Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 9 )

При входе в режим формируется окно, содержащее реестр документов по приему объектов. Настроить типовую операцию по соответствующей кнопке. При этом проводка должна быть двойной (на сумму первоначальной стоимости и сумму начисленной амортизации). При вводе нового документа заполнить все соответствующие закладки. На закладке Реквизиты заполнить дату, номер документа, дату проводки, табельный номер материально-ответственного лица, который принимает основные средства. Поле «Организация-получатель» заполняется программой на основании данных, указанных в справочнике «Организаций/учреждений» по типу СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. Поле «Организация – получатель» заполняется на основании данных справочника «Организаций/учреждений» по типу ВЫШЕСТОЯЩАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ. На закладке Объект производится формирование перечня объектов нефинансовых активов, подлежащих приему. По кнопке (добавить) происходит обращение к картотеке нефинансовых активов группа актива 000 «Не определена», где по кнопке (добавить) формируется инвентарная карточка на основании сведений из Акта приемки-передачи объекта ОС. В таблице документа по объекту указываем балансовую стоимость, сумму начисленной амортизации, в графе «Количество» необходимо указать количество принимаемых объектов.

Используя кнопку <Заполнить проводки>, программой будет сформирована бухгалтерская запись по типовой операции, указанной в настройке документа. На закладке Операции и проводки можно просмотреть и откорректировать сформированные проводки. Первая проводка дается на сумму первоначальной стоимости основного средства, вторая – на сумму начисленной амортизации. Количество однотипных объектов на прием заполняется в первой проводке на основании данных, указанных в таблице на закладке «Объект». Во второй проводке количество должно быть нулевое. Если амортизация не начислялась, т. е. сумма амортизации равна нулю, то вторая проводка аннулируется.

Передача ОС

Для оформления и учета операций по передаче объектов основных средств, числящихся на балансе учреждения, предназначен режим АКТ ПЕРЕДАЧИ ОС.

При входе в режим открывается реестр, сформированных в процессе работы документов. Предварительно необходимо настроить документ на типовую операцию, по которой будет сформирована проводка (настройка), при этом проводка должна быть двойной. Первая проводка дается на сумму начисленной амортизации, вторая – на сумму первоначальной стоимости основного средства. Оформление документа начинается с кнопки (добавить). На закладке Реквизиты заполнить дату, номер документа, дату проводки, организацию - получатель, табельный номер материально-ответственного лица, за которым числится объект(ы). Ввести номер и дату приказа, на основании которого производится операция по передаче объектов нефинансовых активов организациям. Закладка Комиссия заполняется автоматически. На закладке Объект производится отбор объектов нефинансовых активов, подлежащих передаче. По кнопке (добавить) происходит автоматический отбор ценностей, числящихся за указанным материально-ответственным лицом, согласно данным картотеки нефинансовых активов. Все объекты, отобранные программой, отразятся в табличной части окна. В графе «Количество» необходимо указать количество передаваемых объектов. Используя кнопку <Заполнить проводки>, программой будет дана проводка по типовой операции, указанной в настройке документа. На закладке Операции и проводки можно просмотреть и откорректировать сформированные проводки. Количество однотипных объектов на списание заполняется в первой проводке на основании данных, указанных в таблице на закладке «Объект». Во второй проводке количество должно быть нулевое. Если амортизация не начислялась, т. е. сумма амортизации равна нулю, то вторая проводка аннулируется.

На основании введенных данных по кнопке <Печать> формируется печатная форма документа «Акт о приеме – передаче объекта основных средств» ф. 0306001 (если введен один объект) или «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств» ф.0306031 (если введено более одного объекта). В папке ОТЧЕТЫ – ОПЕРАЦИИ можно получить отчет о передаче НФА подведомственным учреждениям.

Разделение инвентарных карточек группового учета

Режим РАЗДЕЛЕНИЕ ИНВЕНТАРНЫХ КАРТОЧЕК ГРУППОВОГО УЧЕТА предназначен для того, чтобы по выбранному объекту основных средств Инвентарная карточка группового учета с признаком группового учета на заданную дату автоматически удалялась и образовывались Инвентарные карточки учета основных средств по количеству, числящемуся в остатках на дату разбиения. В новые инвентарные карточки заносятся значения первоначальной стоимости, суммы начисленной амортизации, другие справочные сведения из Инвентарной карточки группового учета.

При входе в режим формируется окно, содержащее реестр документов, отражающих операции разделения объектов группового учета. На закладке Параметры разбиения заполнить дату, номер документа, дату проводки. В поле «Нефинансовый актив» указывается нефинансовый актив группового учета, подлежащий разделению. Его необходимо выбрать из списка, автоматически сформированного из объектов, числящихся в остатках на дату составления документа, количество которых больше 1 и включен признак группового учета. Затем по кнопке <РАЗБИТЬ КАРТОЧКУ> произойдет разделение инвентарной карточки группового учета на отдельные инвентарные карточки (по количеству объектов) с присвоением новых инвентарных номеров. На закладке Результат разбиения отобразятся новые инвентарные номера разделенных нефинансовых активов. На закладке Операции и проводки можно просмотреть сформированные проводки по разделению суммы первоначальной стоимости и суммы начисленной амортизации. При удалении документа «Разделение инвентарных карточек группового учета» из реестра, вновь образованные инвентарные карточки учета основных средств удаляются.

Списание основных средств

Списание объектов основных средств оформляется следующими первичными документами:

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);

Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);

Акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306004);

Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Применяется для списания однородных предметов хозяйственного инвентаря;

Режим СПИСАНИЕ ОС предназначен для оформления списания объектов нефинансовых активов, пришедших в негодность. При входе в режим формируется окно, содержащее реестр документов по списанию объектов. Новый документ оформляется в окне ввода/корректировки по кнопке (добавить). На закладке Реквизиты заполнить дату, номер документа, дату проводки. Выбрать печатную форму документа из раскрывающегося списка. Код формы документа должен соответствовать виду списываемого объекта. Заполнить код структурного подразделения, табельный номер материально-ответственного лица, за которым числится списываемый объект. Ввести номер и дату приказа, на основании которого производится операция списания. Указать причину списания. Закладке Комиссия заполняется автоматически, при условии настройки членов комиссии в режиме НАСТРОЙКА. На закладке Объект производится отбор объектов нефинансовых активов, подлежащих списанию. По кнопке (добавить) отобрать объекты основных средств, числящихся за указанным материально-ответственным лицом, согласно данным картотеки нефинансовых активов. Все объекты, отобранные программой, отразятся в табличной части окна. Список необходимо отредактировать с помощью кнопок на панели инструментов, таким образом, чтобы он содержал только объекты, подлежащие списанию. В графе «Количество» необходимо указать количество списываемых объектов.

Используя кнопку <Заполнить проводки>, на сумму списания программой будет дана проводка по типовой операции, указанной в настройке документа. На закладке Операции и проводки можно просмотреть и откорректировать сформированные проводки. Первая проводка дается на сумму амортизации, вторая – на сумму остаточной стоимости. Количество однотипных объектов на списание заполняется в первой проводке на основании данных, указанных в таблице на закладке «Объект». Во второй проводке количество должно быть нулевое. Если амортизация не начислялась, т. е. сумма амортизации равна нулю, то первая проводка аннулируется. На основании введенных данных по кнопке <Печать> формируется печатная форма документа, указанного на закладке «Реквизиты».

Списанные основные средства отражаются в отчете «Ведомость выбывших основных средств», папка «Сальдовые».

Накладная (расход)

Режим предназначен для оформления документов по расходу (выбытию) объектов нефинансовых активов с баланса учреждения.

При входе в режим открывается реестр, сформированных документов. Порядок заполнения реквизитов документа аналогичен порядку работы с документом Накладная (приход). В режиме существует возможность оформления списания объектов, не прошедших этап принятия к бухгалтерскому учету в качестве объектов нефинансовых активов, т. е. объектов, по которым еще не были оформлены Акты приемки-передачи ОС. Для выполнения данной операции в колонке «Тип нефинансового актива» следует выбрать элемент «Капитальные вложения». Далее, на экран будет выведен список объектов из группы 00000, по которым имеются остатки на счете 106.01. Флажками отметить объекты, подлежащие списанию. По кнопке <Выполнить> подтвердить отбор. Заполнив таким образом табличную часть формы документа, нажать кнопку <Заполнить проводки>, и из представленного списка типовых операций выбрать нужную. На закладке операции и проводки будет сформирована проводка на списание. Документ сохранить и при необходимости вывести на печать. Печатная форма накладной (М-11 или М-15) указывается на закладке Реквизиты (рядом с полем «Сумма»).