Без имени (стр. 20 )

В современных условиях к управленческим решениям предъявляется требование, согласно которому они должны носить прогностическо-опережающий характер. Существуют и специфические проблемы функционирования ИАС, обусловленные предметной сферой социального управления.

Выполнение рассмотренных требований и технологий не устраняет всех проблем, которые возникают на пути эффективного управления, и не гарантирует с неизбежностью исключение возможных ошибок. Одна из существенных проблем заложена в сложившейся практике управленческой деятельности и заключается в том, что программные разработки, конкретизирующие и развивающие отдельные пункты и положения принятых управленческих решений, являются носителями содержательных противоречий.

Таковы общие требования к информационно-аналитическим службам в условиях современной России.

Информационно-аналитическое обеспечение в кадровых службах организации

Информационно-аналитическое обеспечение управления кадровыми процессами представляет собой одно из направлений деятельности кадровых служб организации, содержанием которого является комплекс методологических, методических, научно-исследовательских и организационных действий, ориентированных на создание соответствующей информационной базы, поддержание ее в актуальном состоянии, анализ и рассылку соответствующим адресатам имеющихся в ней сведений, а также подготовку вариантов оптимальных кадровых решений. Правильно организованная информационно-аналитическая деятельность кадровых служб позволяет обеспечивать полное соответствие количественных, профессиональных и квалификационных характеристик наличного состава кадров с теми требованиями, которые предъявляются к нему в связи с необходимостью реализации миссии организации. Кроме того, эта деятельность позволяет наиболее полно раскрыть и использовать творческие ресурсы имеющихся кадров, как в целом, так и каждого работника в отдельности.

В процессе информационно-аналитической деятельности кадровых служб организации должны решаться следующие задачи:

тщательный персональный и статистический учет кадров на основе установленного порядка ведения личных дел и документооборота; создание и обеспечение функционирования в актуальном состоянии информационной базы кадрового состава; изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка соответствующих корректирующих мероприятий; разработка прогнозных оценок характеристик персонала, которые могут потребоваться в будущем на оперативную, тактическую и стратегическую перспективу; разработка перспективных планов комплектования кадров в соответствии с программой развития (миссией) организации; подготовка предложений по перемещению, переподготовке и повышению квалификации имеющихся кадров на основе анализа прогнозных оценок развития организации; работа по формированию кадрового резерва, в рамках которого выделяются контингенты на выдвижение и на занятие должностей, которые могут появиться в организации в перспективе; регулярное информирование руководства организации о состоянии, динамике и перспективах трансформации ее кадрового состава.

В силу широкого диапазона и содержательной обширности указанных задач информационно-аналитическая деятельность кадровых служб в крупных организациях федерального уровня реализуется в рамках отдельных подразделений, состоящих из высококвалифицированных специалистов, имеющих хорошую аналитическую подготовку и соответствующий опыт. В небольших организациях эта деятельность осуществляется штатными кадровиками, которым в помощь периодически (при необходимости) могут прикомандировываться эксперты, в том числе и кадровые аудиторы. Таким образом, вне зависимости от масштабов организации указанные задачи могут выполняться только с помощью компьютерной техники с применением специализированных (желательно) и/или универсальных программных средств.

Персональный и статистический учет наличных кадров, его текущее сопровождение (внесение необходимых изменений в базу данных в связи с увольнением, переводом, отпуском и т. п. перемещениями сотрудников) необходимы для знания реального качественного и количественного состава персонала организации. Он осуществляется кадровыми службами на основе сведений, полученных из традиционных и/или специализированных документов: личных дел, личных листков по учету кадров, личных карточек, аттестационных листов и т. п. сотрудников организации и (если таковой имеется) кадрового резерва.

Кроме того, необходима автоматизация системы управления кадрами организации, которая позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера. На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями79.

Необходимо отметить, что при формировании информационной базы о кадрах организации должны соблюдаться следующие требования:

1) соответствие законам. Так, необходимо неукоснительно соблюдать требования Трудового кодекса. В нем, в частности, устанавливается, что персональные данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых отношений. Поскольку трудовые отношения в существенной мере определяются спецификой выполняемых организацией функций, постольку и номенклатура фиксируемых в соответствующих документах характеристик для каждого из сотрудников может быть различной. Например, при реализации каких-либо функций может потребоваться наличие у сотрудника особых свойств психики: способность сохранять устойчивое внимание к наблюдаемым явлениям, коммуникабельность, сопротивляемость по отношению к вредным привычкам и т. п. Однако количество фиксируемых характеристик не должно быть избыточным, так как в дальнейшем это может затруднить проведение анализа. То есть при формировании информационной базы состава кадров организации и определении числа характеристик субъекта персональных данных необходимо руководствоваться критериями полноты и достаточности. В любом случае необходимо соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных» от 01.01.2001. В ст. 5 этого закона предусмотрено, что обработка персональных данных должна вестись с соблюдением следующих положений:

законность, справедливость и добросовестность используемых методов обработки; обработка персональных данных, их содержание и объем, должны ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей; не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой; при обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность и актуальность по отношению к целям обработки; хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки; персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Задачи, которые ставятся при обработке персональных данных, должны соответствовать полномочиям и компетенции того, кто ее осуществляет. Кроме того, необходимо соблюдать режим конфиденциальности, соблюдение гарантий субъектов персональных данных на неприкосновенность частной жизни.

2) Актуальность и достоверность. Формирование информационной базы о кадрах организации должно содержать в себе только объективную информацию, отражающую реальное положение дел. В случае наличия ошибок и отсутствия достоверности могут возникать сложности в принятии кадровых решений и т. п.

3) Отсутствие избыточности. Информация, полученная в результате обработки о реальном составе персонала организации, дает возможность определить масштабы и направления корректив, которые позволят оптимизировать характеристики персонала организации, и подготовить соответствующее кадровое решение. Если информация будет перегружена ненужными сведениями, то процесс принятия кадрового решения также усложняется.

4) Доступность в обработке. Кадровое решение может быть подготовлено на основе сопоставления тех профессионально-квалификационных характеристик кадров, которые необходимы для идеального обеспечения реализации функций организации на планируемый период в будущем, с характеристиками реального состава кадров. Иллюстрация способа решения этой задачи представлена в таблице (рис. 3.1.5.).

Функции организации	Профессиональный состав исполнителей	Квалификационный уровень исполнителей	Количество необходимое (прогнозное)	Количество реальное	∆
1	2	3	4	5	6
Функция1	Профессия 11	Квалиф-я 111 Квалиф-я 112 Квалиф-я 113	n111 n112 n113	m111 m112 m113	∆111 ∆112 ∆113
Профессия 12	Квалиф-я 121 Квалиф-я 122 Квалиф-я 123	n121 n122 n123	m121 m122 m123	∆121 ∆122 ∆123
Функция2	Профессия 21	Квалиф-я 211 Квалиф-я 212 Квалиф-я 213	n211 n212 n213	m211 m212 m213	∆211 ∆212 ∆213
Профессия 22	Квалиф-я 221 Квалиф-я 222 Квалиф-я 223	n221 n222 n223	m221 m222 m223	∆221 ∆222 ∆223
Функцияi	Профессия i1	Квалиф-я i11 Квалиф-я i12	ni11 ni12	mi11 mi12	∆i11 ∆i12

Рисунок 3.1.5. Профессиональные и квалификационные характеристики наличного и необходимого состава кадров для обеспечения функционирования организации