Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 28 )

Документы, которые невозможно подшить в дело (наряд), вкладываются в конверт, который подшивается в дело (наряд). Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются отдельно: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело (наряд) документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело (наряд).

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда) проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Например:

15а, 15б

404. На дела (наряды) постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, учет которых вызывается спецификой документации (ценные, личные дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов), составляется внутренняя опись документов.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле (наряде), даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело (наряд) документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела (наряда). Если дело (наряд) подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела (наряда).

Изменения состава документов дела (наряда) (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись.

Аналогичным образом оформляются уголовные и гражданские дела.

405. Для учета количества листов в деле (наряде), фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (наряда) по форме согласно приложению 53 к настоящей Инструкции и помещается в конце дела (наряда) (тома, части). Если дело (наряд) подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через «+» (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела (наряда) составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле (наряде).

406. Обложки дел (нарядов) оформляются по форме согласно приложению 34 к настоящей Инструкции.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел (нарядов), подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования организации или структурного подразделения, при передаче дела (наряда) в другое структурное подразделение в период формирования дела (наряда) на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

в заголовках нарядов с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела (наряда) проставляется дата дела (наряда) (крайние даты документов, включенных в него);

если в дело (наряд) включены документы за более ранний период, чем год формирования дела (наряда), то под датой дела (наряда) делается отметка «Имеются документы за… год(ы)»;

из листа-заверителя на обложку выносится количество листов в деле (наряде) без учета листов внутренней описи;

при внесении дела (наряда) в сводную опись на обложке дела (наряда) проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела (наряда) обозначается арабскими цифрами. Даты нарядов с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, нарядов, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и нарядов, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (наряда).

407. Дела (наряды) временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

408. Законченные делопроизводством регистрационные журналы, книги, картотеки готовятся к передаче в архив соответствующими работниками структурных подразделений Верховного Суда, которые оформляют реквизиты обложки. На обложке журнала или книги проставляется срок хранения и указывается количество листов в журнале.

Перед передачей в архив карточек проверяется их наличие и заполнение в них всех необходимых реквизитов. На отдельной чистой карточке делается заверительная надпись. Картотека должна сдаваться вместе с алфавитным указателем к ней.

409. Сроки хранения дел (нарядов) и других документов устанавливаются в соответствии с перечнем типовых документов и (или) перечнем Верховного Суда.

410. Сроки хранения дел (нарядов), которые не предусмотрены перечнем типовых документов и (или) перечнем Верховного Суда, устанавливаются ЦЭК исходя из их научной и практической ценности.

По нарядам, книгам, картотекам и т. д. срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводство.

ГЛАВА 30

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

411. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел (нарядов), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел (нарядов), их учета и систематизации.

412. На завершенные делопроизводством дела (наряды), срок хранения которых превышает 10 лет, ежегодно составляются описи. На дела (наряды) временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела (наряды) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (судебные дела и т. п.).

413. Описи составляются в структурных подразделениях (далее –описи дел структурных подразделений) и в архиве (далее – сводные описи дел).

414. В структурных подразделениях описи составляются под методическим руководством уполномоченного работника главного управления организационного обеспечения судебной деятельности по форме описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения согласно приложению 54 к настоящей Инструкции.

415. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел (нарядов) делопроизводством, и представлены в архив в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

416. Перед внесением заголовков дел (нарядов) в опись проверяется соответствие количества дел (нарядов), вносимых в опись, количеству заведенных дел (нарядов) по номенклатуре дел (нарядов) Верховного Суда, производится полистный просмотр дел (нарядов). При просмотре проверяется соответствие заголовка дела (наряда) содержанию документов в нем, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело (наряд), качество подшивки или переплета, нумерация листов дела (наряда), наличие и правильность оформления внутренней описи, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел (нарядов) устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел (нарядов), числящихся по номенклатуре дел (нарядов), структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела (наряды) включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела (наряды) составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью в архив Верховного Суда.

417. При составлении описи дел (нарядов) структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (наряд) (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;