Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 11 )

Отправка исходящих документов осуществляется, как правило, в день подписания документов; телеграммы подлежат отправке в первую очередь.

Судебные дела посылаются по назначению заказной бандеролью с составлением описи заказных бандеролей (писем) по форме согласно приложению 14 к настоящей Инструкции в тот же день или до 15 часов следующего дня.

Отправка документов об освобождении от наказания и снижении меры наказания лицам, находящимся в местах лишения свободы, документов с ограничительным грифом «Для служебного пользования», «Служебное» (за исключением рассылки по городу Минску) осуществляется через РУП «Узел спецсвязи» работниками отдела по защите государственных секретов.

Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования» также могут отправляться работниками сектора отправки и хранения документов управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов заказной корреспонденцией.

148.8. Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело (наряд) на общих основаниях.

148.9. Документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку.

На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия уполномоченного работника сектора отправки и хранения документов управления по работе с обращениями и контроля исполнения документов и дата отправки. Реестр со штампом отделения связи передается в главное управление финансов, бухгалтерской отчетности, информационного и материально-технического обеспечения.

148.10. Отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку рассылки. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке.

148.10. Отметка об отправке документа по электронной почте проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в Верховном суде, только после его фактической отправки по электронной почте.

148.11. Работник сектора отправки и хранения документов готовит к отправке судебные дела и документы, подлежащие оперативной доставке в суды, государственные органы и иные организации г. Минска. Оформленные дела и документы вместе с разносной книгой по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции передаются уполномоченному работнику для оперативной доставки и вручения адресатам под расписку в этой книге. После доставки корреспонденции разносная книга возвращается в сектор отправки и хранения документов.

149. Регистрация и исполнение внутренних документов:

149.1. Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами.

149.2. Внутренние документы регистрируются в АИС после их подписания (утверждения).

149.3. Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

149.4. Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

149.5. Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших:

Например:

11/7

149.6. Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел (нарядов) по номенклатуре дел (нарядов).

149.7. Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

150. Информационно-поисковая система по документам Верховного Суда:

150.1. Строится на основе карточной регистрации и регистрации в журналах учета.

150.2. Картотека делится на две части: неисполненные и исполненные документы, учетные карточки в которой систематизируются по регистрационному (в порядке возрастания регистрационных номеров документов) признаку.

Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.

150.3. Для контроля исполнения документов и задач поиска в Верховном Суде создана автоматизированная информационно-поисковая система, которая строится на основе учетных карточек, которые объединены в базы регистрационных данных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, обращения граждан и юридических лиц, надзорные жалобы, материалы о помиловании. Отдельные кодификационные базы ведутся для нормативных правовых актов и распорядительных документов.

Перечень наименований баз данных аналогичен перечню наименований картотек и журналов.

151. Учет объема документооборота:

151.1. Объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) за определенный период времени.

151.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в управлении по работе с документами и обеспечению контроля их исполнения.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные Верховным Судом документы, обращения граждан и юридических лиц.

151.3. Учет и анализ объема документооборота осуществляются под руководством главного управления организационного обеспечения судебной деятельности.

151.4. Результаты учета объема документооборота ежегодно обобщаются главным управлением организационного обеспечения судебной деятельности, сообщаются первому заместителю Председателя Верховного Суда и соответствующий отчет направляется в Национальный комитет статистики и анализа Республики Беларусь.

151.5. Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности работников, занятых делопроизводством, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности отдельных работников.

ГЛАВА 10

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

152. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

153. Контроль за сроками исполнения процессуальных документов осуществляется уполномоченными работниками секторов судебных коллегий.

154. Контролю подлежат все зарегистрированные непроцессуальные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

На документах, требующих особого контроля, проставляется отметка о контроле в виде штампа «Контроль» в левом углу первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

Поручения рекомендательного характера, в которых отсутствует указание на необходимость представления отчетов, контролю не подлежат.

154.1. Оперативный контроль за исполнением документов, поступивших в Верховный Суд и поставленных на особый контроль, осуществляется управлением по работе с обращениями и контроля исполнения документов.

154.2. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений, данных структурным подразделениям, осуществляется руководителями этих подразделений.

155. Сроки исполнения документов:

155.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

155.2. Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

155.3. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

155.4. Верховный Суд в течение 15 дней со дня обращения государственного органа (организации), ответственного за подготовку проекта акта, представляет информацию о кандидатурах своих представителей для включения в состав временной комиссии (рабочей группы).

Согласование проекта нормативного правового акта, поступившего в адрес Верховного Суда осуществляется посредством:

выражения в письменной форме согласия либо несогласия с соответствующим проектом с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;

визирования, при котором руководитель Верховного Суда визирует проект нормативного правового акта (при наличии по нему замечаний и предложений – с их обоснованием).

При согласовании проекта нормативного правового акта выражение в письменной форме согласия либо несогласия Верховного Суда с соответствующим проектом производится не позднее чем в тридцатидневный срок со дня получения в установленном порядке проекта, а его визирование – не позднее чем в пятидневный срок, если иное не предусмотрено законами, решениями Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь.