Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 10 )

По кнопке (настройка) на панели реестра документов можно выполнить следующие настройки, влияющие на печатную форму документа.

Порядок учета объектов основных средств, нематериальных активов, материалов, отгруженных поставщиками, но не поступивших к концу отчетного периода, а также при движении объектов нефинансовых активов по централизованному снабжению

При поставке материальных ценностей в рамках централизованного снабжения заказчиками выступают главные распорядители (распорядители) бюджетных средств. Полученные от поставщика основные средства, материальные запасы для последующей отправки подведомственным учреждениям приходуются на склад в режимах НАКЛАДНАЯ (ПРИХОД) и АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ОС. После отгрузки товаров подведомственным учреждениям в режиме НАКЛАДНАЯ (РАСХОД) оформляются соответствующие документы и ИЗВЕЩЕНИЕ ПО Ф.0504805. При входе в режим открывается реестр сформированных в процессе работы документов. При оформлении нового документа номер документа, дата и организация-отправитель (собственная организация), заполняются автоматически. Код учреждения-получателя материальных ценностей вводится с помощью Справочника учреждений/организаций. Справочник выводится в усеченном виде, содержащем только подведомственные учреждения, что позволяет облегчить поиск нужной записи. По кнопке (добавить) будет представлен список накладных на расход, в которых организация-отправитель и организация-получатель соответствуют данным, указанным в извещении. Таким образом, при отсутствии накладной на отпуск организации-получателя материальных ценностей будет невозможно оформить извещение. После выбора накладной из представленного списка, в табличной части окна заполняются колонки: номер накладной, дата накладной, сумма.

Сформированный и сохраненный документ можно вывести на печать с помощью соответствующей командной кнопки. Два экземпляра извещения направляется получателю. По приемке материальных ценностей и принятию их на учет учреждение(грузополучатель) направляет учреждению(заказчику) второй экземпляр извещения. После его получения учреждение(заказчик) с помощью кнопки (дата получения подтверждения), расположенной на панели реестра документов, проставляет дату получения второго экземпляра извещения и производит соответствующие бухгалтерские записи в регистрах учета.

Нефинансовые активы, отправленные поставщиком, но не поступившие на момент получения Извещения (ф.0504805) будут оформлены через режим НАКЛАДНАЯ (ПРИХОД) с формированием соответствующих проводок. После получения нефинансовых активов документы будут оформляться в режиме ПОСТУПЛЕНИЕ НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ В ПУТИ.

При входе в режим открывается реестр, сформированных документов. На закладке Реквизиты заполнить дату документа, номер документа, дату проводки, код структурного подразделения, табельный номер материально-ответственного лица. В табличной части окна по кнопке (добавить) по материально – ответственному лицу, указанному в реквизитах, открывается список объектов, учитываемых на 107 счете «Нефинансовые активы в пути». Далее необходимо выбрать объект, по которому оформляется приход, указать единицу измерения, проставить количество и цену. Таким образом, можно указать несколько объектов, приходуемых одним документом. После того как список будет сформирован запустить операцию формирования проводок по кнопке <Заполнить проводки> программа предложит выбрать типовую операцию из списка операций. На основании выбранной типовой операции сформируются проводки, просмотреть которые можно на закладке Операции и проводки.

Порядок учета материальных запасов

Поступление материальных запасов и форменной одежды оформляется в режиме НАКЛАДНАЯ (ПРИХОД), где указывается количество и цена объекта или группы объектов. Номенклатурные номера, в этом случае, выбираются из соответствующих справочников «Материалы и прочие» или «Форменная одежда». Одновременно при формировании проводки на поступление в картотеку автоматически добавляется новая карточка на данный объект, которая сразу попадает в соответствующую группу актива. Предварительно в справочниках МАТЕРИАЛЫ И ПРОЧИЕ ЗАПАСЫ, ФОРМЕННАЯ ОДЕЖДА обязательно проставить группу актива для каждого объекта. После того как будет выбрана типовая операция на приход, в картотеку нефинансовых активов будет добавлена новая карточка на оприходованный объект.

Принятие к учету материальных запасов, в тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, оформляется в режиме АКТ О ПРИЕМКИ МАТЕРИАЛОВ, находящегося в папке «Материалы и прочее». При входе в режим открывается реестр, сформированных в процессе работы документов. При оформлении нового документа дата составления и номер документа присваиваются автоматически (текущая дата и номер по порядку). Наименование собственной организации заполняется программой в поле «Организация». В поле «Организация (корр.)» указать код организации-поставщика. Далее, последовательно заполнить реквизиты: структурное подразделение, МОЛ, код вида деятельности. В табличную часть окна заносятся данные о материальных запасах, на которые составляется акт. Одновременно пользователю будет предложено выбрать тип нефинансового актива: основные средства, материалы, форменная одежда. После выбора на экран будет выведен список материальных запасов, соответствующий указанному типу. В предоставленном списке установить курсор на нужный объект и нажать кнопку <Выбрать>. В таблицу автоматически будут занесены следующие данные: тип нефинансового актива, инвентарный номер и наименование объекта. Код единицы измерения выбрать из справочника, нажав клавишу <Enter> в ячейке «ЕИ (код)». Графы «Количество по документу», «Цена по документу» заполняются на основании данных, указанных в товаросопроводительных документах поставщика. «Стоимость по документу» рассчитается автоматически. Далее указывается количество и цена по факту. Фактическую стоимость рассчитает программа. В графах «Количество (брак и бой), «Стоимость (брак и бой)» по заключению комиссии, принявшей товарно-материальные ценности указывается количество брака, боя, недостач, а также общую сумму убытков. Если материалы содержат драгоценные камни или металлы, то в следующей графе указывается номер специального паспорта. «Код карточки складского учета» заполняется, если материал оформлен для хранения на склад. Фамилии членов комиссии во главе с председателем указываются на закладке Комиссия. Номер приказа и дата приказа о назначении комиссии указываются там же. В заключении необходимо оформить соответствующие бухгалтерские записи. Для этого нажать кнопку <Заполнить проводки> (на закладке Реквизиты) и из представленного реестра типовых операций выбрать нужную операцию. Заполнить все аналитические признаки в проводке и сохранить документ. Указать дату проведения документа на закладке Реквизиты.

С помощью кнопки <Печать> формируется печатная форма Акта о приемке материалов (ф.0315004).

Выдача материальных запасов в эксплуатацию

Выдача материальных запасов оформляется в режиме ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МЦ.

Списание материальных запасов

Для оформления акта списания материальных запасов предназначен режим АКТ СПИСАНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ.

При входе в режим открывается реестр, сформированных в процессе работы документов. Предварительно необходимо настроить документ на типовую операцию, по которой будет сформирована проводка на списание по кнопке расположенной на панели инструментов реестра документов.

В экранной форме документа номер документа и дата его составления заполняются автоматически, как и наименование учреждения. Табельный номер материально ответственного лица и код отдела выбрать из справочников. Заключение комиссии вводится с клавиатуры в произвольной форме. Заполнение табличной части окна выполняется по кнопке (добавить). На экран будет выведен список материальных запасов, учтенных на аналитических субсчетах счета 0105 бюджетного учета, и числящихся за материально ответственным лицом, указанным в реквизитах документа. После выбора объектов учета, подлежащих списанию, в таблицу автоматически заносятся следующие реквизиты материала: номенклатурный номер, наименование материала, код вида дохода, код единицы измерения, цена, количество в остатках. В графе «Количество к списанию» необходимо проставить количество, подлежащее списанию, программой автоматически рассчитывается средняя цена для списания. Норма и направление расхода заполняются с клавиатуры, используются при формировании печатной формы документа. На закладке Состав комиссии указать фамилии членов комиссии во главе с председателем, составивших и подписавших документ. Далее, необходимо оформить проводки на списание материальных запасов, отраженных в документе. Для этого нажать кнопку <Заполнить проводки>, на основании типовой операции, заданной в настройке документа, будет сформирована проводка на списание. Реквизиты документа используются программой при заполнении аналитических признаков. Бухгалтер должен проверить записи на закладке Операции и проводки, при необходимости дополнить, и затем сохранить документ. С помощью командной кнопки <Печать>, можно вывести документ Акт о списании материальных запасов (ф.0504230.

Форменная одежда

Для формирования первоначальных данных, в случаях перевода сотрудников из одного учреждения в другое, подведомственное одному главному распорядителю, оформлений операций по движению форменной одежды, ее списанию в связи с истечением срока носки, получении книги учета форменной одежды, арматурных карточек, а так же получения расчета потребностей в ФО и составления заявки на получение предметов ФО, предназначена задача ФОРМЕННАЯ ОДЕЖДА.

В процессе работы, пользователь определяет для себя отчеты, необходимые для учета бухгалтерских данных. Отчеты «Расходы по субсчету» являются вспомогательными, предназначены для представления информации о расходе форменной одежды на складе и у работников. По каждому виду форменной одежды указывается количество и стоимость.