Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 27 )

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные наряды.

Протоколы в нарядах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в наряды того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2013 год, составленный в 2012 году, или отчет за 2013 год, составленный в 2014 году, должны быть отнесены к 2013 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в наряды по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в наряды по последнему году действия плана.

Дела (наряды) с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, а также документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела (наряды) и систематизируются в хронологическом порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности Верховного Суда, должностных лиц, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в наряде самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в наряде вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела (наряды) в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

387. Дела (наряды) оформленные ненадлежащим образом возвращаются в структурные подразделения для надлежащего оформления.

ГЛАВА 28

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

388. В Верховном Суде по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел должна проводиться экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

389. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Верховном Суде создается постоянно действующая ЦЭК, которая назначается приказом Председателя Верховного Суда.

ЦЭК действует на основании положения, утверждаемого Председателем (первым заместителем Председателя) Верховного Суда и согласованного с государственным учреждением «Национальный архив Республики Беларусь».

ЦЭК создается в составе не менее 5 человек. Председателем ЦЭК назначается один из заместителей Председателя Верховного Суда. В состав ЦЭК должны быть включены ведущий специалист сектора отправки и хранения документов, главный бухгалтер и начальник главного управления организационного обеспечения судебной деятельности.

По согласованию с государственным учреждением «Национальный архив Республики Беларусь» в состав ЦЭК может быть включен представитель Национального архива.

390. ЦЭК осуществляет следующие функции:

согласовывает номенклатуры дел (нарядов) Верховного Суда, инструкции по делопроизводству Верховного Суда, перечни документов с указанием сроков хранения, методические рекомендации по делопроизводству;

организует работу по отбору судебных дел, нарядов и других документов на хранение и уничтожение;

согласовывает описи дел (нарядов) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласовывает акты о выделении к уничтожению судебных дел, нарядов и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

готовит предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и вносит их на рассмотрение государственного органа в сфере архивного дела и делопроизводства и Национального архива;

принимает решения по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива Верховного Суда.

391. ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством Верховного Суда.

Заседания ЦЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год.

Заседания ЦЭК и принимаемые решения оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЦЭК, и утверждается первым заместителем Председателя Верховного Суда.

ЦЭК является совещательным органом, решения которого утверждаются Председателем (первым заместителем Председателя) Верховного Суда. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются Председателем (первым заместителем Председателя) Верховного Суда, а в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭМК государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь»

392. До передачи в архив все законченные и в делопроизводстве судебные дела, наряды и другие документы должны быть соответствующим образом оформлены и подготовлены к передаче.

Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение уничтожению производится работниками структурных подразделений, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.

393. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел (нарядов) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 29

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

394. Дела (наряды) подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного (календарного) года. Оформление дел (нарядов) проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

В архив передаются только законченные делопроизводством дела (наряды).

395. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (нарядов).

Частичному оформлению подлежат все дела (наряды) при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела (наряды) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

396. Частичное оформление дела (наряда) при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела (наряда) в соответствии с номенклатурой дел (нарядов). На обложке дела (наряда) указываются:

наименование суда;

индекс дела (наряда) по номенклатуре дел (нарядов);

заголовок дела (наряда);

год, в котором заводится дело (наряд);

срок хранения дела (наряда).

397. Полное оформление предусматривает:

подшивку или переплет дела (наряда);

нумерацию листов в деле (наряде);

составление внутренней описи документов (в случаях, предусмотренных пунктами 398, 404 настоящей Инструкции);

составление листа-заверителя дела (наряда);

оформление и уточнение реквизитов обложки дела (наряда);

систематизацию документов в соответствии с требованиями главы 27 настоящей Инструкции.

398. В уголовных, гражданских делах, экономических делах и делах, рассмотренных коллегией по делам интеллектуальной собственности, подлежащих передаче в архив, секретарь судебного заседания – помощник судьи подшивает и нумерует все приобщенные к делу документы, составляет внутреннюю опись находящихся в деле документов, в конце дела на отдельном листе составляет заверительную надпись по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции.

399. Разрешение на передачу уголовного, гражданского дела, экономического дела и дела, рассмотренного коллегией по делам интеллектуальной собственности, в архив дается судьей, под председательством которого дело было рассмотрено, или председателем соответствующей судебной коллегии.

Судья обязан тщательно просмотреть все материалы дела, обращая особое внимание на исполнение решения, приговора, определения, постановления.

400. Проверив материалы дела, судья дает разрешение на передачу дела в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления надписи «Архив» ставит свою подпись и дату.

Эта дата переносится секретарем судебного заседания – помощником судьи в учетно-статистическую карточку.

401. На обложках уголовных дел, подлежащих постоянному хранению, должны быть уточнены заголовки и, в частности, указаны: фамилия, имя, отчество осужденного, полное наименование статьи Уголовного кодекса Республики Беларусь, по которой лицо осуждено.

Например:

Дело №___ по обвинению Иванова Ивана Ивановича в умышленном убийстве при отягчающих обстоятельствах – п. 5 ч. 2 ст. 139 Уголовного кодекса Республики Беларусь

402. Дела (наряды), подлежащие полному оформлению, следует подшивать не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетать с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел (нарядов) к подшивке (переплету) металлические скрепки из дел (нарядов) удаляются. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

403. Листы дел (нарядов), кроме листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом, не задевая текста. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы каждого тома дела (наряда) нумеруется отдельно. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Фотокарточки, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в наряде, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенной на нем фотокарточкой либо документом нумеруется как один лист. В заверительной надписи к наряду указывается общее количество фотокарточек с указанием номеров листов, на которых они расположены.