Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 12 )

Учет горюче-смазочных материалов

Для учета расхода топлив и смазочных материалов (ГСМ) на автомобильном транспорте в соответствии с установленными нормами, обработки путевых листов, учета автотранспорта и ГСМ предназначен режим ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ.

При принятию к учету объектов основных средств, относящихся к счету 010105 необходимо заполнить справочник автомобилей, находящегося в папке МАТЕРИАЛЫ И ПРОЧЕЕ. При заполнении справочника на закладке Нормы расхода за базовую норму расхода топлива берется летняя норма расхода, указывается начало и конец летнего периода, для зимней нормы расхода топлива указывается поправочный коэффициент, дополнительный поправочный коэффициент применяемый для автомобиля независимо от дорожно-транспортных, климатических факторов.

Перед началом работы в режиме ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ выполнить настройку по кнопке Настройка на панели инструментов реестра путевых листов. В настройке указываются типовые операции «Типовая операция на заправку» и «Типовая операция на списание», и значения аналитических признаков в формируемых по ним проводках. При оформлении операции на выдачу в дебете проводки аналитическим признакам «Организация» и «МОЛ» соответственно присваиваются значения «Организация» - из режима Собственные реквизиты и «Водитель» из шапочной части Путевого листа. Параметр «Нумерация документа» позволяет установить сквозное присвоение номеров путевым листам в реестре или нумерацию в разрезе автомобилей. Если выбрать второй вариант настройки, то путевые листы по каждому автомобилю будут нумероваться отдельно. Оформление нового путевого листа выполняется по кнопке (добавить). На закладке «Реквизиты» окна ввода/редактирования Путевых листов необходимо заполнить все поля. Если для данного автомобиля впервые регистрируется Путевой лист, необходимо заполнить реквизиты «Показания спидометра (выезд)», «Остаток при выезде» (на закладке «Расчетные данные» – остаток топлива в баке). Если же существуют проведенные Путевые листы по данному автомобилю, то данные реквизиты будут рассчитываться из предыдущего Путевого листа; причем возможность корректировки этих данных сохраняется. Указанных данных достаточно для предварительной печати путевого листа и передачи его в распоряжение водителя или других должностных лиц (при необходимости). После возвращения автомобиля, заполненный Путевой лист с расчетными данными, передается в бухгалтерию для расчета расхода ГСМ по нормам. Далее вводятся реквизиты: «Время заезда», «Прочие отметки», «Показания спидометра (заезд)» или «Пробег».

Если во время движения автомобиля были участки, на которых расход топлива был выше норм или возникли какие-либо другие обстоятельства, приведшие к увеличению расхода топлива, то производится корректировка нормы расхода топлива. Для этого в «Таблице норм и дополнительных коэффициентов расхода топлива», расположенной на закладке «Расчетные данные» вводятся следующие данные:

·  «Доп. коэффициент (%)» – процент, на который увеличивается «Норма расхода» на данном участке;

·  «Расстояние, км» – длина участка, на котором увеличивается расход;

·  «Расход, л» – результат вычисления расхода топлива на данном участке.

Корректировка норм в данной таблице приводит к корректировке «Расхода по норме». В случае, если таблица не содержит в себе корректирующих записей, то расчет «Расхода по норме» производится на основании справочных данных (из справочника Автомобилей), иначе, с учетом справочных и табличных данных.

Записи по заправкам и списанию ГСМ производятся в таблице «Прихода / Расхода ГСМ», на их основе формируются проводки. На основании заполненной таблицы «Приход/ расход ГСМ» нажатием кнопки <Заполнить проводки> формируются Операции и проводки, заданные в настройках Путевых листов с указанными там же аналитическими признаками.

Инвентаризация

Назначение режима – формирование инвентаризационной (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов в результате сравнения аналитических остатков на счетах по состоянию на рабочую дату и фактических данных. При входе в режим открывается реестр сформированных в процессе работы документов. По кнопке (печать ведомости расхождения) можно получить печатную форму Ведомости расхождения по результатам инвентаризации. Для этого пометить флажком тот документ, по которому необходимо получить печатную форму.

Оформление нового документа начинается с кнопки (добавить). На экране появится окно для ввода данных. Дату документа и номер программа присвоит автоматически: дата – рабочая дата задачи, номер – номер по порядку. На поле «ФИО» ввести с клавиатуры или выбрать с помощью справочника табельный номер материально-ответственного лица, ответственного за хранение объектов, подлежащих инвентаризации. Выбрать метод, согласно которому будет осуществляться отбор счетов:

·  По всем счетам – отбор объектов учета, числящихся за указанным МОЛ, происходит по всем счетам раздела плана счетов Нефинансовые активы;

·  С выбором счетов – отбор объектов учета, числящихся за указанным МОЛ, происходит только по счетам, выбранным пользователем.

Указать дату начала и окончания периода проведения инвентаризации.

Продолжить формирования документа - кнопка <Заполнить список>. Если был указан второй метод выбора, на экране появится окно со счетами раздела плана счетов Нефинансовые активы. Для осуществления отбора проставить флажки напротив счетов, на которых числятся объекты, подлежащие инвентаризации. В табличной части окна сформируется список материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении за указанным материально-ответственным лицом. Отбор объектов происходит по всем или по выбранным счетам, в зависимости от настройки. Сведения по данным бюджетного учета берутся на основании остатков, полученных на дату начала проведения инвентаризации. Корректировка списка – кнопка (удалить) - удаление помеченных записей. Полученный список можно вывести на печать с помощью кнопки (вывод в Excel). После проведенной проверки в колонках «Количество по факту», «Сумма по факту» занести данные о фактическом наличии материальных ценностей. Если фактические данные совпадают с данными бухгалтерского учета указанные колонки можно заполнить автоматически с помощью кнопки на панели инструментов (автозаполнение по маркеру Бухучет®Факт). Предварительно необходимо флажками отметить записи, данные по которым нужно продублировать и щелкнуть названную кнопку. Если в процессе инвентаризации были выявлены расхождение с данными бухгалтерского учета, при вводе фактических данных в таблицу, строка в колонке окрасится. Выявленные излишки и недостачи отразятся в соответствующих графах инвентаризационной описи.

На закладке Состав комиссии по умолчанию отражаются настройки режима Настройка членов комиссии. При необходимости состав можно изменить для конкретного документа. С помощью командной кнопки <Печать> можно сформировать печатную форму документа. На закладке Операции и проводки оформить бухгалтерские записи на суммы недостачи или излишков, выявленных в результате инвентаризации.

Доверенность

Режим ДОВЕРЕННОСТЬ реализован в задаче НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ и в задаче ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА. Режим предназначен для оформления и учета доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных документов.

Доверенность применяют для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность оформляет бухгалтерия организации-получателя и выдает под расписку получателю.

При входе в режим откроется реестр сформированных в комплексе доверенностей. Оформление нового документа – кнопка (добавить) на панели инструментов. Окно ввода/редактирования документа выглядит следующим образом:

Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2. Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет - по форме № М-2. Настройка используемой формы выполняется с помощью кнопки (настройка) на панели реестра документов.

Порядок заполнения электронной формы документа следующий. Номер доверенности – номер по порядку, автоматически присваивается сквозной номер по всем задачам, в которых используется данный режим. Обязательно заполнить дату составления документа. Доверенность, в которой не указана дата составления, является недействительной. Программа по умолчанию на этом поле проставляет текущую дату. Исходя из того, что доверенность, как правило, выписывается сроком на 15 дней, дата окончания срока действия доверенности установится автоматически. Если дата документа корректируется вручную, то и дату окончания действия доверенности, следует откорректировать.

Поле «Организация» заполняется программой на основании данных, указанных в справочнике СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. Номер расчетного счета выбирается из справочника счетов. Наименование и БИК банка заполнятся после выбора расчетного счета автоматически. Если выбран лицевой счет – автоматически заполнится реквизит «Казначейство». Флажки на логических полях «Он же потребитель», «Он же плательщик» устанавливают в случае, если организация, оформляющая документ, является получателем материальных ценностей, и она же является плательщиком. В иных случаях коды организаций выбираются из справочников. Флажок на логическом поле «Отметка об исполнении» означает, что полученные по текущей доверенности материальные ценности оприходованы. В поле ввода, расположенном рядом необходимо указать документ, на основании которого была оформлена операция оприходования. Часть окна документа содержит закладки. На закладке Реквизиты указать табельный номер работника, на имя которого выписывается доверенность, наименование организации-поставщика. В следующих полях заполняются реквизиты документа на оплату материальных ценностей, предъявляемого поставщику вместе с доверенностью.