Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Республике Беларусь (стр. 2 )

При необходимости, на бланк для письма могут наноситься кроме коммуникационных данных и коммерческие данные Верховного Суда.

25. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

код Верховного Суда по ОКОГУ;

наименование суда;

место составления или издания.

На общий бланк при необходимости наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование суда» и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

26. При изготовлении, использовании и хранении бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь необходимо руководствоваться требованиями следующих нормативных правовых актов:

Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 года «О государственных символах Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 2/1050);

Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 66, 1/1414);

постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 75, 5/3742);

постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., № 42, 8/20434);

СТБ 6.38-2004, утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69.

27. Все бланки в Верховном Суде разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

28. Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с утвержденными образцами должны оформляться на двух государственных языках (белорусском и русском).

29. Все бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом и являются типографской продукцией. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

30. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера.

Учет ведется главным управлением финансов, бухгалтерской отчетности и материально-технического обеспечения при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (журнале). Форма журнала регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь приведена в приложении 2 к настоящей Инструкции.

Работник вышеуказанного главного управления ведет журнал по выдаче этих бланков непосредственно исполнителям.

31. Уничтожаются бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по акту с отметкой в журнале.

Приказом Председателя Верховного Суда назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, о чем делается отметка в журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения Председателя Верховного Суда.

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь должны храниться у исполнителей в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

32. Если документ, оформленный на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначен для рассылки, он может тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью для документов. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

33. Документы за подписью Председателя Верховного Суда, его заместителей и судей исполняются на бланках Верховного Суда с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Без использования бланка с изображением Государственного герба Республики Беларусь может осуществляться переписка за подписью руководителей структурных подразделений аппарата Верховного Суда.

34. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

35. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

36. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 55 мм по вертикали (для штампа без изображения Государственного герба Республики Беларусь).

ГЛАВА 5

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

37. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

38. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.

39. Реквизит «Код организации».

Код Верховного Суда проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Код Верховного Суда проставляется по ОКОГУ.

40. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает составителя документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с Кодексом о судоустройстве и статусе судей.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги.

Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Верховный Суд Республики Беларусь

Министерство юстиции Республики Беларусь

41. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

220030, г. Минск

42. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международный) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

Другие сведения указываются по усмотрению руководителя Верховного Суда.

43. Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа (приказ, справка, обзор, отчет и др.) определяется его назначением и должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

44. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) – дата его принятия; для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Датой совместного документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также дата, содержащаяся в тексте, должна оформляться цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

29 января 2014 года следует оформить 29.01.2014

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат:

Например:

29 января 2014 г.

или

29 января 2014 года

45. Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел (нарядов) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими государственными органами (организациями), регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Для каждого структурного подразделения Верховного Суда устанавливается индекс – условное обозначение.

Например:

01 – главное управление организационного обеспечения судебной деятельности

02 – судебная коллегия по уголовным делам

Входящие в состав главных управлений управления и отделы также должны иметь свои индексы, состоящие из двух цифр: первая цифра должна соответствовать индексу главного управления, вторая должна обозначать номер управления или отдела в составе главного управления.