Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 30 )

433. Из архива Верховного Суда может быть выдано дело во временное пользование для его использования (сотрудникам, правоохранительным органам) и для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния. Выдача дела работникам правоохранительных органов производится на основании письма соответствующего органа и разрешающей резолюции Председателя Верховного Суда, первого заместителя Председателя или заместителей Председателя Верховного Суда. Отметка о выдаче дела производится в специальном журнале, где указываются № дела, дата выдачи, кому выдано, с какой целью или основание выдачи, роспись в получении дела и при высылке дела № почтового отправления и дата возвращения дела.

Требование о высылке дела и копия сопроводительного письма хранятся в контрольной папке до возвращения дела в Верховный Суд.

ГЛАВА 32

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

434. Отбор документов к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на все дела Верховного Суда, так и на дела отдельного структурного подразделения Верховного Суда. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК одновременно со сводными описями дел.

Акт, составляемый в Верховном Суде, утверждается Председателем Верховного Суда (первым заместителем Председателя Верховного Суда) после утверждения Национальным архивом сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

435. Организацию работы по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляет уполномоченный работник главного управления организационного обеспечения судебной деятельности.

436. Находящиеся в архиве Верховного Суда дела (наряды) включаются в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, если по ним истек установленный срок их хранения к 1 января года, в котором составлен акт.

437. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 59 к настоящей Инструкции.

В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы Верховного Суда на 2014 год

или

Планы работы структурных подразделений Верховного Суда

дата или крайние даты дел (нарядов);

Например:

2014

или

2011-2014

номера номенклатур дел (нарядов), в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела (наряды) или номера описей дел (нарядов) временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (наряды) (для дел (нарядов) со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел (нарядов) постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела (наряды) или документы выделены к уничтожению;

индексы дел (нарядов) по номенклатуре дел (нарядов) или номера дел (нарядов) по описи;

количество дел (нарядов) (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел (нарядов) и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

438. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК одновременно со сводными описями дел и утверждается руководством Верховного Суда после утверждения Национальным архивом сводной описи дел (нарядов) постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК». Только после этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты.

439. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.

440. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений, определений и постановлений, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

На подлинниках приговоров, решений, определений, постановлений проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Приговоры по уголовным делам хранятся отдельно от решений по гражданским делам.

По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется с учетно-статистическими карточками. Затем приговоры и решения подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую обложку.

В каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем из 25 уголовных или 50 гражданских дел.

На обложке каждого тома пишется заголовок: «Подлинные приговоры (решения) по уголовным (гражданским) делам, рассмотренным в____ году. Том №____, дела с №___ по №___».

441. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в графе «Заголовок дела или групповой заголовок дел» указываются номер дела, фамилия и инициалы осужденного, статья Уголовного кодекса Республики Беларусь, фамилия и инициалы (наименование) истца и ответчика и существо спора или групповые заголовки на однородные дела;

в графе «Дата дела или крайние даты дел» проставляется год рассмотрения дела;

индекс дел по номенклатуре дел (нарядов), количество дел, сроки хранения дел и номера пунктов согласно Перечню Верховного Суда;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные приговоры и решения.

442. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием даты составления акта.

443. Одновременно с уголовными и гражданскими делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению отбираются наряды с управленческой документацией, а также дела (наряды), связанные с исполнением приговора, сводные производства, регистрационные книги и журналы, картотеки, по которым истекли установленные сроки хранения.

Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом. Каждая группа документов включается в акт обобщенно под одним заголовком с указанием номеров (индексов) уничтожаемых нарядов, дел.

В графе акта «Дата дела или крайние даты дел» должен быть проставлен для нарядов, регистрационных книг и журналов, сводных и других производств год заведения и год окончания их в делопроизводстве, для дел – год их рассмотрения.

Акты о выделении к уничтожению нарядов и дел подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

444. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве Верховного Суда 50 лет.

445. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы (дела) передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующий наряд после внесения изменений в учетные документы архива Верховного Суда.

ГЛАВА 33

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

446. С момента заведения и до передачи в архив Верховного Суда дела (наряды) хранятся в структурных подразделениях по месту формирования.

Дела (наряды) хранятся в рабочих комнатах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

447. В целях повышения оперативности поиска документов дела (наряды) располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел (нарядов). На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре дел (нарядов).

448. Документы и дела (наряды), находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах Верховного Суда другим структурным подразделениям, судьям, руководству суда, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению производится с разрешения руководителя структурного подразделения, где они находится на оперативном хранении.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководства Верховного Суда.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел (нарядов) постоянного хранения производится с обязательным включением в дело (наряд) заверенной копии изъятого документа.

449. Для контроля за возвратом выданного (изъятого) из дела (наряда) документа помещается листок-заместитель.

В системе АИС для контроля за возвратом дел (нарядов) предусмотрено ведение журнала выдачи дел (нарядов) работникам Верховного Суда по форме согласно приложению 60 к настоящей Инструкции.

ГЛАВА 34

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

450. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенном в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.