Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 10 )

При регистрации документа уполномоченный работник в левом углу документа на уровне заголовка к тексту проставляет штамп «Контроль». В учетно-регистрационной карточке указывается срок исполнения документа в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Затем поступившие проекты передаются руководству Верховного Суда, а после их возвращения в системе АИС в учетно-регистрационной карточке делается отметка об исполнителе и резолюция руководства.

При наличии двух или более исполнителей по документу по указанию руководства Верховного Суда осуществляется тиражирование проекта в соответствии с количеством исполнителей.

После этого первый экземпляр документа передается первому из указанных в резолюции руководства исполнителей, копии документа – остальным исполнителям. Первый исполнитель является ответственным за подготовку письма о согласовании по поступившему проекту, соисполнители представляют ему в письменном виде свои замечания и предложения не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения документа.

Проекты и иные документы, передаваемые согласно резолюции руководства Верховного Суда для исполнения в управление законодательства, принимаются начальником управления, который в свою очередь определяет исполнителя (-ей) из числа работников управления законодательства. Затем начальник управления законодательства передает проекты работнику управления, ответственному за ведение делопроизводства, который учитывает их в журнале регистрации проектов нормативных правовых актов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции, а также в АИС, при необходимости подбирает к ним справочные материалы, а затем передает проекты для исполнения соответствующим исполнителям.

Первый исполнитель обобщает полученные от соисполнителей замечания и предложения по проекту и готовит официальный ответ Верховного Суда по проекту (первый экземпляр – на бланке Верховного Суда, второй экземпляр – копия ответа, которая помещается в соответствующий наряд, согласно номенклатуре дел (нарядов)). При этом предварительно на обратной стороне копии ответа ставятся подписи всех исполнителей проекта.

После подписания ответа руководством Верховного Суда работник управления законодательства, ответственный за ведение делопроизводства, вносит в журнал регистрации проектов нормативных правовых актов запись об исполнении документа, а также проставляет отметку об исполнении в учетной карточке документа в системе АИС.

На первом экземпляре ответа указывается индекс управления законодательства, номер наряда, где будет храниться копия ответа и переписка по данному вопросу, порядковый номер документа, а также дата исполнения.

Затем первый экземпляр ответа передается для отправки адресату в установленном порядке.

В случае необходимости первый экземпляр ответа может быть передан работником управления законодательства лично представителю государственного органа, из которого поступил проект. При этом в журнале регистрации проектов в управлении законодательства представителем соответствующего государственного органа проставляется подпись и дата получения ответа.

144. Приобретенные Верховным Судом кодексы, учебники, справочные материалы и иные издания (далее – юридическая литература) регистрируются в журнале учета приобретенной юридической литературы по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции. На изданиях проставляется штамп библиотеки Верховного Суда и инвентарный номер на 1-й и 17-й страницах. Документы (счет-фактура, товарная накладная), по которым получена юридическая литература, передаются в главное управление финансов, бухгалтерской отчетности и материально-технического обеспечения. Копии документов хранятся в управлении законодательства, приобретенная юридическая литература – в библиотеке Верховного Суда.

Подаренная либо полученная в порядке обмена правовой информацией юридическая литература не регистрируется в журнале учета приобретенной юридической литературы.

Судьи и работники аппарата Верховного Суда могут получать в постоянное пользование имеющуюся в библиотеке Верховного Суда юридическую литературу. При этом в журнале выдачи юридической литературы для постоянного пользования по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции указывается инвентарный номер, наименование, автор издания, дата выдачи, фамилия и подпись получающего. При возвращении юридической литературы работником управления законодательства в журнале делается соответствующая отметка.

В случае износа книг, потерявших практическую ценность, приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь создается комиссия по списанию устаревшей и пришедшей в негодность юридической и иной специальной литературы. По результатам работы комиссии составляется акт о списании юридической литературы, который подписывается всеми членами комиссии. Первый экземпляр акта передается в главное управление финансов, бухгалтерской отчетности и материально-технического обеспечения, второй – хранится в управлении законодательства.

Юридическая литература, включенная в акт списания, подлежит уничтожению.

145. Все нормативные правовые акты передаются в управление законодательства после ознакомления с ними Председателя Верховного Суда, первого заместителя Председателя, заместителей Председателя Верховного Суда в соответствии с резолюцией Председателя Верховного Суда или лица, его заменяющего, и регистрируются в журнале учета нормативных правовых актов по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции.

Учет и систематизация нормативных правовых актов производится управлением законодательства в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 4 января 1999 г. № 1 «Об утверждении Единого правового классификатора Республики Беларусь» в течение трех дней после их поступления в управление.

При необходимости, в соответствии с резолюцией начальника управления законодательства работник управления законодательства осуществляет тиражирование нормативных правовых актов.

146. Поступающие в управление законодательства материалы, содержащие ответы и разъяснения Верховного Суда по вопросам применения законодательства и судебной практики, хранятся в деле (наряде) в соответствии с номенклатурой дел (нарядов).

147. Судьи и работники аппарата Верховного Суда имеют право получать во временное пользование имеющиеся в управлении законодательства нормативные акты, юридическую литературу и иные материалы в соответствии с правилами пользования судьями и работниками аппарата Верховного Суда нормативными актами, юридической литературой и иными материалами управления законодательства.

Полученные в управлении законодательства материалы оформляются в журнале выдачи нормативных актов, юридической литературы и иных материалов во временное пользование по форме согласно приложению 12 к настоящей Инструкции.

Судья и (или) работник аппарата Верховного Суда расписываются в журнале за каждый полученный документ. При возвращении документа делается соответствующая отметка работником управления законодательства.

Судьи и работники аппарата Верховного Суда, получившие в пользование нормативные акты и юридическую литературу, обязаны возвращать их своевременно не позднее 5 и 14 дней соответственно с даты получения.

148. Регистрация и отправка исходящих документов:

148.1. Исходящие документы на бумажном носителе регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 13 к настоящей Инструкции в секторе отправки и хранения документов управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов после их подписания руководством Верховного Суда или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания.

148.2. Исходящие документы делятся на инициативные и ответные.

148.3. Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс структурного подразделения, индекс дела (наряда), где будет храниться копия отправленного документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь – порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа в секторе отправки и хранения документов).

148.4. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела (наряда) по номенклатуре дел (нарядов), в котором будет храниться копия ответного документа, и порядковый регистрационный номер исходящего документа, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года соответствующим структурным подразделением Верховного Суда, подготовившим документ. На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса.

Например:

15-07/12

или

01-02-04/27

На

148.5. Документы для отправки адресатам принимаются уполномоченным работником не позже чем за час до окончания рабочего дня, за исключением тех, которые по поручению руководства Верховного Суда должны быть отправлены в тот же рабочий день.

Уполномоченный работник проверяет правильность оформления поступившего для отправки документа (наличие соответствующих подписей, необходимого количества экземпляров и приложений, исходящего номера, даты и др.) и расписывается в журналах передачи документов от структурных подразделений Верховного Суда для отправки, указывая дату.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.

148.6. Отправка судебных дел и документов производится работниками сектора отправки и хранения документов управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов.

Отправляемые документы передаются в незаконвертованном виде (за исключением документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования») с отметкой о категории отправления (при необходимости).

148.7 Исходящие документы Верховного Суда, адресованные государственным органам Республики Беларусь (за исключением переписки по конкретным уголовным, гражданским, экономическим делам и делам об административных правонарушениях), после проверки правильности и комплектности документов, в случае необходимости отправляются в электронном виде. После отправки документов в электронном виде, документы на бумажном носителе направляются адресатам в порядке, установленном настоящей Инструкцией.