Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 26 )

Номенклатура дел (нарядов) является документом постоянного хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в соответствующий раздел номенклатуры дел (нарядов).

373. После утверждения сводной номенклатуры дел (нарядов) из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения Верховного Суда для использования при формировании и учете дел (нарядов), заводимых в этих структурных подразделениях.

374. При составлении номенклатуры дел (нарядов) используются номенклатуры дел (нарядов) за предыдущие годы, описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, справочные картотеки, положения о структурных подразделениях Верховного Суда, штатное расписание, планы работы Верховного Суда и структурных подразделений, Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности судов общей юрисдикции Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленный приказом Председателя Верховного Суда от 21 июля 2014 г. № 60 (далее – перечень Верховного Суда), перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.01.01 г. № 140 (далее – перечень типовых документов). Изучаются состав, количество и содержание документов и дел (нарядов), образующихся в процессе деятельности Верховного Суда.

375. В номенклатуру дел (нарядов) включаются дела (наряды) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки (учетно-статистические картотеки по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях экономическим делам и делам, рассмотренным коллегией по делам интеллектуальной собственности, регистрационные карточки по обращениям граждан и юридических лиц и прочие).

В номенклатуру дел (нарядов) не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени и т. д.) и другие вспомогательные документы.

376. Номенклатура дел (нарядов) составляется с учетом индексов структурных подразделений, которые частично являются неизменными, единообразно используются в судах общей юрисдикции и заложены в программное обеспечение системы АИС Верховного Суда.

377. Структурными элементами номенклатуры дел (нарядов) являются разделы, которые могут делить на подразделы.

Независимо от утвержденной структуры в первый раздел включаются дела (наряды) главного управления организационного обеспечения судебной деятельности.

Наименования временно действующих (при их наличии) коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел (нарядов) в качестве самостоятельных разделов.

378. Сводная номенклатура дел (нарядов) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

379. Графы номенклатуры дел (нарядов) заполняются в соответствии с установленной формой согласно приложению 51 к настоящей Инструкции.

В графе 1 номенклатуры дел (нарядов) указываются индексы дел (нарядов). Индекс дела (наряда) состоит из обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел (нарядов) и порядкового номера дела (наряда) в пределах данного раздела (подраздела). Составные части индекса дополняются цифрой «0».

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02

В номенклатуре дел (нарядов) в конце каждого раздела (подраздела) помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел (нарядов), которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры дел (нарядов).

В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел (нарядов).

Заголовок дела (наряда) должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

Состав заголовка образуют следующие элементы:

название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, протоколы, постановления и так далее);

указание автора документа;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела (наряда);

даты (период), к которым относятся документы дела (наряда);

указание на копийность документов дела (наряда).

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело (наряд) («Материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т. п.).

В процессе формирования дел (нарядов) заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел (нарядов) систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь;

распорядительные документы Верховного Суда (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков определяется составителем номенклатуры дел (нарядов).

Графа 3 номенклатуры дел (нарядов) заполняется в конце делопроизводственного (календарного) года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в течение года под соответствующим заголовком.

В графе 4 указываются сроки хранения дел (нарядов), номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов и (или) перечень Верховного Суда.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК Верховного Суда по согласованию с государственным органом в сфере архивного дела и делопроизводства и Национальным архивом.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах (нарядах), о незаведении дел (нарядов), о передаче дел (нарядов) в другое структурное подразделение для продолжения, о выделении дел (нарядов) к уничтожению, об утрате дел (нарядов), о лицах, ответственных за формирование дел (нарядов), о передаче в архив Верховного Суда дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК Верховного Суда, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов, перечне Верховного Суда, о наличии документов в электронном виде (ЭД), информационных ресурсов (ИР), гибридных дел (ГД) и др.

380. В конце сводной номенклатуры дел (нарядов) перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел (нарядов).

381. По окончании делопроизводственного (календарного) года в конце номенклатуры дел (нарядов) уполномоченным работником главного управления организационного обеспечения судебной деятельности составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (нарядов) по форме согласно приложению 52.

В итоговой записи указывается количество заведенных дел (нарядов) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроками хранения, переходящих дел (нарядов).

ГЛАВА 27

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ (НАРЯДОВ)

382. Формирование дел (нарядов) – группировка исполненных документов в дела (наряды) в соответствии с номенклатурой дел (нарядов) и систематизация документов внутри дел (нарядов).

Документы группируются в дела (наряды) работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел (нарядов) осуществляется уполномоченным работником главного управления организационного обеспечения судебной деятельности.

383. Документы группируются в дела (наряды) согласно отметкам об исполнении документов. При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

384. В дела (наряды) группируются документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (наряды). Допускается временная группировка в одном деле (наряде) документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного (календарного) года такие дела (наряды) расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела (наряды) в зависимости от сроков их хранения.

В дело (наряд) включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела (наряды) документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела (наряды) вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (наряды).

385. Объем дела (наряда) не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело (наряд) делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

386. Документы в деле (наряде) систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в наряды по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела (наряды) и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела (наряды) в зависимости от сроков их хранения:

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных классов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников – 75 лет;