Методическая рекомендация по информатике (стр. 30 )

Формула – это записанные вычисления, которые выполняет программа Excel.

В качестве знаков математических и логических операций Excel использует стандартные компьютерные символы операций:

1.  Сложение (знак +) или вычитание (знак -).

2.  Умножение (знак *) или деление (знак /).

3.  Возведение в степень (знак ^, например3^2=9).

4.  Указание приоритета (вначале выполнить эти действия) заключить в скобки ().

5.  Равно =, неравно <>.

6.  Больше >, меньше <.

Когда вы вводите формулу в ячейку, программа запоминает ее, но в самой ячейке отображается только результат вычисления. Чтобы программа могла отличить формулу от данных, все формулы начинаются со знака равно (=). Если вы хотите увидеть формулу, надо щелкнуть ячейку, содержащую эту формулу и она появится в строке формул. Когда ввод формулы закончен, то в ячейке отображается результат вычислений.

Формулы можно редактировать, для этого надо дважды щелкнуть по ячейке с формулой либо выделить ее и нажать клавишу F2, затем в строке формул внести изменения.

Существует множество более или менее эффективных способов создания формул. Начнем с простых формул, включающих только одну математическую операцию.

Ввод формулы с помощью мыши (метод «наведи и щелкни»):

1.  Выберите ячейку, в которой надо отобразить результат.

2.  Введите знак «=».

3.  Щелкните на первой ячейке, которую необходимо включить в формулу.

4.  Введите знак операции.

5.  Щелкните на следующей ячейке формулы.

6.  Повторяйте шаги 4 и 5, пока вся формула не будет введена.

7.  Завершите ввод формулы нажатием клавиши <Enter> или щелчком по кнопке Ввод (в виде зеленой галочки) в строке формул. (Не переходите до этого к другой ячейке, Excel включит ее в формулу)

Ввод формулы с клавиатуры (с помощью адресов нужных ячеек):

1.  Активируйте ячейку, в которую нужно ввести формулу.

2.  Поставьте знак «=» и введите формулу, используя адреса ячеек и знаки операций.

3.  После ввода данных нажмите <Enter> или кнопку Ввод (в виде зеленой галочки) в строке формул.

Но при этом способе допускается наибольшее количество ошибок и неточностей.

При любом способе создания формул можно пользоваться панелью формул для контроля ввода. Панель включается щелчком на кнопке «=» строки формул.

Сложные формулы включают в себя несколько операций, в таких случаях необходимо учитывать порядок выполнения действий. Порядок выполнения действий – это короткий набор правил, определяющий, как производятся вычисления по формуле:

·  Формулы вычисляются слева направо: 15/3+2 равно 7, а не 3.

·  Умножение и деление выполняется всегда перед сложением или вычитанием.

·  Любое действие в скобках выполняется в первую очередь. Но не следует ставить скобки, если в формуле только одно действие.

Формулы динамичны: результаты автоматически меняются всякий раз, когда меняются числа в ячейках, на которых основаны вычисления.

Когда в нескольких ячейках требуется результат, вычисляемый одной и той же формулой, например в столбце «Итого» для различных наименований товара на складе, не стоит создавать такие же формулы во всех ячейках. С помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки) мы можем заполнить однажды созданной формулой все нужные ячейки:

1.  Выделите ячейку, которая содержит нужную формулу

2.  Передвиньте указатель мыши к маркеру заполнения, нажмите кнопку мыши и протащите маркер заполнения, выделяя ячейки, в которые будет копироваться формула.

3.  Отпустите кнопку мыши – ячейки будут заполнены формулой.

Будьте внимательны: если ни одна из выделенных ячеек не содержит формулы, вы выделили их неправильно.

• Функции. При создании формул можно использовать различные функции. В качестве аргументов функций Excel разрешает подставлять как числа, так и ссылки на ячейки. Вы можете использовать математические, финансовые, статистические, логические и другие функции для создания действительно сложных выражений в ячейках электронных таблиц.

В приложении Excel пользователь может сохранить массу времени, используя встроенные функции. Функция – это программа, которая вычисляет специальные величины.

Одним из самых распространенных видов вычислений, выполняемых на листе, является сложение диапазона ячеек. Можно получить результат, создав формулу, включающую адреса всех ячеек диапазона, разделенные оператором сложения (+). Для более быстрого получения такого же результата в программе Excel имеется одношаговый метод суммирования строки или столбца с помощью кнопки Автосумма :

1. Выделите нужные ячейки и пустую строку и/или столбец для размещения результата суммирования.

2. Щелкните на кнопке Автосумма на стандартной панели инструментов.

Excel добавит формулу в пустую ячейку (независимо от того, выделили вы ее или нет) и просуммирует значения. Если надо получить результат суммирования ячеек нескольких строк и столбцов и получить общий итог, выделите все числа до щелчка на кнопке Автосумма. В этом примере Excel создаст формулу в самой крайней ячейке в правом углу выделенного диапазона.

Кнопка Автосумма позволяет не только подсчитывать сумму ячеек, но и находить среди них среднее арифметическое значение (СРЗНАЧ), минимальное (МИН) и максимальное (МАКС) значения, и многое другое.

Для выбора других операций надо:

1.  Выделить все ячейки, над которыми будет проводиться операция.

2.  Щелкнуть на значок у кнопки Автосумма на стандартной панели инструментов.

3.  Выбрать нужную операцию.

4.  Результат запишется в ближайшей пустой ячейке.

Кроме этого, Excel содержит сотню других функций, которые применяют для расчетов. Каждая функция имеет собственный синтаксис, которому необходимо следовать, чтобы программа работала корректно. Функции являются формулами, поэтому все они начинаются со знака «=». После этого знака располагается имя функции, а затем один или несколько аргументов, заключенных в скобки. Например: =СУММ(В6:В11).

Использование функций:

·  Выберите ячейку, в которой надо разместить результат.

·  Щелкните на кнопке «=» в строке формул.

·  Выберите функцию из раскрывающегося списка функций.

ИЛИ

·  Если функции в списке нет, выберите пункт Другие функции – откроется диалоговое окно Мастер функций. Выберите в левом списке категорию, а в правом – функцию. Щелкните ОК, чтобы вернуться к панели формул.

Для окончания ввода щелкните на кнопке ОК.

Функция автовычисления. В строке состояния находится поле автовычисления, которое позволяет увидеть результат арифметических операций над выделенными ячейками. Щелкните правой кнопкой мыши в поле автовычисления, чтобы открыть меню. Выберите требуемую функцию (по умолчанию выбрана функция Сумма) и выделите диапазон данных. Результат появится в поле автовычисления.

Адресация ячеек и блоков.

При копировании формулы из одной ячейки в другую MS Excel автоматически корректирует в формуле каждую ссылку на ячейки. Такая адресация называется относительной, т. е. Еxсеl запоминает расположение ячеек, используемых в формулах, относительно текущей ячейки. Так, например, когда вы водите формулу =В1+В2 в ячейку В4, то Ехсеl интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше».

Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Еxсеl также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше». Таким образом, формула в ячейке С4 примет вид С1+С2

В большинстве случаев этого достаточно. Однако существуют и исключения. Например при анализе продажи билетов. Откройте лист «Билеты» документ Задания. xls.

Нам необходимо узнать сколько процентов от общего числа билетов продается в определенный пункт назначения. Для этого надо разделить число проданных билетов до конкретной станции на общее число билетов. давайте получим такую формулу для Калуги: =E6/E11. Если мы будем копировать эту формулу в другие ячейки, возникает ошибка, MS Excel изменяет каждую ссылку на ячейку в соответствии с новым адресом формулы. Для Москвы эта формула будет выглядеть:Е7/Е12, но именно изменение Е11 на Е12 и порождает проблемы. В формулах, относящихся к другим городам в таблице те же проблемы.

При составлении формулы для Москвы необходимо изменить Е6 на Е7 в соответствии с новым адресом формулы, но нельзя менять ссылку на ячейку Е11 – она должна быть абсолютной.

Т. е. при копировании формул Вам необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку (или область), значит Вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо перед именем столбца и перед номером строки ввести символ $. Например: $Е$11. Знак доллара «запирает» ячейку и MS Excel не может ее изменить, если копирует формулу в другие ячейки.

Абсолютные ссылки можно создавать, вводя знак доллара с клавиатуры перед соответствующими адресами строк и столбцов. Кроме того можно воспользоваться клавишей F4.

Алгоритм создания абсолютной ссылки:

1.  Выберите ячейку для размещения результата.

2.  Начните ввод формулы. После указания адреса ячейки, который должен стать абсолютной ссылкой, нажмите один рах F4, чтобы добавить к адресу строки и столбца знак $.

3.  Когда формула будет закончена, нажмите Enter.

4.  С помощью маркера заполнения заполните формулой последующие ячейки.

Можно создать смешанные ссылки, «заперев» либо столбцы, либо строки. Т. е., символ $ ставится только там, где он необходим. Например: В$4 или $С2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой — нет. Пользуйтесь смешанными ссылками, когда необходимо скопировать формулу вниз или поперек и тем самым менять ссылку только по одному направлению.