Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 29 )

порядок нумерации дел (нарядов) в описи – валовой;

заголовки дел (нарядов) заполняются в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел (нарядов);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (наряда);

при внесении в опись подряд нескольких дел (нарядов) с одинаковыми заголовками заголовок первого дела (наряда) указывается полностью, а заголовки последующих дел (нарядов) обозначаются словами «То же», при этом другие сведения в делах (нарядах) вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела (наряда) воспроизводится полностью);

переходящие дела (наряды), содержащие документы за несколько лет, включаются в опись по году заведения; при составлении описей последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел (нарядов) было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел (нарядов) по описи того года, в которую эти переходящие дела (наряды) были включены;

Например:

Документы за 2014 год см. также в описи № 3/2013 за 2013 год, дела № 5, 7, 15

графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел (нарядов) в архив, о делах (нарядах), принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел (нарядов) и т. п.

418. Описи структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел (нарядов), года, за который дела (наряды) включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».

419. В конце описи дел (нарядов) структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (нарядов), включенных в опись, первый и последний номера дел (нарядов) по описи, оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (литерные и пропущенные номера).

420. Опись дел (нарядов) структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается начальником главного управления организационного обеспечения судебной деятельности и утверждается руководителем структурного подразделения.

421. Описи дел (нарядов) структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив.

422. На обложках дел (нарядов), внесенных в опись дел (нарядов) структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел (нарядов) в соответствии с описью дел (нарядов) структурного подразделения.

423. По описям дел (нарядов) структурных подразделений документы сдаются в архив. На основе описей дел (нарядов) структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел (нарядов).

424. Сводная опись дел (нарядов) постоянного хранения составляется по форме согласно приложению 55 в четырех экземплярах, согласовывается с ЦЭК и утверждается ЭМК Национального архива, куда передаются дела. После этого опись дел (нарядов) передается на утверждение руководству Верховного Суда. Сводная опись дел (нарядов) постоянного хранения должна иметь титульный лист, при необходимости к описи составляется справочный аппарат: оглавление, историко-архивная справка, список сокращений, указатель.

425. Опись дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 56 в трех экземплярах, подписывается составителем и руководителем управления кадрового обеспечения и государственной службы, согласовывается с ЦЭК и ЭМК Национального архива, после чего утверждается руководством Верховного Суда.

Опись на дела по личному составу составляется за несколько лет с валовой нумерацией дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту. Заголовки дел систематизируются в следующей последовательности: приказы по личному составу, карточки по учету личного состава, лицевые счета работников по заработной плате, личные дела уволенных (включаются в опись по году увольнения), невостребованные трудовые книжки, документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, должностные инструкции работникам.

Дела (наряды) временного (свыше 10 лет) хранения включаются в описи по форме согласно приложению 57 к настоящей Инструкции.

426. При первичном представлении описей на утверждение к ним прилагается историко-архивная справка, которая состоит из двух частей: исторической и архивной.

В первой части историко-архивной справки должны быть отражены следующие данные:

дата создания Верховного Суда (со ссылкой на соответствующие правовые акты), его организационная структура, его задачи и функции;

изменения в структуре Верховного Суда (реорганизация, переименование, ликвидация структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы постоянного хранения, включенные в опись) с указанием дат и ссылками на правовые акты.

Во второй части раскрывается история фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:

время поступления документов фонда в архив Верховного Суда;

наличие других сводных описей дел фонда (указываются их хронологические рамки, количество дел, наличие справочного аппарата);

принципы построения сводной описи;

краткая аннотация состава и содержания дел, включенных в опись;

особенности формирования и систематизации судебных дел и нетипичных дел (дел, сформированных за два года или более лет и т. д.);

полнота состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов, дел;

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указных дел и включенных в них документов;

проводились ли ранее научно-техническая обработка дел и экспертиза ценности документов;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное).

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение)

к фонду Верховного Суда Республики Беларусь за 2012 год

Фонд № 000

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи.

427. При обнаружении отсутствия дел (нарядов), не включенных в справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с требованиями части второй пункта 416 настоящей Инструкции, или при отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел (нарядов), включенных в описи дел структурных подразделений, работником, ответственным за архив Верховного Суда, составляется справка об отсутствии дел (нарядов). С целью обнаружения отсутствующих дел (нарядов) проводится розыск данных дел (нарядов).

Если розыск не даст результатов, работник, ответственный за архив Верховного Суда, составляет акт об отсутствии дел (нарядов) по форме согласно приложению 58 к настоящей Инструкции в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в архиве Верховного Суда, второй экземпляр представляется на рассмотрение Национального архива вместе с экземплярами сводной описи дел (нарядов).

ГЛАВА 31

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ (НАРЯДОВ) НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

428. Дела (наряды) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив Верховного Суда.

Дела (наряды) должны быть переданы в архив Верховного Суда и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел (нарядов) в архив Верховного Суда осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 30 настоящей Инструкции.

Учетно-статистические карточки передаются по их количеству.

429. Дела (наряды) временного (до 10 лет) хранения передаются в архив Верховного Суда и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача таких дел (нарядов) осуществляется по номенклатуре дел (нарядов).

430. Дела (наряды) передаются в архив Верховного Суда по графику. График составляется уполномоченным работником главного управления организационного обеспечения судебной деятельности, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается первым заместителем Председателя Верховного Суда.

При приеме-передаче дел (нарядов) в архиве Верховного Суда проверяется правильность формирования и оформления дел (нарядов), соответствие количества дел (нарядов), внесенных в опись структурного подразделения, количеству дел (нарядов), заведенных в соответствии с номенклатурой дел (нарядов) Верховного Суда. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела (наряды) передаются в архив Верховного Суда в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела (наряда) проставляются отметки о наличии дел (нарядов). В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив Верховного Суда дел (нарядов), дата приема-передачи дел (нарядов), наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела (наряды), и уполномоченного работника, принявшего их.

431. Если по делу исполнение не окончено, оно в архив Верховного Суда не передается, а на учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого оно находится. По окончании исполнения дело сдается в архив Верховного Суда по отдельной описи.

432. Поступившие в архив Верховного Суда уголовные и гражданские, экономические дела, наряды и другие документы хранятся при систематизированном их размещении в архивохранилище по годам в порядке возрастания номеров.