Методическая рекомендация по информатике (стр. 28 )

Область применения электронных таблиц MS Excel очень обширна. Окно программы представляет собой готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов имеющих табличное представление (прайс-листы, расписание и т. д.).

Войти в программу MS Excel:

1. Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Excel

2. Пуск – Выполнить …

3. Контекстное меню рабочего стола – Создать – Лист MS Excel

Выйти из MS Excel: Щелкнуть Х, Файл – Выход, Alt+F4

При работе программа MS Excel создает на диске файл с расширением. xls, в нем хранится рабочая книга, т. е. файлы MS Excel называются книгами.

При запуске программы MS Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга – это многостраничный документ MS Excel. Каждая страница называется рабочим листом, а активная страница, соответственно называется текущим рабочим листом, и отображается в окне документа.

Окно программы MS Excel состоит из следующих элементов:

ü  строка заголовка – на ней находятся кнопки управления окном и название документа;

ü  строка меню – содержит главные меню программы;

ü  панель инструментов Стандартная;

ü  панель инструментов Форматирование;

ü  поле имени – отображает адрес ячейки + строка формул – элемент окна для занесения данных в ячейку;

ü  имена столбцов – обозначение столбцов буквами латинского алфавита.

ü  номера строк – обозначение строк арабскими цифрами (до 65536).

ü  рабочее поле – ячейки таблицы

ü  область задач – текущие задачи документа, которые могут выполняться по запросу пользователя. Преимуществом области задач является то, что из одного места можно выполнять многие обычные действия, например, открывать или создавать новые файлы, при этом достаточно всего один раз щелкнуть мышью. Единственным недостатком области задач является то, что она занимает значительное место на экране. Область задач можно легко скрыть и отобразить снова. Выберите в меню «Вид» команду «Область задач», Excel скроет область задач, если она видна, или отобразит ее, если она скрыта.

ü  полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная) – позволяют перемещаться по документу, просматривая его содержимое.

ü  на левом конце горизонтальной полосой прокрутки располагаются ярлычки именами листов и кнопки прокрутки для их просмотра.

ü  строка состояния – отображает информацию о текущем выборе, команде или операции. На правом конце строки отображается значок NUM, когда включен режим NUN LOCK.

По умолчанию листов создается три, но при необходимости их количество можно увеличить. Переключаться между листами можно, используя ярлычки в нижней части окна. По умолчанию листы имеют имя Лист1, Лист 2 и т. д. но их можно переименовать, чтобы мы могли помнить о содержимом каждого листа. Для переименования дважды щелкните на вкладку Лист1 и введите новое имя. Нажмите Enter.

Структура электронной таблицы.

Мы уже разобрались в том, что собой представляет электронная таблица. Теперь обратим внимание, что строки и столбцы, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейка – это минимальная составляющая электронной таблицы, каждая отдельная ячейка имеет свой уникальный (в пределах данного листа) адрес, который составляется из имени столбца и номера строки (не наоборот). Адрес ячейки является ссылкой на ячейку и используется для указания того, какие данные должны использоваться в формуле.

В каждый текущий момент только одна из ячеек является активной, или еще говорят текущей. Активная ячейка выделяется жирной рамкой и ввод данных возможен только в активную ячейку.

Каждый Рабочий лист имеет 256 столбцов и 65536 строк – достаточно места для того чтобы ввести все необходимые данные для работы! Для выбора ячейки щелкните на ней ЛКМ, при этом она становится активной (выделена рамкой). Для перемещения по ячейкам используйте клавиши перемещения курсора со стрелками. Для перемещения к столбцу А текущей строки используется клавиши Home. К ячейке А1 – Ctrl+Home. На один экран вниз – Page Down, вверх – Page Up.

Если необходимо просмотреть другие области рабочего листа, используются полосы прокрутки. Для перемещения на большие расстояния протаскивайте бегунок при нажатой клавише Shift.

Создание, открытие и сохранение документа MS Excel

Файлы MS Excel создаются, открываются и сохраняются так же как и другие документы MS Office.

Для создания новой Книги (документа MS Excel) в открытом приложении MS Excel нужно выполнить одно из следующих действий:

Þ  Щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная.

Þ  Нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+N

Þ  В меню Файл выбрать команду Создать, затем в открывшемся разделе Создание выбрать пункт Чистая книга.

Для открытия существующего документа следует:

Þ  В меню Файл выбрать команду Открыть

Þ  Нажать с клавиатуры сочетание клавиш Ctrl+O

Þ  Либо в окне проводника дважды щелкнуть ЛКМ на нужный файл.

Для сохранения Книги следует:

Þ  В меню Файл выбрать команду Сохранить

Þ  Щелкнуть значок Сохранить на панели инструментов Стандартная

Þ  Нажать с клавиатуры сочетание клавиш Ctrl+S

Сортировка данных

Часто возникает необходимость отсортировать данные введенной таблицы. Например, расположить фамилии сотрудников в алфавитном порядке, либо товары в зависимости от их стоимости.

Для этих целей в программе Excel существует два вида сортировки: сортировка по возрастанию и сортировка по убыванию.

Для сортировки данных:

1.  Выделите те ячейки, содержимое которых надо отсортировать.

2.  На панели Стандартная щелкните по кнопке нужной сортировки.

ИЛИ

3.  В строке Меню выберите Данные →Сортировка.

Фильтрация данных

Фильтр используется для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, вводят соответствующее условие фильтрации. Работу с фильтрованными записями организуют различными способами. При распечатке данных с действующим фильтром будут напечатаны только отфильтрованные данные. Это позволяет быстро создавать отчеты на основе любой части информации в базе данных MS Excel. Фильтрация полезна при создании диаграммы, основанной только на части информации из всей таблицы.

В отличие от сортировки фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. В MS Excel доступны две команды для фильтрации данных: Автофильтр и Расширенный фильтр.

При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками. MS Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом.

Алгоритм действия при фильтрации:

1.  Выделите ячейки столбца, который необходимо отфильтровать.

2.  Выберите команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр.

3.  В выделенном столбце появится серая кнопка раскрытия списка. Щелкните ее.

4.  В раскрывшемся списке выберите условие фильтрования. В списке будут отображаться только данные, удовлетворяющие условию.

5.  Если необходимо вернуть таблице первоначальный вид, выберите команду меню Данные – Фильтр – Отобразить все.

6.  Сохраните таблицу.

Связь – это ссылка на ячейку или диапазон в другой рабочей книге. Связи обычно используют для того, чтобы избежать двойного ввода информации.

Связывание рабочих листов. Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения клеток из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.

Изменение содержимого клетки на одном листе (листе-источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней клеток в листах-приемниках. Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого клеток из одного листа в другой. В зависимости от техники исполнения связывание бывает “прямым“ и через команду Специальная вставка.

Прямое связывание листов используется при вводе формулы в клетку одного листа, в которой в качестве одного из операндов используется ссылка на клетку другого листа. Если в клетке таблицы (например, в рабочем Листе2) содержится формула, в которой используется ссылка на клетку другого рабочего листа (например, на клетку А1 рабочего Листа1) и оба листа загружены, то такое связывание указанных листов называется “прямым”. Термин “прямое” связывание обозначает, что пользователь сам непосредственно при вводе формулы указывает имя листа и абсолютный адрес клетки из него, разделенные знаком "!".

Примеры формул: = C5*Лист1! A1

= Лист3! В2*100

= Лист1! A1- Лист2! A1

Для указания ссылки на листы, находящиеся в незагруженных рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога, имя рабочей книги в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка.

Например = 'C:\ EXCEL\[ КНИГА1.XLS] Лист1'!A1*С5