Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 4 )

В справочнике «Банки» заполняются реквизиты банков, в которых открыты расчетные и корреспондентские счета учреждения, эксплуатирующего комплекс, а также организаций-корреспондентов. Все поля заполняются с клавиатуры. Записи справочника используются при вводе реквизитов банков в платежных поручениях.

Учреждения, которые пользуются лицевыми счетами в казначействе, заносят в данный справочник сведения о самом казначействе. Справочник доступен в задачах СРЕДСТВА УЧРЕЖДЕНИЯ, ФИНАНСИРОВАНИЕ.

Справочник «Структура организации», содержит список структурных подразделений учреждения (отделов) представлен в виде иерархического дерева. Справочник используется совместно задачами комплекса БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ИСПОЛНЕНИЯ СМЕТЫ РАСХОДОВ и задачей КАДРЫ. Ввод и редактирование справочника выполняется только через задачу КАДРЫ.

Справочник «Должности» является ведомственным классификатором налоговой службы, содержит список должностей и их кодов. Редактирование справочника возможно только через задачу КАДРЫ при наличии у пользователя прав Администратора комплекса. Справочник используется в задаче «ЗАРПЛАТА» при формировании выходных документов.

В справочник «Коды аналитического учета» включаются все значения признаков аналитического учета, по которым, по мнению разработчика нецелесообразно заводить отдельный справочник. Например, виды средств социального страхования, виды авансов и т. д. Коды аналитического учета могут быть использованы для аналитического учета по любому субсчету, как дополнительный разрез.

Справочники, находящиеся в папке «Классификаторы», заполняются и обновляются разработчиками на основании общероссийских и ведомственных классификаторов. При необходимости пользователь может самостоятельно изменять и дополнять данные справочники. Доступ к корректировке классификаторов имеет только пользователь с правами Администратора комплекса.

4  Ввод первоначальных остатков

Режим предназначен для ввода и просмотра первоначальных остатков по всем используемым счетам. Рассчитанные остатки здесь не отображаются.

Рекомендуется вводить остатки с начала года. Если Вы начинаете эксплуатировать программу не с начала года, необходимо установить рабочий период с начала года по конец месяца реальной работы. Например, начало работы с комплексом - февраль 2006 года, значит, рабочий период необходимо установить следующий: 01.01.06-28.02.06.

Первоначальные остатки отражаются в режиме Оперативные остатки после смены рабочей даты.

Порядок ввода остатков однотипен для всех задач комплекса.

Перед тем как приступить к вводу первоначальных сальдо, следует выполнить следующие действия:

правильно установить рабочий период;

определить используемый план счетов

задать ведение аналитического учета в режиме План СЧЕТОВ. Для тех счетов, по которым это необходимо, указать признак количественно-суммового учета и (или) признаки аналитического учета.

Аналитические и синтетические остатки вводятся в комплексе через пункт меню УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ

Режим представляет собой стандартный список программы. Колонки, составляющие таблицу, содержат основные сведения о введенных остатках: дата, номер и наименование субсчета, сумма синтетического остатка по данному счету, количество, сумма кассовых расходов.

Для ввода остатков следует нажать кнопку . На экране появится окно ввода/редактирования остатков. Указать дату ввода остатков, номер субсчета.

В комплексе оперативные остатки следует вводить предыдущим днем, например, для ввода остатков на 01.01 необходимо установить дату 31.12. Остатки на начало года вводятся последним днем предыдущего года. В любом случае дата ввода остатков должна входить в период редактирования. Если по выбранному субсчету уже введен остаток на такую же дату, появится предупреждающее сообщение. Код ОСГУ указывается нулевой (000), если вводятся остатки на начало работы с комплексом. Если остатки вводятся в процессе работы, то код ОСГУ указывается в соответствии с отражаемой операцией. Код «КБК» заполняется из представленного перечня кодов бюджетной классификации. Данный перечень обобщает коды справочников «Ведомственная классификация расходов», «Классификатор доходов», «Источники финансирования дефицитов бюджетов».

После того как указанные реквизиты будут заполнены, они закрываются для редактирования. Группа полей «Синтетические остатки» заполняются программой по мере ввода сумм в таблице «Аналитические остатки».

Данные в табличную часть окна заполняются с бумажной формы сальдовой ведомости. Нажать кнопку и заполнить по порядку ячейки всех колонок. Наименования колонок изменяются в зависимости от того, на какие аналитические признаки настроен тот или иной счет в плане счетов. Реквизиты можно вводить как с клавиатуры, так и воспользовавшись справочниками. К введенным строкам в таблице можно применить функции сортировки, фильтрации, вывода на печать в Excel. Ненужная запись удаляется по кнопке .

После того, как введены аналитические остатки по субсчету, происходит суммарный подсчет остатков по всем объектам аналитического учета и запись полученной суммы в базу синтетических остатков.

Для субсчетов не настроенных на аналитический учет табличная часть окна ввода/корректировки остатков будет состоять только из одной колонки - сумма.

В этом случае, введенная сумма отражается как синтетический остаток.

При сохранении введенных данных происходит внутрисистемный подсчет оперативных остатков с учетом введенных первоначальных остатков. В случае обнаружения отрицательных сумм и неверного количества (меньше единицы) выдается предупреждающее сообщение.

При обнаружении каких-либо несоответствий, введенные остатки можно откорректировать. Клавишами или мышью установить курсор на строку с выбранным субсчетом, по которому будет корректироваться остаток. При нажатии кнопки , появится окно ввода/редактирования остатков. В таблице «Аналитические остатки» откорректировать суммы и сохранить изменения на кнопке, выполняющей данную функцию.

5  Оперативные остатки

Режим ОПЕРАТИВНЫЕ ОСТАТКИ используется только для просмотра оперативных остатков по задаче за любой день рабочего периода. Возможность ввода и корректировки данных в режиме отсутствует.

Специального режима подсчета итогов за период в комплексе не существует. Это обусловлено тем, что перерасчет остатков происходит автоматически при смене периода редактирования. Фактически остатки могут быть получены на любую дату.

Зайти в режим ОПЕРАТИВНЫЕ ОСТАТКИ можно через пункт меню УЧЕТ или, нажав кнопку (оперативные остатки) панели управления задачи. Окно режима представляет собой перечень субсчетов, настроенных в плане счетов на задачу, в которой пользователь находится в данный момент, графы с дебетовыми и кредитовыми суммами и графу «Количество». Для активных счетов суммы остатков проходят по дебету, для пассивных - по кредиту. Если суммы нулевые, значит, по данному счету не было движения средств. Количество проставляется для счетов, настроенных на признак «количественно-суммовой учет». С помощью кнопки (настройка) на панели инструментов можно настроить вывод остатков в разрезе ОСГУ или кодов бюджетной классификации. Настройка вступает в силу после обновления экрана кнопка (обновить). Просмотр остатков по выбранному счету в разрезе аналитики выполняется с помощью кнопки (открыть). Строки с отрицательными суммами выделены красным фоном.

С помощью кнопки (анализ суммы) можно сформировать документ, отражающий полную расшифровку аналитического остатка, на строке с которым установлен курсор. Записи в таблице аналитических остатков можно отсортировать с помощью функции сортировки или автофильтра, для просмотра записей отобранных по заданному пользователем условию, вывести на печать. С помощью функции быстрого поиска можно найти интересующую запись. Для этого установить курсор в колонку, по которой будут осуществляться поиск, и набрать с клавиатуры первые символы, соответствующие условию поиска.

6  журнал проводок

Учет хозяйственных операций учреждения в комплексе «СМЕТА-КС» ведется в режимах: ЖУРНАЛ ПРОВОДОК, ЖУРНАЛ ДОКУМЕНТОВ, а также через режимы учета первичных документов. Доступ к режимам осуществляется через главное меню задач, пункт УЧЕТ или с помощью кнопок на панели управления - (журнал проводок), (журнал документов).

Режим ЖУРНАЛ ПРОВОДОК присутствует во всех бухгалтерских задачах комплекса. В любой из задач с помощью данного режима можно ввести необходимые проводки. Следует знать, что в журнале проводок текущей задачи будут отражаться только проводки, относящиеся к данной задаче. На ограничение видимости проводок в реестре журнала влияет также период просмотра. Если дата проводки (реквизит «Дата проводки») выходит за пределы периода просмотра, то в журнале данная проводка не будет видна. Об этом необходимо всегда помнить, чтобы не «потерять» введенные проводки.

Колонки реестра составляют основные сведения о проводке: счет по дебету, счет по кредиту, дата проводки, сумма проводки. При необходимости колонки реестра по каждой задаче можно настроить наиболее удобным для пользователя образом, для этих целей предназначена кнопка (настройка) на панели инструментов. При нажатии на указанную кнопку откроется окно настройки, представляющее собой список логических полей, обозначающих название аналитических признаков и дополнительных реквизитов. Настройка реестра осуществляется путем установки/снятия отметок (флажков) на логических полях. Выполненные изменения следует сохранить на предназначенной для этих целей кнопке. Для того чтобы установленные настройки вступили в силу – нажать кнопку (обновить).