Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 14 )

Учет денежных средств в кассе учреждения. Касса.

Задача КАССА предназначена для учета движения и наличия денежных средств в кассе учреждения. Учет операций по движению и наличию денежных средств в кассе ведется в Журнале операций по счету «Касса». Задача обеспечивает обработку приходных и расходных кассовых ордеров, отражение информации о наличии и движении средств в кассе по дате, расчет оборотов и сальдо по кассе, формирование листов кассовой книги.

Перед началом работы выполнить настройку субсчетов, относящихся к разделу плана счетов «Касса». В режиме УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ ввести первоначальные остатки на начало периода, с которого начинается работа в данной задаче. Ввод остатков по задаче осуществляется по субсчетам, на которых остались денежные средства, на момент начала эксплуатации задачи «Касса», в разрезе назначенных аналитических признаков.

Поступление наличных денег в кассу

Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции N 25н, в данном случае необходимо использовать счет 0210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств". Через режим ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ на основании заявки оформить операцию на получение наличных денежных средств в кассу учреждения и дать проводку по данному документу.

Для оформления поступлений денежных средств в кассу учреждения используется режим ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР, находящийся в папке «Касса». При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных приходных кассовых ордеров. На панели управления выполнить настройки, в зависимости от которых будет выводиться печатная форма приходного ордера. Параметры на закладке Связи позволяют настроить ввод реквизитов документа таким образом, чтобы не повторять заполнение одних и тех же реквизитов, находящихся на разных закладках формы документа. На закладке Печать содержатся параметры, позволяющие настроить печатную форму документа. Поля «Показать бюджетную классификацию» и «Показать типовую операцию» предназначены для включения в реквизит платежного поручение «Основание» строки с названием типовой операции, по которой давалась проводка и строки с кодами бюджетной классификации. Селективные кнопки, расположенные ниже, используются для настройки кодов, выводимых в качестве реквизитов платежного поручения на полях «Код аналитического учета», «Код целевого назначения». Если поля должны остаться не заполненными – выбрать кнопку «Не заполнять». Другие варианты выбираются в зависимости от предъявляемых требований. Если необходимо, чтобы на поле «Код аналитического учета» выводился код ЭКР – включить соответствующую кнопку. Для заполнения кода целевого назначения выбрать кнопку «ЭКР» или «ВКР». Логическое поле «Только уникальные значения кодов» позволяет включать или отключать вывод в шапочной части документа дублирующих кодов аналитического учета. Флажок на поле «Показать код структурного подразделения» означает, что в печатную форму документа будет выведен код подразделения.

Окно ввода/редактирования приходного кассового ордера содержит две закладки. На закладке Реквизиты заполняются следующие поля: дата документа (текущая), дата проводки, номер документа, сумма (автоматически заполняется общей суммой по документу, при вводе данных на закладке Операции и проводки), наименование организации проставляется автоматически из справочника СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ, при необходимости указывается подразделение. В поле «Принято от» ввести табельный номер сотрудника или наименование организации-плательщика, предварительно включив необходимый параметр (Сотрудник или Плательщик). В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. В печатной форме документа помимо данных, введенных вручную, в строке «Основание» отражаются коды ВКР и ЭКР, взятые из аналитики. В поле «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы и другие документы с указанием их номеров и дат составления. Фамилии кассира и главного бухгалтера заполняются программой из режима СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. На закладке Операции и проводки нажать кнопку (новая операция) и указать корреспонденцию счетов, если операция вводится вручную. Если используется типовая операция – вызвать справочник по кнопке (типовая операция) и выбрать необходимую запись. В поле «Сумма» указать сумму вносимых в кассу денежных средств. В табличной части окна заполнить все аналитические признаки. Для этого поставить курсор на графу «Код признака» и двойным щелчком мыши или клавишей <Enter> вызвать справочник, из которого выбрать необходимый элемент. Перед печатью документа, данные необходимо сохранить по кнопке <Сохранить>. По кнопке <Печать> можно распечатать сформированный приходно-кассовый ордер.

Печать реестра приходных кассовых ордеров осуществляется непосредственно из окна с реестром документов по кнопке (вывод в Excel).

При выдаче наличных денежных средств из кассы в подотчте нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501). Для оформления Ведомости предназначен режим ВЕДОМОСТЬ НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ. При входе в режим откроется реестр введенных документов. Документ оформляется аналогично приходному кассовому ордеру. По кнопке <Печать> формируется печатная форма документа «Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам».

Расходование наличных денежных средств

Для оформления операций, связанных с выбытием денежных средств из кассы учреждения предназначен режим РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР.

При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных расходных кассовых ордеров. Настройка печатной формы расходного ордера и ввод нового документа выполняется аналогичным образом, что и приходный кассовый ордер. На закладке Реквизиты необходимо заполнить следующие поля: дата документа (текущая), дата проводки, номер документа, сумма (заполняется автоматически при вводе данных на закладке Операции и проводки), наименование организации проставляется автоматически из справочника СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ, указать код подразделения. В поле «Кому выдать» ввести табельный номер сотрудника или наименование организации-получателя, предварительно включив необходимый параметр (Сотрудник или Организация). Поле «Документ» заполнится автоматически при выборе табельного номера паспортными данными, введенными в задаче КАДРЫ. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. В печатной форме документа помимо данных, введенных вручную, в строке «Основание» отражаются коды ВКР и ЭКР, взятые из аналитики. В поле «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные документы и другие документы с указанием их номеров и дат составления Фамилии руководителя, кассира и главного бухгалтера заполняются программой на основании данных режима СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. На закладке Операции и проводки для формирования проводки ввести новую операцию или использовать типовую операцию по соответствующей кнопке. В поле «Сумма» указать сумму выдаваемых из кассы денежных средств. В табличной части окна заполнить все аналитические признаки. Для этого поставить курсор на графу «Код признака» и двойным щелчком мыши или клавишей <Enter> вызвать справочник, из которого выбрать необходимый элемент. По кнопке <Печать> можно распечатать сформированный расходный кассовый ордер. Настройка печатной формы документа описана в пункте «Приходный кассовый ордер».Печать реестра расходных кассовых ордеров осуществляется непосредственно из окна с реестром документов по кнопке (вывод в Excel).

Чтобы внести наличные деньги на расчетный счет, бухгалтер должен оформить документ «Объявление на взнос наличными». Оформляется документ в режиме ОБЪЯВЛЕНИЕ НА ВЗНОС НАЛИЧНЫМИ. Заполнить дату и номер документа. Из справочника выбрать наименование организации. По умолчанию поле заполнено кодом своей организации. Если включить параметр «Собственные реквизиты» поле закроется для редактирования. Номер лицевого или расчетного счета заполнить с помощью справочника. Указать табельный номер работника, осуществляющего взнос. В поле «Источник взноса» указать коды ВКР, ЭКР. Ввести зачисляемую сумму. Документ сохранить и распечатать. Одновременно с объявлением должен быть оформлен расходный кассовый ордер, так как наличные деньги выбывают из кассы организации, в нем же дается соответствующая проводка.

Для восстановления кассовых расходов использовать режим БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА. При заполнении закладки Операции и проводки выбрать проводку из типовой операции по кнопке или заполнить вручную (кнопка ). Для того чтобы при выводе на печать справки (ф.0504833) графа «Наименование и основание проводимой операции» была заполнена, необходимо заполнить комментарий к проводке.

Кассовая книга

Перед формированием листа кассовой книги необходимо выполнить настройку деления субсчетов …20104 счету на бюджетные и внебюджетные, а также выбрать способ группировки данных – по документам или по плательщикам/получателям. Настройка осуществляется в окне, вызываемом по кнопке (настройка). При входе в режим на экране появляется реестр листов кассовой книги. Каждую строку с записью можно скорректировать, нажав кнопку (открыть). При нажатии кнопки (добавить) формируется лист кассовой книги, в котором необходимо проверить рассчитанные суммы на начало и конец дня. Листы кассовой книги нумеруются автоматически, в поле «Период» указать период, за который составляется отчет (по умолчанию проставляется расчетная дата). Данные по приходу и расходу в режиме подразделены по бюджетным и внебюджетным источникам. Кнопка «В том числе на зарплату» позволяет обновить сумму оборотов по заработной плате в разрезе бюджетных и внебюджетных средств. Сумма, отражающая общий остаток на конец дня, для корректировки закрыта. По кнопке <Печать> формируется два документа «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». По кнопке <Печать титульного листа> выводится на печать титульный лист кассовой книги.