Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 13 )

На закладке Материальные ценности заполняется перечень материальных ценностей, подлежащих получению. Для добавления новой строки в таблицу предназначена кнопка (добавить). Наименование и количество ценностей вводится с клавиатуры, код единицы измерения – из справочника, вызываемого по клавише <Enter> на заполняемом поле. Строки в списке можно копировать, удалять, сортировать. Сформированный таким образом документ следует сохранить и распечатать, используя предназначенные для этих целей командные кнопки. Печатная форма документа, выведенная в Excel состоит из двух вкладок «Лицевая сторона», «Оборотная сторона М2(а)».

9  СКЛАДСКОЙ УЧЕТ

Задача СКЛАДСКОЙ УЧЕТ предназначена для автоматизации учета движения материальных ценностей на складе. Задача позволяет формировать документы по приходу/расходу материальных ценностей, на основании которых бухгалтер-расчетчик формирует проводки на оприходование/списание материальных ценностей.

Для работы в задаче СКЛАДСКОЙ УЧЕТ должны быть заполнены все справочники, находящиеся в папке Складской учет - Справочники. Справочник СКЛАДСКИХ ПОМЕЩЕНИЙ используется только в данной задаче. При его заполнении необходимо указать код, наименование помещения (склада), табельный номер материально-ответственного лица (кладовщика), код подразделения. Для учета денежных документов должен быть заполнен справочник ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Если в справочнике МАТЕРИАЛЫ И ПРОЧИЕ были введены сведения о денежных документах, то для экспорта таких записей в справочник ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ можно воспользоваться специальной функцией, назначенной кнопке (экспорт данных в справочник «Денежные документы»). Флажками отметить записи, которые необходимо перенести и нажать указанную кнопку.

Оперативная работа по учету материальных средств на складе начинается с оформления картотеки складского учета. В режиме КАРТОТЕКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА завести карточки складского учета на материальные объекты, хранящиеся на складе. Для создания карточки складского учета необходимо зайти в режим КАРТОТЕКА СКЛАДСКОГО УЧЕТА. Откроется стандартный список комплекса, содержащий перечень введенных записей. Для ввода новой записи используется кнопка (добавить). Заполняем реквизиты на закладке Основные сведения. Номер карточки присваивается автоматически. Далее следует заполнить поле «Склад», выбрав запись из соответствующего справочника. Так как в справочнике Складские помещения уже указано материально-ответственное лицо, поле «Кладовщик» заполнится автоматически. Следующее поле, которое необходимо заполнить – «Материальный запас». При нажатии кнопки отбора на данном поле, откроется картотека нефинансовых активов, где следует выбрать наименование нужного объекта и подтвердить действие, нажав кнопку <Выбрать>. Если в справочнике отсутствует необходимая запись, то нужно завести новую карточку по кнопке (добавить). Все дополнительные параметры (марка, сорт, размер и т. д.) заполняются с клавиатуры. Сохранить введенные данные, нажав кнопку <Сохранить> и выйти из режима.

После того как будут заведены все карточки, необходимо ввести в программу количество материальных ценностей, хранящихся на складе на момент начала эксплуатации задачи. Для выполнения данной операции следует зайти в режим ВВОД ПЕРВОНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ (СКЛАД). При входе в режим откроется реестр, содержащий следующие данные: номер записи, дату ввода остатков, общее количество материальных ценностей, числящихся на складе на дату ввода остатков. Для добавления новой записи нажать кнопку (добавить). В окне ввода остатков указать дату заполнения документа, по умолчанию это текущая дата. Для ввода новой строки нажать кнопку (добавить). В добавленной строке в графе «Номер» нажать клавишу <Enter> или дважды щелкнуть мышью для открытия картотеки складского учета. Выбрать нужный объект. После подтверждения сделанного выбора в таблице отразится номер карточки и наименование материала. Затем следует ввести количество данного материала на складе. Аналогичным образом завести остатки по всем товарно-материальным ценностям, хранящимся на складах. Удаление строк в таблице – кнопка (удалить). Записи в таблице можно отсортировать, для просмотра большого количества записей можно установить фильтр.

Оформление движения материальных ценностей на складе, ведется в режимах НАКЛАДНАЯ (ПРИХОД), НАКЛАДНАЯ (РАСХОД) текущей задачи или задачи «Нефинансовые активы». Если документы по движению материальных ценностей выполняются в задаче НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ», то при заполнении табличной части, графу «картотека складского учета» необходимо заполнить. Если графа останется незаполненной, то операции по приходу, расходу или перемещению в задаче СКЛАДСКОЙ УЧЕТ не отразятся.

Сведения о всех документах, оформленных по определенному объекту, можно увидеть в карточке складского учета на закладке Приход/расход. Реквизит «Остаток на дату» отражает сведения о количественном остатке материальной ценности на складе по состоянию на начало рабочего периода. Остаток рассчитывается программой и корректировке не подлежит. После ввода первоначальных остатков в таблице появится запись, отражающая данную операцию, а в нижней части окна появится реквизит «Остаток на складе», показывающий количество складских запасов по данной материальной ценности по состоянию на текущую дату. Графы, составляющие таблицу реестра, несут следующую информацию: дата документа, номер документа, название документа, сумма прихода, расхода, статус документа и дата проведения документа в бухгалтерских регистрах. Графа «Статус» показывает, передан документ в бухгалтерию или нет. Если нет - стоит запись «Скл.», если да – «Бух.». После оформления документа его необходимо передать в бухгалтерию для проверки и проведения. После того как документ будут проверен бухгалтером и проведен в бухгалтерские регистры (кнопка (провести) на панели реестра документов), доступ к его корректировке через задачу складской учет будет закрыт. А в картотеке в графе «Проведен» появится запись о дате проведения документа.

Для передачи в бухгалтерию одновременно нескольких документов, следует зайти в режим ЖУРНАЛ ДОКУМЕНТОВ, флажками отметить документы, подлежащие передаче и по кнопке (передача документов в бухгалтерию) выбрать элемент «Передача в бухгалтерию». По окончании выполнения операции, на экран будет выведено соответствующее сообщение. Если на той же кнопке выбрать элемент «Реестр передачи», то на печать будет выведен Реестр сдачи документов.

Для осуществления контроля за учетом движения материальных ценностей на складе в программе реализованы следующие выходные документы: Книга учета материальных ценностей, сальдовая ведомость по МОЛ.

10  ОБЪЕКТЫ АО ИКТ (аппаратное обеспечение информационно-коммуникационных технологий)

Задача предназначена для учета вычислительной техники (объектов АО ИКТ), находящимися на балансе и закрепления ее за сотрудниками учреждения.

Перед началом работы заполнить справочник «Аппаратное обеспечение ИКТ», который содержит информацию о типах оборудования, их наименованиях, комплектующих, технических характеристиках каждого наименования (комплектующего), о значениях технических характеристик; заполнить справочника «Адреса местонахождения объектов АО ИКТ».

Затем пользователем производится заполнение справочника Объекты АО ИКТ. Здесь каждому объекту ставится в соответствие: наименование объекта; адрес местонахождения объекта; по кнопке «КОНФИГУРАЦИЯ» - тип оборудования, его наименование, комплектующие, технические характеристики каждого наименования (комплектующего), значения технических характеристик из справочника «Аппаратное обеспечение ИКТ».

В режиме СВЯЗЬ ОБЪЕКТОВ АО ИКТ С КАРТОТЕКОЙ НЕФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ каждому объекту АО ИКТ ставится в соответствие инвентарный номер объекта. Окно ввода содержит две табличные части: список объектов АО ИКТ (информация вводится на основании заполненного справочника «Объекты АО ИКТ) и связь с картотекой НФА (при заполнении выводятся объекты из группы актива 10104 «Машины и оборудование», находящимися на балансе учреждения)

В режиме ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОБЪЕКТОВ АО ИКТ СОТРУДНИКАМИ УЧРЕЖДЕНИЯ указывается сотрудник, который использует объект, с указанием промежутка времени использования. Табличная часть списка объектов АО ИКТ заполняется автоматически на основании введенных справочных данных. Табличная часть «информация об использовании объектов АО ИКТ сотрудниками учреждения» заполняется по кнопке (добавить), где на экран будет выведен список сотрудников учреждения. После выбора сотрудника на экран будет выведено сообщение «Дата начала использования объекта», проставить дату. По кнопке <ПРОДОЛЖИТЬ> табличная часть заполниться автоматически.

В режиме ОТЧЕТЫ имеется возможность получения отчетных форм в разрезе типов оборудования и признака использования объекта.

В режиме ВЫГРУЗКА в ПК «1-АИС» производится формирование текстового файла и выгрузка на магнитный носитель сведений об объектах АО ИКТ (раздел 1 отчета «1-АИС») с целью последующего обмена данными с ПК «1-АИС –Инспекция».

.

11  ФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

Для учета учреждением движения денежных средств, учета движения денежных документов, учета расчетов для отражения в бюджетном учете объемов поступлений налогов, сборов, иных обязательных платежей, администрирующим их органом, учета расчетов с подотчетными лицами, по выдаваемым авансам на оплату таких расходов, которые не могут быть проведены путем безналичных расчетов, предназначена задача - ФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ. Задача разделена на три подзадачи: ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА, РАСЧЕТЫ ПО ДОХОДАМ и ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА.