Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 11 )

Формирование и печать выходных документов осуществляется через режим ФОРМЕННАЯ ОДЕЖДА®ОТЧЕТЫ в окне Навигатор. АРМАТУРНАЯ КАРТОЧКА формируется как выходной документ на основании остатков. Отчет РАСЧЕТ ПОТРЕБНОСТЕЙ В ФО формируется с учетом данных справочника НОРМЫ СНАБЖЕНИЯ ФО, наличия ФО на складе и на основании даты выдачи ФО. Для расчета потребностей в форменной одежде требуется в личных карточках служащих в задаче «Кадры» на странице «Доп. сведения» установить значение реквизита «Климатические условия», соответствующее Вашему региону («Умеренные» или «Крайний Север»).

Перерасчет остатков по задаче происходит автоматически при смене периода редактирования.

Основная работа по оформлению движения форменной одежды осуществляется в режимах корневой папки задачи НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ. Поступление форменной одежды оформляется в режиме НАКЛАДНАЯ (ПРИХОД), одновременно при оприходовании поступившего форменного обмундирования, оформляется карточка объекта нефинансового актива, при обнаружении расхождения фактических данных с данными документа организации-поставщика используется режим АКТ ПРИЕМКИ МАТЕРИАЛОВ.

Перед началом работы необходимо заполнить справочники, находящиеся в папке ФОРМЕННАЯ ОДЕЖДА:

ГРУППЫ ВИДОВ ФОРМЕННОЙ ОДЕЖДЫ - содержит коды и наименования групп видов форменной одежды. Используется при заполнении справочника Виды форменной одежды.

ВИДЫ ФОРМЕННОЙ ОДЕЖДЫ – каждому виду ФО присваивается код, вводится наименование, единица измерения, комплектность, срок носки и код группы ФО, к которой относится данный вид ФО. Справочник используется при заполнении поля «Вид форменной одежды» в карточке объекта НФА на закладке «Дополнительные сведения».

РАЗМЕРЫ ФОРМЕННОЙ ОДЕЖДЫ – содержит размеры ФО по группам. Используется при заполнении справочника Форменная одежда.

ФОРМЕННАЯ ОДЕЖДА - справочник заполняется пользователем при оформлении поступления форменной одежды. Одновременно в картотеке нефинансовых активов создается карточка на поступивший объект.

СВЕДЕНИЯ О РОСТОВКАХ – содержит информацию о размерах обмундирования служащих налоговой инспекции. Все поля заполняются с помощью справочников. Данные справочника используются при формировании Арматурной карточки.

ОПИСАНИЕ НОРМЫ ФО – содержит описание состава комплектов форменной одежды.

НОРМЫ СНАБЖЕНИЯ ФО - по всем классным чинам устанавливается норма (вид комплекта) обмундирования для мужского и женского пола служащих с учетом типа региона (умеренный, северный).

ОПИСАНИЕ НОРМЫ ФО и НОРМЫ СНАБЖЕНИЯ ФО - заполняются на основании норм потребности в форменной одежде для классных чинов, утвержденных вышестоящей организацией и используются при формировании Арматурной карточки.

Первоначальное формирование данных по ФО

Для формирования первоначальных данных, в случаях перевода сотрудников из одного учреждения в другое, подведомственное одному главному распорядителю предназначен режим ПЕРВОНАЧАЛЬНОЕ ФОРМИРОВАНИЕ ДАННЫХ ПО ФО. При входе в режим откроется реестр сформированных документов. При вводе нового документа заполнить все соответствующие поля. В поле «Организация(корр.)» указать организацию из которого был переведен сотрудник. Поле «Сотрудник» заполняется данными сотрудника, на которого вводятся первоначальные остатки. При заполнении табличной части документа обязательно заполнить графу «Дата выдачи», на основании арматурной карточки сотрудника. По кнопке <ЗАПОЛНИТЬ ПРОВОДКИ> автоматически сформируется проводка на оприходование форменной одежды, на основании типовой операции, заданной в настройке документа.

Выдача форменной одежды

Формирование и учет раздаточной ведомости на выдачу предметов форменного обмундирования, без учета норм потребностей, выполняется в режиме ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ВЫДАЧИ ФО.

При входе в режим на экране появляется реестр введенных ведомостей. Окно ввода/редактирование документа содержит две закладки: Реквизиты и Операции и проводки:

На закладке Реквизиты указываются даты заполнения и проведения документа в бухгалтерские регистры, номер документа, код организации, код структурного подразделения и табельный номер МОЛ (кладовщика).

Табличная часть окна разбита на две взаимоувязанных рабочих области: в левой необходимо указать сведения о предметах ФО, подлежащих выдаче в эксплуатацию, в правой – фамилии работников, получающих форменное обмундирование. Для заполнения левой табличной области нажать кнопку (добавить), в представленном списке флажками отметить наименования предметов ФО, на которые оформляется данная раздаточная ведомость. Подтвердить отбор по кнопке <Выполнить>. Информация о выбранных объектах (номенклатурный номер, наименование, код вида дохода, код единицы измерения, цена, количество) заносится в таблицу. Все данные берутся из оперативных остатков по состоянию на рабочую дату. Если учреждение ведет складской учет материальных ценностей, то в графах «Код карточки учета МЦ» и «Карточка учета МЦ» должны отразиться реквизиты карточки складского учета по данному объекту. Далее, перейти в правую рабочую область таблицы и нажать кнопку (добавить). Из списка работников учреждения флажками отметить фамилии получателей форменного обмундирования. Подтвердить отбор по кнопке <Выполнить>. Табельные номера и фамилии выбранных сотрудников попадают в таблицу. В графе «Количество» следует указать количество предметов, выдаваемых каждому лицу. Поочередно, перемещая курсор по списку предметов в левой рабочей области таблицы (если одновременно выдается несколько предметов) необходимо заполнить правую часть таблицы для каждого наименования форменного обмундирования. Удаление ненужной строки в любой части таблицы – кнопка (удалить).

После того как все необходимые данные будут внесены в экранную форму, документ необходимо сохранить. На основании введенных данных по кнопке <Печать> формируется документ «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7». По этому документу на складе кладовщик выдаст ФО и затем передаст в бухгалтерию список фактически выданной форменной одежды с подписями работников.

Следующий этап – оформление проводок по документу. Для его выполнения следует нажать кнопку <Заполнить проводки>, на основании типовых операций, указанных в настройках документа, будут сформированы проводки по каждому номенклатурному номеру. Если операция на выдачу оформлена на основании типовой операции, указанной в настройках, то датой выдачи объекта в эксплуатацию будет являться дата формирования раздаточной ведомости. Если проводка оформляется вручную, то дата выдачи проставляется на поле «Дата Дт». Визуализация данного поля зависит от настройки счета на признак «Учет даты выдачи/даты возникновения задолженности». Срок использования объекта начинает исчисляться от даты его выдачи в эксплуатацию. На закладке Операции и проводки сформированные проводки нужно проверить.

Выдача форменной одежды, с учетом норм потребностей выполняется в режиме ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ВЫДАЧИ ФО С УЧЕТОМ ПОТРЕБНОСТЕЙ. Для корректной работы данного режима обязательно в личных карточках в задаче КАДРЫ заполнить приказ о присвоении классного чина (вкладка «Госслужба»), Климатические условия (вкладка « Доп. сведения»). Наряду со всеми справочниками по форменному обмундированию «Группы ФО», «Виды ФО», «Размеры ФО», «Форменная одежда», «Сведения о ростовках», обязательными для заполнения являются справочники «Нормы снабжения форменной одеждой» и «Описание нормы ФО». Работа в режиме ведется также, как и в режиме ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА ВЫДАЧИ ФО. При заполнении закладки Список ФО к выдаче данные будут браться из предварительно заполненных справочников. Если ФО отсутствует на складе, программа выдаст соответствующее сообщение и при утвердительном ответе на запрос, можно получить протокол ФО, отсутствующей на складе. По кнопке <Печать> формируется раздаточная ведомость на выдачу предметов форменного обмундирования.

Списание форменной одежды

Режим предназначен для автоматического формирования актов списания форменной одежды, установленной формы, на основании остатков и срока носки ФО, а так же оформления соответствующей бухгалтерской записи.

При входе в режим открывается реестр сформированных в процессе работы документов. При заполнении нового документа указать номер документа и дату его составления (по умолчанию заполняются автоматически как текущая дата и номер по порядку), наименование учреждения заполняется но основании данных режима Собственные реквизиты. Табельный номер материально ответственного лица и код отдела выбрать из справочников. Заключение комиссии вводится с клавиатуры в произвольной форме.

При заполнении табличной части окна по кнопке (добавить), на экран будет выведен список форменной одежды, числящихся за материально ответственным лицом, указанным в реквизитах документа и срок использования которых истек на момент оформления документа. Срок эксплуатации форменной одежды исчисляется исходя из даты выдачи в эксплуатацию и срока использования объекта, установленным для каждого вида форменного обмундирования регламентирующими документами. После выбора объектов учета, подлежащих списанию, в таблицу автоматически заносятся следующие реквизиты материала: инвентарный номер, наименование материала, код вида дохода, код единицы измерения, цена, количество в остатках. В графе «Количество к списанию» необходимо проставить количество, подлежащее списанию и в следующей графе - по какой стоимости будет производиться списание. На закладке Состав комиссии указать фамилии членов комиссии во главе с председателем, составивших и подписавших документ. Далее, необходимо оформить проводки на списание форменной одежды, отраженной в документе. Для этого нажать кнопку <Заполнить проводки>, на основании типовой операции, заданной в настройке документа, будет сформирована проводка на списание. Реквизиты документа используются программой при заполнении аналитических признаков. Бухгалтер должен проверить записи на закладке Операции и проводки, при необходимости дополнить, и затем сохранить документ.