перерывы. Обычно РМНП находятся в помещениях, доступ к которым всегда открыт. Нужно понимать, что праздно вертеться около человека, сидящего за клавиатурой и готовящего предложения для клиента, значит мешать ему. Большинство перерывов в работе можно отложить до подходящего времени, предусмотренного принятым распорядком дня. Коллективная работа требует умения полностью использовать РМНП.

4. Телефоны с громкой связью. Телефон с громкой связью по вполне понятным причинам создает проблемы в открытом пространстве офиса, использующего РМНП. Такой телефон лучше устанавливать в закрытых помещениях для переговоров и использовать, если есть необходимость освободить руки или обеспечить участие в беседе нескольких человек.

5. Соблюдение новых правил. Использование РМНП часто требует изменить методы работы. Перечень согласованных правил работы, связанных с совместным использованием РМНП, должен быть помещен на видных местах в разных помещениях офиса.

Мы считаем, что для окончательного установления рабочего режима в офисе, перешедшем к использованию РМНП, нужно около шести месяцев.

6. Пребывание в рабочих помещениях гостиничного типа. Если ваш офис, использующий РМНП, располагается в гостинице, очень важно ваше пребывание на своем, выделенном вам месте в рабочее время. В этом случае вы будете на хорошем счету у сервисных служб, которые, обычно используя электронные средства, резервируют для вас помещение, направляют к вам посетителей и телефонные звонки. Если вас нет на месте, вас не застанут посетители и до вас вовремя не дойдет информация. Разумеется, если вы займете не свое место, это создаст сильные помехи тому, для кого оно предназначено. Как и в любой системе заказов, чем раньше вы сделаете свой заказ, тем больше у вас шансов получить помещение, которое вам подходит.

7. Возврат радиотелефонов и прочего оборудования в центральный офис. Источники питания радиотелефонов имеют ограниченный срок службы. Если вы покидаете офис, вам приходится время от времени возвращать ваши радиотелефоны для подзарядки. В некоторых случаях возвращение радиотелефонов в центральный офис нужно для восстановления скорости воспроизведения звукозаписи.

Разумеется, все устройства коллективного пользования в конце концов должны быть возвращены в центральный офис, чтобы их при необходимости могли получить другие сотрудники.

8. Специальные принадлежности, необходимые для рабочих пунктов, расположенных в гостинице. На РМНП, расположенных в гостинице, можно хранить ограниченное количество бумаги, ручек, скрепок и прочих принадлежностей. Если нужных вам принадлежностей нет на ваших рабочих местах, я предлагаю использовать подобранные по размеру раздвижные подвесные папки в ящиках для хранения бумаг и туда же поместить необходимые канцелярские принадлежности, чтобы облегчить себе доступ к ним, когда вы оказываетесь в офисе.