Сбалансированная система показателей (стр. 19 )

Когда в начале 90-х годов ССП была разработана и начала завоевывать популярность, лишь несколько поставщиков программного обеспечения предлагали средства автоматизации этого инструмента управления. Несмотря на это, многие организации воспользовались элегантной простотой методики Сбалансированной системы и добились результатов. Первые пользователи проложили дорогу Системе, пользуясь только бумажными отчетами на основе электронных таблиц и цветными графиками, включенными для наглядности. Они доказали, что воспользоваться преимуществами Сбалансированной системы можно и без сложного программного обеспечения и большого бюджета на расходы. Но следует заметить, что на этом этапе методика Сбалансированной системы еще не достигла своей зрелости и высокого уровня сложности. Большинство специалистов-практиков видели в ней новую, более совершенную оценочную систему и еще не пытались использовать ее потенциал для стратегического управления и инструмента распространения информации.

С середины до конца 90-х годов ландшафт Сбалансированной системы резко изменился. Организации стали каскадировать Систему показателей сверху вниз, пытаясь привести действия всех работников в соответствие с общими целями, и чаще стали сообщать о связях Системы показателей с бюджетом и вознаграждением. Старые бумажные системы отчетности, созданные для первых Систем показателей, просто не могли решить задачи, которое ставило перед ними новаторское расширение Сбалансированной системы. Но творческие и гибкие организации заметили эту возможность и быстро предложили новые и сложные компьютерные программы, удовлетворяющие возникшую потребность.

Автоматизация Сбалансированной Системы Показателей дает много преимуществ и максимально повышает эффективность ее использования в качестве оценочной системы, системы стратегического управления и инструмента распространения информации. Аналитические функции и поддержка процесса принятия решений, предусмотренные даже в самых простых компьютерных программах, позволяют организациям производить сложные оценки результатов деятельности и критически изучать отношения между показателями. Также автоматизация позволяет распространить эту систему действительно по всей организации. Каскадирование Системы показателей на предприятии часто может привести к разработке десятков и более Систем. Без компьютерной программы чрезвычайно сложно управлять процессом и обеспечивать его единую направленность. Автоматизация Системы Показателей также значительно облегчит распространение информации и выяснение ответной реакции. Замечания о результатах по конкретному показателю могут вызвать дискуссию во всей компании и привести к достижениям на основе коллективного решения проблем, которое стало возможным только благодаря широкому распространению результатов Системы показателей. Также, создавая ссылки для заинтересованных пользователей, программное обеспечение расширяет обмен информацией и знаниями.

Выбор программного обеспечения для ССП

Как отмечалось выше, за последние годы значительно увеличилось количество компаний, предлагающих программное обеспечение для ССП. Конкуренция на этом рынке усиливается, причем крупные поставщики программ по планированию ресурсов предприятия (ERP-систем), средние компании по разработке программного обеспечения и малые компании, стремящиеся найти свою нишу, – все пытаются завоевать определенную долю постоянно растущего рынка. Выбор поставщика программного обеспечения является одним из самых трудных и важных решений, которые вы должны будете принять в ходе внедрения Системы показателей. От этого решения зависит очень многое: не только эффективная отчетность и анализ показателей Сбалансированной системы, но и, что в равной степени важно, принятие программы работниками. Рекомендуется воспользоваться и рядом приводимых ниже критериев:

Время внедрения. Компьютерные программы для ССП предлагаются в широком диапазоне: от простых инструментов отчетности до сложных управленческих программ, охватывающих все предприятие. Следовательно, для внедрения Системы может понадобиться разное количество времени и ресурсов. Следует определить минимальные нормы времени и ресурсов, необходимых для ее внедрения.

Различные структуры Системы показателей. Компьютерная программа должна быть достаточно гибкой, чтобы можно было применять различные методы управления деятельностью.

Интерфейс / электронное табло пользователя. Интерфейс большинства компьютерных программ для Системы показателей оформлен в виде электронного табло. На нем изображены датчики, как на приборной доске автомобиля или самолета, прямоугольники, напоминающие схемы организационной структуры, или разноцветные циферблаты. Одни выглядят лучше и реалистичнее, а другие хуже. Программа приобретается в надежде на то, что ею станут пользоваться работники, и если, по их мнению, оформление программы лишено реалистичности и привлекательности, то это серьезно повлияет на их первую реакцию и приверженность Системе.

Количество показателей. Как уже отмечалось, большинство специалистов-практиков увеличивают количество отслеживаемых показателей. Этому способствует применение новых компьютерных программ, допускающих ввод неограниченного количества данных. Но слишком много показателей могут распылить внимание организации и скрыть то, что действительно важно. Компьютерная программа должна быть достаточно гибкой, чтобы справиться с большим объемом показателей, по которым определяются результаты во всей организации.

Стратегии, цели, показатели нормы и инициативы. Эти элементы, составляющие основу Системы показателей, должны легко вводиться в программу. Кроме этого, функции программы должны предусматривать возможность установления связи между целями и составляющими, показателями и целями, нормами и показателями, а также инициативами и нормами.

Причинно-следственные отношения. Компьютерная программа для Системы показателей должна быть способна продемонстрировать причинно-следственные отношения, описывающие стратегию организации. Чтобы воспользоваться преимуществами обмена информацией и коллективного обучения, которые предусматривает Сбалансированная система, то убедительное и доходчивое изображение карты стратегии имеет огромное значение.

Многочисленные области. Компьютерная программа должна предусматривать ввод показателей из разных территориальных и не территориальных областей.

Описания и определения. Простого ввода названий и цифр в компьютерную программу не достаточно для распространения информации и конечного анализа данных. Каждое поле, в которое вводится информация, должно допускать ввод текстовых описаний. После установки программы, при работе с конкретным индикатором деятельности большинство пользователей изучат его описание и определение.

Указание ответственных лиц. Система показателей может быть использована для укрепления ответственности, но только в том случае, если компьютерная программа позволяет указывать ответственного для каждого индикатора деятельности. Так как назначить помощником ответственного могут одного работника, а ввод данных поручить другому, ваша компьютерная программа должна предусматривать возможность разделения этих функций.

Различные единицы измерения. Индикаторы деятельности могут иметь любые единицы измерения: от абсолютных цифр и сумм в рублях до процентов. Программа должна допускать ввод показателей, имеющих любые единицы измерения.

Выбор периодичности. Не все показатели деятельности станут отслеживаться с одинаковой периодичностью. Такой показатель, как доход от продаж, определяется ежегодно, ежемесячно, еженедельно или даже ежедневно, а опросы сотрудников проводятся и результаты сообщаются только один или два раза в год. Возможно, понадобиться узнать результаты не в такой периодичности, в какой они первоначально сообщались. Компьютерная программа должна обеспечить подобную гибкость.

Относительный удельный вес. Все показатели Сбалансированной системы являются важными звеньями в описании вашей стратегии. Но большинство организаций одним индикаторам уделяет больше внимания, чем другим. Вероятно, в начале внедрения Системы жизненно важными были финансовые показатели. Хорошая компьютерная программа предусматривает возможность присвоения удельного веса показателям в соответствии с их относительной значимостью.

Множественные сравнения. Большинство организаций отслеживают результаты деятельности относительно заранее установленной нормы, например, бюджета. Однако может быть полезным изучить текущие результаты в свете ваших результатов за прошлый год, по сравнению с результатами конкурентов или эталоном.

Графические индикаторы состояния. Пользователи должны иметь возможность с первого взгляда определить результаты по простому индикатору состояния. Многие программы используют хорошо знакомые нам метафоры: красный (стоп), желтый (внимание) и зеленый (движение).

Двойная полярность. Для того чтобы компьютерная программа могла определить цвет результата, она должна знать, какой уровень деятельности отражается высоким числовым значением фактического результата: хороший или плохой. До установленного предела результаты считаются хорошими, но, выйдя за его рамки, становятся причиной для беспокойства. Например, совершенно нормально, если представитель отдела обслуживания ответит на 15 звонков в час, но если он отвечает на 30 звонков в час, то это значит, что он спешит и жертвует качеством ради выгоды. Компьютерной программе следует отмечать такую «двойную полярность».

Каскадирование Систем показателей. Пользователи должны иметь возможность изучать ССП всей организации в одной программе. Компьютерная программа должна показывать каскадированные единонаправленные Системы показателей всей организации.

Личные предпочтения. При желании пользователь должен иметь возможность настроить программу таким образом, чтобы она открывалась со страницы, на которой показаны наиболее важные для него индикаторы. Возможность немедленного доступа к нужной информации сделает программу очень популярной.

Интуитивные меню. Меню должно быть логичными, понятными и простыми в использовании.

Удобные экраны помощи. Некоторые экраны помощи так же часто помогают пользователям, как и мешают им. Экраны помощи должны содержать нужную и понятную информацию.

Уровни детализации. Компьютерная программа должна давать возможность пользователям легко и быстро переходить с обзорного вида результатов деятельности на вид одного индикатора. Переход от таблиц к обзорным отчетам и назад, к индивидуальным показателям, должен быть простым и легким. Эта функция необходима пользователям при активном применении программы для анализа результатов деятельности.