Бухгалтерский учёт производства и контроль использования кормов в сельскохозяйственных организациях (стр. 29 )

Фуражное зерно и концентрированные корма подлежат обязательному взвешиванию с проверкой в натуре как количества (массы), так и качества (по сортам и категориям) в соответствии с установленными ГОСТами.

Данные о фактических остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи (ф. Инв-3) в двух или трех (при смене материально ответственных лиц) экземплярах. Описи составляют отдельно по каждому материально ответственному лицу или по месту хранения ценностей, складах, кладовых, картофелехранилищах и других местах хранения. В процессе заполнения описи ведется взаимная сверка каждой страницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами рабочей комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, в их сдаче. Если инвентаризация проводилась без материально ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформляются отдельной инвентаризационной описью, а находящиеся в пути – актом инвентаризации.

Если инвентаризация в течение дня не заканчивается, а завершается она в последующие дни, в этом случае помещение, где хранятся ценности, опечатывается. Пломбир на все время работы инвентаризационной группы хранится у ее руководителя, а описи хранятся в закрытом помещении в несгораемом ящике или шкафу под замком.

Описи могут быть заполнены вручную, с помощью пишущих машинок или получены с ЭВМ. При заполнении описей ручным способом используются шариковые ручки или чернила.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог ценностей в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены.

Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Если допущены ошибки, исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами группы проводившими инвентаризацию, и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставление незаполненных строк. В последних листах описей незаполненные строки должны быть прочеркнуты.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Перед начало работы склада (кладовой), после завершения инвентаризации, инвентаризационная группа совместно с материально ответственным лицом хозяйства в выборочном порядке обязана провести дополнительные контрольные проверки инвентаризации с составлением актов и регистрации книги учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Они позволяют установить правильность включения в опись фактических остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10–15% общего числа фактически проведенных инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквартально, а выполнение его контролируется в специальной книге. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия структурной единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную проверку, руководитель организации или главный бухгалтер выписывает распоряжение. Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии, последний вручает проверяющему первый экземпляр описи, и в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.

Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с описями инвентаризации сдают в бухгалтерию, второй хранится у материально ответственного лица. В акте указывают наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверяется правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличием, то организация может быть открыта для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии за допущенные нарушения в проведении инвентаризации.

По окончании инвентаризации каждая рабочая группа составляет протокол, в котором отражает результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности кормов. На корма, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе каждой рабочей группы указываются причины порчи кормов и виновные лица, а также выводы и предложения по выявленным недостаткам, зачету недостач и излишков, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

Все материалы проверок и протоколы руководителя рабочих групп представляют на рассмотрение руководителю организации.

Руководители организации несут ответственность за правильность и своевременность проведения инвентаризаций. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для взвешивания, перемеривания, пересчета и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т. п.). Главный бухгалтер обязан тщательно контролировать соблюдение положений, изложенных в методических указаниях, по проведению инвентаризации.

Одновременно с инвентаризацией бухгалтерия хозяйства обязана проверить записи по всем балансовым счетам и сопоставить их с корреспондирующими счетами.

3.3. Порядок составления сличительных ведомостей, актов

результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу же после инвентаризации и до открытия структурной единицы. При выявлении крупной недостачи ценностей комиссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно доложить об этом руководителю организации для принятия необходимых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем инвентаризационной комиссии: первый экземпляр – главному бухгалтеру или бухгалтеру, ведущему учет кормов; второй экземпляр – материально ответственному лицу (бригадиру) под расписку на первом экземпляре.

Получив описи, бухгалтер передает их работникам, осуществляющим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вручается бухгалтеру, ведущему учет кормов. Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены. На последней странице инвентаризационной описи также должны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер выводит окончательный результат инвентаризации. Для своевременного и правильного установления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее завершения работники бухгалтерии должны выполнить подготовительную работу: проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально ответственным лицом отчеты; обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом; сверить данные аналитического учета по видам кормов с данными синтетического учета; при возможности сверить расчеты с основными поставщиками комбикормов, кормовых добавок и. т. д.

Порядок выведения результатов инвентаризации зависит от способа учета товарно-материальных ценностей (количественно-суммовой или суммовой).

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т. е. результата проверки склада, кладовой, хранилищ составляется сличительная ведомость (ф. Инв-13). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию кормов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам кормов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли кормов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли кормов и взаимного зачета.

Наличие кормов по данным бухгалтерского учета бухгалтер фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной или ведомости остатков в зависимости от способа ведения количественного учета (количественно-суммового или оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии кормов проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице кормов, и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допущен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении кормов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Зачет может быть допущен в отношении одной и той же группы кормов, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки). Пересортица является следствием того, что одни и те же наименования кормов имеют разные цены. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения.