Оптимизация Персональной Деятельности. Как организовать свой труд, чтобы делать больше, а работать меньше (стр. 16 )

• Ведите собственные ссылки на интересные и полезные странички. Статьи часто ссылаются на Web-сайты и отсылают к унифицированному указателю ресурсов (URL — Uniform Resource Locator), т. е. к адресу сайта. Это самый простой и быстрый способ получения информации на сайте.

• Ознакомьтесь с различными механизмами поиска, используемыми в Web. Механизм поиска — это программа, с помощью которой осуществляется поиск в Интернете. Как правило, это лучший способ нахождения того, что вам нужно. Разные механизмы поиска могут осуществлять доступ к разным видам информации, поэтому желательно знать, какая поисковая программа лучше всего подходит для поиска нужной вам информации. Имеются даже средства, позволяющие активизировать сразу несколько программ поиска. Одним из таких средств является программа Bulls Eye (www. prodbullseye. htm). С помощью BullsEye вы вводите название темы, по которой хотите найти информацию, и программа предлагает 450 механизмов поиска, информационных групп новостей, списков адресов рассылки, досок объявлений о рабочих местах, электронных коммерческих сайтов и различных тематических Web-сайтов.

• Научитесь эффективно использовать механизмы поиска. Каждый из них предлагает средства, помогающие выбрать наиболее эффективные методы. В том, насколько эффективно сработает механизм поиска, решающую роль играет формулировка запроса.

• Наконец, работая с Интернетом, сдерживайте свое любопытство. Старайтесь не поддаваться искушению, иначе это отнимет слишком много времени. Если у вас есть доступ в Web, поставьте определенную цель, придерживайтесь ее и избегайте потери времени на охоту за чем-нибудь другим. Ищите только то, что вы планируете найти в первую очередь.

Чтение

Последнее касается и чтения. Выделите для этого удобное время. Часть его придется на почту и деловые записки. Помните, что, когда вы берете лист бумаги, работу с ним нужно завершить сразу. Кое-кто читает утром по дороге на работу, в поезде или автобусе; кто-то делает это в самолете; иные просматривают бумаги в конце рабочего дня, готовясь к завтрашнему дню. Я читаю во время перерыва на обед. Очень важно найти для чтения время. Сделайте это правилом. Назначьте удобное для вас время, внесите его в распорядок дня и следуйте ему.

Важно не только когда читать, но и как читать. Можно вдвое сократить время чтения, научившись читать быстро, просматривая основные понятия, формулировки, параграфы, просматривая страницу целиком, вместо того чтобы, как это делают многие из нас, читать слово за словом. Это не мешает усвоению содержания. Просто вы усваиваете его быстрее!

Еженедельные беседы один на один

Еженедельные беседы один на один между руководителем и его прямыми подчиненными должны стать правилом вашей работы.

Встречи один на один являются наиболее эффективным средством установления рабочего контакта с подчиненными.

Если, для того чтобы увидеться с вами, ваши коллеги привыкнут заглядывать в ваш кабинет в любое время, они будут постоянно отвлекать вас от работы. Испытывая неловкость из-за того, что помешали вам, они, тем не менее, станут оправдывать себя необходимостью сделать дело. Вы, в свою очередь, можете оказаться неподготовленным к решению вопроса, по которому они обратились к вам в неурочное время, оторвав вас от другой работы. То же самое относится и к вам, если вы выступаете в роли спрашивающего.

Вы можете возразить, что не имеете другого времени для встреч. Однако позвольте вам заметить, что многие руководители являются таковыми только на бумаге. Например, при сокращении штатов компании принуждают руководителей брать на себя больше обязанностей, чем раньше. Вам приходится искать эффективные способы взаимодействия с теми, кто несет перед вами ответственность за выполняемую работу.

Это не собрания всего отдела. Это персональные встречи. Заведите для каждого сотрудника, с которым вы встречаетесь один на один, специальную папку, куда в течение недели вы будете складывать различные записи, не требующие срочного рассмотрения, но вы должны обсудить их со своим коллегой при следующей встрече. Точно так же каждый подчиненный должен иметь подобную папку, в которой он собирает все вопросы для обсуждения с вами.

Назначайте еженедельные встречи с сотрудниками на одно и то же время. Если оно не определено, к вам станут обращаться по поводу нерешенных вопросов в любое время. Если вы часто уезжаете или период отпусков не позволяет выдерживать принятый график встреч, в конце последней назначьте новую с учетом этих обстоятельств.

Помните, что эти встречи посвящаются несрочным вопросам, когда с решением можно подождать несколько дней, а не вопросам, требующим немедленного решения.

Повысьте эффективность совещаний

Изучение персонала наших клиентов показывает, что совещания сотрудники считают самым бесполезным делом, когда из-за плохой подготовки и нерационального проведения большая часть их времени тратится понапрасну.

Очень важно установить в компании правило вести протоколы совещаний. Но это довольно трудно осуществить. Программа ОПД направлена на совершенствование тех аспектов деятельности, которые вы можете контролировать. Характер совещаний часто зависит от других людей, включая начальство! Изменение поведения других несравненно более сложная задача, чем изменение своего поведения. Несмотря на это, мы разработали несколько правил, позволяющих повысить эффективность совещаний. Вот они:

1. Определите цель совещания. В одной из компаний, которая была нашим клиентом, совещания руководства плохо посещались; некоторые участники не приходили вовремя, другие вообще отсутствовали. Создавалось впечатление, что эти совещания никому не нужны.

Руководство никогда не обсуждало и не определяло цель регулярно проводившихся совещаний. Для того чтобы повысить эффективность этих совещаний, мы уточнили с участниками, что их целью является «совершенствование управления и работы отдела». Когда руководство с нашей помощью стало четко формулировать конкретные вопросы, выносимые на обсуждение, эти совещания стали рассматриваться как самые важные из проводимых в отделе, и посещаемость немедленно выросла.

2. Тщательно подготовьте совещание. В другой компании руководство вдвое сократило время проведения совещаний за счет ясного обозначения целей и определения той информации, которую должен представить каждый участник, чтобы совещание прошло продуктивно. В результате оказалось, что большая часть информации, которую участники сообщали и обсуждали в ходе еженедельных совещаний, просто не нужна другим участникам, и от нее отказались. Полезная информация распространялась по внутренней информационной сети компании перед совещанием, так что каждый имел возможность с ней ознакомиться и на самом совещании время можно было посвятить собственно обсуждению проблем и способов их решения.

3. Обеспечьте порядок в ходе совещания. Все мы бывали на совещаниях, на которых председатель не знал, что делать, пускал обсуждение на самотек, и люди без толку перекрикивали друг друга. От таких совещаний мало пользы. Председатель должен вести совещание, придерживаться повестки дня, руководить обсуждением и добиваться того, чтобы цель совещания была достигнута.

4. Проявляйте решительность. В результате совещания должно быть принято решение и намечены конкретные действия. Каждое решение должно определять:

• что должно быть сделано;

• кем это должно быть сделано;

• когда это должно быть сделано.

Предупреждение. Часто оказывается, что ответ на первый вопрос неясен, а на последний вообще нет ответа.

5. Раздавайте протокол сразу и добивайтесь выполнения решений. В одной из компаний записи совещаний руководства появлялись через три — пять дней после проведения совещания и участники не всегда узнавали в текстах решения, которые были на этих совещаниях приняты. Руководитель этого офиса, который председательствовал на совещаниях, готовил протоколы и временами менял решения и вносил поправки, заставляющие участников спрашивать, зачем вообще проводилось совещание. После нашей работы с этим коллективом секретарь стал с помощью портативного компьютера вести протокол совещаний и раздавать его участникам по окончании совещаний. Участники получили возможность ознакомиться с протоколом и предложить внести в него необходимые поправки немедленно в конце совещания.

О путях повышения эффективности совещаний см. Приложение 1: «Перечень условий успешного проведения совещаний».

Но даже проработав этот вопрос до конца, вы можете попасть в абсурдную ситуацию, противоречащую всякой логике. Один из моих клиентов попросил меня помочь ему собрать сотрудников его отдела у него дома в подходящее время. «Зачем это? » — спросил я. «Понимаете, у нас очень много дел, у меня есть офисы в Германии, Англии и Соединенных Штатах, в которых я должен бывать. Штат занимается двумя объединениями, и мы собираемся перебираться в другое место. — Вдобавок он заметил: — И у меня отведено 50 часов в неделю на совещания». Пятьдесят часов! Ведь это же превышает полную рабочую неделю! Для того чтобы от этих совещаний могла быть какая-то польза, их необходимо тщательно подготовить, а некоторые просто отменить.

Перестаньте отвлекаться

Разумеется, не все перерывы мешают работе. Бывают действительно полезные перерывы. Если ваш коллега сунул голову в дверь вашего кабинета и сказал: «Послушай-ка, мне пришла в голову блестящая идея, как провернуть сделку, и я хотел бы по этому поводу позвонить по телефону», — такой перерыв я называю полезным.

Тем не менее, не мешает знать несколько испытанных и верных способов, позволяющих избавиться от нежелательных перерывов. Приведу некоторые из них, которые должны быть вам знакомы.

Сделайте это сейчас же!

• Избавьтесь от недоделок, и вам не придется расхлебывать их последствия и отрываться от других работ.

• Сделайте все к назначенному сроку, чтобы с вас не требовали промежуточных отчетов.

Сделайте это сейчас же и как следует

• Выполняйте любую работу до конца и качественно, чтобы не пришлось ее переделывать.

• Давайте ясные и подробные инструкции подчиненным, чтобы избежать лишних вопросов с их стороны и собственных переживаний, когда работа не выполняется как положено и с первого раза.