Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 9 )

142.3. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления. В первую очередь обрабатываются телеграммы.

142.4. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки по адресу на конверте, целостность упаковки и сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается в почтовое отделение с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в отделе по работе с входящей корреспонденцией и контроля исполнения документов.

142.5. Все конверты, за исключением конвертов с пометкой «Лично», вскрываются. Во всех случаях отсутствия в конвертах документов или приложений к ним составляется акт об отсутствии документов или других вложений в почтовом отправлении в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции. Один экземпляр направляется отправителю, а второй приобщается к полученной корреспонденции.

Конверты приобщаются к поступившей корреспонденции. После рассмотрения документов конверты сохраняются только в тех случаях, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа, дата документа существенно отличается от даты его получения, а также если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело (наряд).

Упаковка документов, поступивших на электронных носителях (флэш-картах, оптических дисках и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

142.6. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых посредством факсимильной связи, электронной почты и др., производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

142.7. При регистрации документов на них проставляется регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя индекс структурного подразделения, который дополняется порядковым регистрационным номером, присвоенным документу при создании или получении, а также литерами ДСП для документов, содержащих информацию ограниченного распространения; времени поступления документа (для документов поступивших после 17 часов и документов, требующих срочного исполнения) и последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования» учитываются совместно с другими документами.

Например:

07-1045ДСП;

02к-267

142.8. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

142.9. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняются регистрационные карточки документов в автоматизированной системе документооборота Верховного Суда АИС (далее – АИС), представляющие собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

142.10. Из регистрационных карточек документов, дел формируются: журналы регистрации корреспонденции, контрольная картотека и автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения.

142.11. После заполнения регистрационных карточек входящих документов, дел в системе АИС работником отдела по работе с входящей корреспонденцией и контроля исполнения документов формируется журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, в котором предусмотрен реквизит «Подпись» для исполнителя документа.

Журналы ведутся отдельно на дела и переписку.

На входящие документы, поставленные на особый контроль, распечатывается один экземпляр регистрационной карточки, который помещается в контрольную картотеку управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов.

142.12. Материалы о помиловании, поступающие из Администрации Президента Республики Беларусь, регистрируются в системе АИС в журнале по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции.

142.13. Дела, поступившие на рассмотрение по первой инстанции, кассационной и надзорной инстанций, для определения подсудности, для обобщения судебной практики, дела о реабилитации граждан, поступившие с протестами, заключениями или с заявлениями граждан учитываются в системе АИС в журналах по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции.

После регистрации дел в системе АИС журналы выводятся на печать. Дела передаются по принадлежности в день их поступления под расписку в этих журналах.

142.14. Не подлежат регистрации:

документы оперативно-информационного характера (письма и др.), присланные для сведения;

заявки, наряды, разнарядки;

программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;

письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;

информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и т. д.);

формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним;

рекламные извещения, плакаты;

поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

исходящие документы, возвращенные Верховному Суду;

судебные повестки, возвращенные в Верховный Суд из-за невручения адресату;

расписки в получении судебных повесток;

печатные издания (книги, журналы, газеты).

142.15. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству в день поступления.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.

Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы уполномоченный работник передает руководству Верховного Суда по мере их поступления.

142.16. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Резолюция переносится в учетную карточку входящего документа и в журнал учета входящей корреспонденции. Документ, в том числе имеющий ограничительный гриф «Для служебного пользования», передается под роспись в журнале учета входящей корреспонденции исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Если документ согласно резолюции требует особого контроля исполнения, экземпляр регистрационной карточки входящего документа передается уполномоченному работнику, осуществляющему контроль сроков исполнения документа.

Передача документов от одного исполнителя другому производится только по указанию руководства, о чем делается отметка в регистрационной карточке и журнале.

142.17. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) уполномоченным работником с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если тиражирование документа не разрешается.

Тиражирование документа большого объема осуществляется только с разрешения руководства Верховного Суда.

Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажный носитель по указанию руководства Верховного Суда.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело (наряд) и передачи в архив.

Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах учетной карточки.

142.18. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении.

Документы, зарегистрированные в управлении по работе с обращениями и контроля исполнения документов, как правило, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

142.19. С момента поступления к исполнителю до завершения исполнения, документ находится у исполнителя и в дело (наряд) не помещается.

142.20. На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело (наряд).

Оформление поступивших судебных дел и другой корреспонденции, исходящей корреспонденции и ведение текущих дел (нарядов) в структурных подразделениях производится работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении.

Ответственный за ведение делопроизводства работник переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело (наряд) в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело (наряд).

143. Порядок регистрации проектов нормативных правовых актов.

Проекты нормативных правовых актов, поступившие в Верховный Суд на согласование (визирование), регистрируются в управлении по работе с обращениями и контроля исполнения документов в системе АИС в учетных карточках. Каждому проекту присваивается входящий номер, который вместе с датой поступления проставляется на регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.

По запросу работника управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов, при необходимости, работниками соответствующего структурного подразделения Верховного Суда осуществляется подбор ранее поступивших в Верховный Суд проектов нормативных правовых актов по аналогичному вопросу.