Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 15 )

Инвентаризация денежных наличных средств

Режим предназначен для инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения и получения Инвентаризационной описи наличных денежных средств.

При входе в режим на экране появляется реестр, сформированных документов. Заполняется новый документ по кнопке (добавить). При оформлении нового документа дата и номер документа заполняются автоматически. Дата проводки устанавливается после проведения документа в бухгалтерские регистры. На поле «ФИО» указать табельный номер материально ответственного лица (кассира). Данный реквизит является основным условием при формировании списка аналитических остатков на счете 020104 счета «Касса», подлежащих инвентаризации. Далее, указать период проведения инвентаризации. Указать номер сличительной ведомости.

Табличная часть документа заполняется с помощью кнопки <Заполнить список>. В момент формирования списка происходит отбор аналитических остатков на счете «Касса», условием для отбора записей является табельный номер ответственного лица, указанный в шапочной части экранной формы. Если по данному табельному номеру есть остатки на 020105 счетах «Денежные документы», то они тоже попадут в таблицу. Сформированный список можно отредактировать с помощью кнопки (удалить). Табличная часть документа представлена из следующих колонок: номер счета, наименование счета, сумма (бухучет), сумма (факт). «Сумма (бухучет)» заполняется данными из оперативных остатков на текущую дату. В колонку «Сумма (факт)» пользователь заносит фактические данные о наличие денежных средств в кассе учреждения. Если сумма по факту равна сумме по бухгалтерскому учету, то с помощью кнопки (автозаполнение) можно суммы продублировать, предварительно пометив флажком строку, по которой выполняется автозаполнение. Если сумма по факту отличается от суммы на бухгалтерских счетах, то строка будет выделена инверсным цветом.

На закладке Комиссия указать состав комиссии, проводившей инвентаризацию.

Если необходимо на сумму расхождения оформить проводки, можно воспользоваться режимом ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ. Если по документу проводки не оформлены, то сумма по документу будет равна общей сумме фактических данных. Кнопка <Печать> предназначена для создания печатной формы документа «Инвентаризационная опись наличных денежных средств» (ф.0504088).

Из реестра сформированных документов, используя кнопку (печать Ведомости расхождений по результатам инвентаризации) можно вывести на печать ф. 0504092

Учет денежных документов

Подзадача ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ позволяет вести учет денежных документов, таких как оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. п., оплаченные путевки в дома отдыха, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, и т. д. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится отметка «фондовый».

В режиме НАСТРОЙКА®План СЧЕТОВ выполнить настройку аналитических счетов счета 020105. Счета должны иметь следующую настройку: в поле «Раздел плана счетов» – «Денежные документы», в поле «Тип сальдо учета» – «Активный», флажки на полях «Количественно-суммовой учет», «Учет даты выдачи/даты возникновения задолженности». Обязательными аналитическими признаками для учета денежных документов являются: «Учреждение», «МОЛ», «Денежные документы».

В режиме НАСТРОЙКИ - ТИПОВЫЕ ОПЕРАЦИИ ввести типовые операции, связанные с учетом денежных документов.

Справочник ГРУППЫ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ заполнен разработчиками, корректировать имеющиеся записи не рекомендуется, так как коды данного справочника используются при формировании отчетов. Дополнять справочник новыми записями можно.

Справочник ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ заполняет пользователь, используя элементы вышеуказанных справочников. На каждую обязательную комбинацию реквизитов необходимо завести отдельную запись. Это означает, что для разных серий документов или для каждого материально-ответственного лица следует заводить новую запись с отдельным кодом. Данный код будет впоследствии использоваться при заполнении аналитических признаков. Если учет денежных документов будет вестись без учета диапазонов, то проставить галочку в соответствующем поле.

Порядок ввода первоначальных остатков по денежным документам отличается от общепринятого в комплексе. Рассмотрим данный режим подробнее.

В режиме УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ ввести аналитические остатки по счетам, настроенным на задачу «Денежные документы», в разрезе видов денежных документов по состоянию на начало месяца, с которого начинается эксплуатация режима. В режиме ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ (фондовые) ввести информацию конкретизирующую введенные остатки. При входе в режим ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ ОСТАТКИ (фондовые) откроется окно стандартного списка, содержащее реестр введенных записей. Окно ввода остатков, вызываемое по кнопке (добавить). В представленном окне обязательно заполнить реквизит «Дата документа». Указанная дата станет датой начала для оформления по данным денежным документам хозяйственных операций. «Номер документа» - порядковый номер вводимых документов. Поле «Организация» заполняется программой. В верхней правой части окна расположена табличная форма, содержащая перечень видов денежных документов, введенных в режиме ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ. Форма носит информативный характер и позволяет сверять вводимые данные. Согласно представленному в ней списку, пользователь начинает вводить данные в таблицу по кнопке (добавить). Номенклатурный номер заполняется с помощью справочника ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Цена подставляется из справочника ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Стоимость рассчитает программа.

Поступление и выбытие из кассы денежных документов оформляется Приходными кассовыми ордерами (фондовыми) и Расходными кассовыми ордерами (фондовыми), используя соответствующие режимы, по аналогии их ведения в задаче КАССА.

Кассовая книга (фондовая)

В режиме КАССОВАЯ КНИГА (фондовая) ведется формирование листов фондовой кассовой книги. Перед формированием листа кассовой книги необходимо выполнить настройку деления 020105 счета на бюджетные и внебюджетные субсчета, а также выбрать способ группировки данных – по документам или по плательщикам/получателям. Настройка осуществляется при нажатии кнопки (настройка) в реестре документов. По просьбам пользователей была реализована возможность ограничения вывода некоторых кодов аналитического учета в кассовой книге. Для этого на закладке окна КАУ пользователь может указать коды аналитического учета, данные по которым они хотят увидеть в кассовой книге. Данные по остальным кодам в документ не попадут. Параметр «Использовать ограничение по КАУ» должен быть включен.

Журналы учета денежных документов формируются в группе режимов ОТЧЕТЫ.

Инвентаризация денежных документов

Назначение режима – сверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по материально ответственным лицам, с данными бухгалтерского учета, взятыми на основе аналитических остатков на счетах по состоянию на рабочую дату. При входе в режим открывается реестр, сформированных в процессе работы документов. Кнопка Настройка на панели инструментов реестра предназначена для предварительной настройки состава инвентаризационной комиссии.

Данные таблицы, расположенной в правой части окна, позволяют проводить инвентаризацию денежных документов в разрезе диапазона номеров. Заполнение таблицы выполняется по кнопке (добавить), в созданной строке ввести начальные и конечные номера видов бланков по бухгалтерским и фактическим данным.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки и недостачи отразятся в соответствующих графах инвентаризационной описи. Сформированную «Инвентаризационную описью (сличительную ведомость) бланков документов строгой отчетности и денежных документов ф.0504086» можно вывести на печать с помощью командной кнопки <Печать>.

11 подотчетные лица

Подзадача ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА предназначена для автоматизации расчетов с подотчетными лицами, по выдаваемым авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть проведены путем безналичных расчетов. Задача обеспечивает обработку авансовых отчетов и формирует журнал операций по расчетам с подотчетными лицами.

В режиме НАСТРОЙКА - План СЧЕТОВ выполнить настройку субсчетов, используемых для расчетов с подотчетными лицами. Рекомендуемые аналитические признаки по настройке счетов, на которых ведется учет расчетов с подотчетными лицами: Дата возникновения задолженности, Сотрудник (МОЛ). Аналитические признаки желательно назначить одинаковые, для формирования сводных отчетов по счетам, относящимся к данной задаче.

В режиме УЧЕТ - ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ ввести первоначальные остатки на начало периода, с которого начинается работа в данной задаче. Остатки вводятся аналогично вводу остатков по предыдущим задачам.

Возврат и выдача подотчетных сумм на основании приходных и расходных кассовых ордеров, рекомендуется выполнять в задаче КАССА.

Авансовый отчет

Режим АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ предназначен для оформления авансовых отчетов. Отчет применяется для учета средств, выдаваемых подотчетным лицам на административно-хозяйственные нужды.

При входе в режим открывается окно стандартного списка комплекса, содержащее реестр введенных документов. Каждую строку с записью можно скорректировать, нажав кнопку (открыть). Оформляется новый документ по кнопке (добавить). Окно ввода/редактирование документа содержит закладки Реквизиты, Оборотная сторона, Операции и проводки. На закладке Реквизиты вводятся следующие данные: дата документа, дата проводки (по умолчанию текущая дата), номер документа (номер по порядку), код подразделения и табельный номер подотчетного лица (заполняются из справочников), источник финансирования, ВКР, назначение аванса вводится с клавиатуры. Табличная часть содержит итоговые данные по суммам остатков, полученным и израсходованным суммам по подотчетному лицу в разрезе счетов бюджетного учета. Данная таблица формируется автоматически при создании Авансового отчета или по кнопке (автозаполнение). В таблицу попадают записи по 208-ым субсчетам, по которым были выданы суммы авансов с датой возникновения задолженности. По кнопке (помощь) можно просмотреть описание алгоритма заполнения АО.