Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 30 )

Метод календарного контроля

В пятой главе обсуждалось значение метода календарного контроля при выполнении работы. При контакте с исполнителем на его рабочем месте этот метод становится частью вашего рабочего процесса. Общение с сотрудниками на местах — это чудесная возможность контролировать ход исполнения работ.

Выдача заданий подчиненным

Когда я обсуждаю с руководителями их ошибки при выдаче заданий подчиненным, очень часто от них приходится слышать сетования на то, как заняты их люди и как велики будут испытываемые ими перегрузки, если перед ними поставить дополнительные задачи. Это впечатление нередко обусловлено видом заполненного бумагами стола или разговорами о том, как часто сотрудник или сотрудница задерживается в конце рабочего дня. Управление на рабочем месте даст вам более ясное представление о степени загруженности ваших сотрудников. Более того, вы увидите, что задания можно распределить иначе. Мой опыт подтверждает, что когда руководитель вникает в подробности выполнения операций на рабочих местах, он начинает гораздо рациональнее распределять работы и давать задания подчиненным.

Что делает руководитель, решающий вопросы на месте?

Руководитель, решающий вопросы на месте, обеспечивает предоставление ресурсов, стимулирование, обучение и инструктаж сотрудников, необходимые для выполнения ими своей работы возможно более эффективными и продуктивными методами. Он добивается этого в ходе постоянных личных контактов с непосредственными исполнителями, посещая их рабочие места.

Концентрируйте внимание на рабочем процессе

Для эффективной работы руководителю, решающему вопросы на месте, прежде всего нужно сконцентрировать свое внимание на рабочем процессе. Мой опыт показывает, что руководители, как правило, в достаточной мере воздействуют на персонал, заставляя его много работать, но это воздействие редко касается того, как надо выполнять работу.

Если вы поможете своим сотрудникам разобраться в процессе работы, у вас появятся основания надеяться, что они продолжат совершенствование рабочего процесса и им станет легче работать. Это позволит им решить самые важные задачи и в то же время повысит качество результатов их труда.

Вот на что вы должны обратить особое внимание. Насколько хорошо организованы люди? Обеспечены ли они информацией, необходимой для них и для окружающих, и насколько она доступна? Есть ли у них нужные для работы инструменты и в исправном ли они состоянии? Насколько рационален режим их работы? Планируют ли они свою работу? Не откладывают ли выполнение работы со дня на день? Хорошо ли представляют себе, насколько их труд вписывается в общую схему производства?

Лучше всего осуществлять изменения последовательно и постепенно. Руководитель, решающий вопросы на месте, не станет перегружать персонал слишком большим числом изменений сразу. Обычно вполне достаточно поставить перед сотрудниками несложные задачи и контролировать своевременность их решения. Имейте в виду, что, после того как вы обещали помочь сотруднику в решении стоящей перед ним задачи и не сделали этого, вам будет очень трудно смотреть ему в глаза. Как быть? Срочно выполнить обещание. Взяться за решение проблемы. И пока она решается, поддерживать контакты с персоналом, доводя до его сведения, что вы стараетесь сделать все возможное, и разъясняя, что стоит на вашем пути.

Создание рабочих групп

При осуществлении визуального руководства ходом работ нередко выясняется, что выполнение кем-то из сотрудников стоящей перед ним задачи зависит от работы других членов коллектива. В каждой организации создаются рабочие группы. Во всяком случае, так устроены все организации. Управление на рабочих местах исполнителей дает вам прекрасную возможность узнать каждого, кто входит в команду, и определить, каков его вклад в решение каждой задачи. Теперь в ваших силах наилучшим образом реорганизовать рабочий процесс и распределение обязанностей в коллективе. Общение с работниками на рабочих местах оказывается эффективным инструментом реорганизации. Вы можете значительно активизировать деятельность рабочих групп, ликвидировав барьеры между их членами. Без личного общения с коллективом очень трудно бороться с произвольными правилами и барьерами, которые могут препятствовать плодотворной работе объединений.

Не засиживайтесь за рабочим столом

Один крупный руководитель подразделения производственной фирмы, у которого находились в подчинении 900 человек. пришел к выводу, что ему крайне необходимо реализовать принципы управления на рабочих местах. Но, как он говорил, у него никак не хватало на это времени. Он был постоянно занят другими проблемами, совещаниями и срочными делами. Он никак не мог оторваться от своего стола.

Решение, которое мы с ним нашли совместными усилиями, оказалось довольно простым. Он должен был каждое утро проводить на рабочих местах своих сотрудников и не появляться в офисе раньше часа пополудни. Интересно отметить, что, уделив чуть больше внимания организации своего рабочего времени, ужесточив отбор поступающей информации, оптимизировав процесс передачи поручений своему окружению и сократив таким образом потери своего времени, он смог ежедневно покидать офис раньше, чем прежде, и выкраивать от четырех до пяти часов для посещения своих подчиненных.

«Привязанность к столу» — это очень распространенная болезнь руководителей. Некоторым избавиться от нее помогает простое занесение в свой рабочий график обхода рабочих мест перед тем, как усесться за свой рабочий стол. Еще лучше стараться его избегать. Один руководитель вел свой бизнес с помощью доски для информации. Отсутствие рабочего стола побуждало его почти все время проводить со своими подчиненными на их рабочих местах. Для важных встреч и совещаний использовался конференц-зал офиса.

В своей книге «Thriving on Chaos» («Преуспевание в хаосе») (Alfred A. Knopf, Inc. , 1987) Том Питерз приводит историю другого менеджера, который избегал работы за своим столом и пользовался «небольшими рабочими отсеками в двух отделах: круглым столом с тремя креслами и шкафом для файлов в коридорчике у входной двери». Это облегчало сотрудникам доступ к руководителю, в то время как он сам мог работать с секретарем и разбираться с почтой. Мне нравится эта идея. По крайней мере, если у вас нет стола, вам негде держать лишние бумаги и материалы, которые вы никогда не используете.

Начните с самого себя

Человеку свойственно искать причины трудностей за пределами досягаемости. Но, приложив совсем немного усилий, можно улучшить многое вокруг себя самостоятельно. Так всегда и бывает, когда в компании осуществляется совершенствование рабочего процесса. Если вы погонитесь за журавлем в небе — новой компьютерной системой стоимостью 9 миллионов долларов, а у вас при этом нет на нее денег или окажется, что ее установка займет два года, — вы тем временем упустите сотни усовершенствований.

Электронные средства, облегчающие управление на рабочем месте исполнителя

Как руководителю, вам, возможно, приходится иметь дело с несколькими нижестоящими уровнями управления, отделяющими вас от непосредственных исполнителей работ. Это может создать серьезные проблемы. Решение их следует искать на пути применения достижений электроники. Одним из способов реализации управления, приближенного к исполнителю, является применение электронной техники. Если вы не можете часто посещать своих сотрудников на их рабочих местах, электроника придет вам на помощь.

Электронная почта является одним из таких средств. Предоставление служащим всех уровней возможности делиться как проблемами, так и предложениями, касающимися их решения, способствует улучшению процессов коммуникации. Ваше периодическое физическое присутствие на рабочих местах сделает контакты с помощью электронной почты еще более эффективными.

В малом бизнесе осуществление прямой связи через сеть персональных компьютеров на основе использования имеющегося программного обеспечения не связано с большими затратами. Программное обеспечение Lotus Notes легко приспособить для нужд вашего бизнеса. Доступ к необходимым базам данных может быть обеспечен в любой географической зоне через телефонную сеть. Любой сотрудник организации получает возможность участвовать в разрешении важных вопросов и проблем, поставленных вами или кем-то другим. Большинство телефонных компаний предоставляет услуги электронной почты, и, имея персональные компьютеры и модем, вы можете общаться с сотрудниками.

Управление на рабочем месте исполнителя и альтернативный офис

Управление, приближенное к исполнителю, предполагает выполнение в одном и том же месте управленческих функций и работы с персоналом. Но, как известно, современная индустрия стремится к возможно более тесному приближению персонала к клиенту. Для работников торговли и сервиса это обычно означает пребывание вне офиса в контакте с клиентами. Многие ведут работу из дома, по крайней мере, часть времени. Модель альтернативного офиса (нестандартный дизайн офиса, при котором у персонала нет постоянных рабочих мест или столов) затрудняет выяснение вопроса, где находится работник в данное время. Что должен в этих условиях делать руководитель, решающий вопросы на месте? Больше работать! При работе в таких условиях еще большее значение приобретает посещение сотрудников во время их работы, где бы они ни находились.

За многие годы Институт технологии бизнеса разработал специальный вариант программы ОПД для компаний, занимающихся продажами (в некоторых случаях с удаленными от офиса представителями), в рамках которого мы посещали сотрудников-надомников и помогали организовать их домашние офисы. Основной целью этой очень популярной программы является выяснение, насколько полезно иметь сотрудников вне компании (не вне штата компании, а вне ее территории), и ознакомление с условиями их работы. В ходе этих посещений люди, не являющиеся сотрудниками компании, глядя со стороны, не только помогают лучше организовать взаимодействие с офисом и установить наиболее благоприятный и продуктивный режим работы, но с их помощью также удается быстро и эффективно устранить все, что мешает работе. Роль консультанта программы ОПД, по сути, похожа на роль руководителя, осуществляющего управление в ходе посещения рабочих мест.