Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 18 )

Для оформления документа, переданного органами Федерального казначейства или финансовыми органами РФ, и отражающего объемы кассовых поступлений по начисленным доходам предназначен режим СПРАВКА О ПЕРЕЧИСЛЕНИИ ПОСТУПЛЕНИЙ В БЮДЖЕТЫ. На основании этого документа будут сформированы проводки на увеличение доходной части баланса учреждения. Показатели документа могут быть введены как вручную с бумажного носителя, так и загружены с помощью функции электронного обмена.

В режиме СПРАВКА О ПЕРЕЧИСЛЕНИИ ПОСТУПЛЕНИЙ В БЮДЖЕТ выполнить настройку документа на типовую операцию по отражению доходов. Окно ввода/редактирование документа содержит закладки Реквизиты, Таблица, Операции и проводки. На закладке Реквизиты при оформлении нового документа указать дату создания документа и его дату проведения в бухгалтерские регистры. Указать год, за который предоставлена справка и номер документа. На закладке Таблица внести показатели из Справки о перечислении поступлений в бюджеты или иного документа, предоставленного органами Федерального казначейства. Добавление новой строки в таблицу выполняется по кнопке (добавить), удаление – по кнопке (удалить).

По окончании ввода данных нажать кнопку <Заполнить проводки>. На закладке Операции и проводки будут автоматически сформированы проводки по заданной в настройке типовой операции. Проводки формируются по каждому коду бюджетной классификации. Аналитические признаки «КБК» и «ОСГУ» заполняются автоматически на основании кодов бюджетной классификации, указанных на закладке Таблица.

Для приема информации в электронном виде следует воспользоваться функцией загрузки, назначенной кнопке Импорт. На экране появится окно выбора директории, где следует указать каталог приема данных и установить формат протокола. Запуск функции на выполнение – кнопка <Импорт>. Об окончании процедуры пользователь будет извещен надлежащим сообщением.

14  ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

Задача ОБЯЗАТЕЛЬСТВА предназначена для автоматизации расчетов с дебиторами/ кредиторами, учета операций по движению и наличию денежных средств на расчетных счетах учреждения. Задача обеспечивает: обработку платежных документов пользователя; учет договоров и контрактов на принятие бюджетных обязательств; учет доверенностей на получение товарно-материальных ценностей; получение Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для оформления счетов-фактур за оказанные услуги (выполненные работы) помимо общих справочников, необходимо заполнить справочник УСЛУГИ. Задача ОБЯЗАТЕЛЬСТВА

Счет фактура полученная (выданная)

Полученная счет-фактура, оформляется в режиме СЧЕТ-ФАКТУРА ПОЛУЧЕННАЯ.

При входе в режим формируется реестр, содержащий данные о введенных счетах-фактурах. Заполнение нового документа производится по кнопке (добавить), откроется окно ввода/корректировки счетов-фактур, состоящее из шапочной и табличной частей.

Поля «Покупатель» и «Продавец» в шапке документа заполняются из справочников. На логическом поле «Он же грузоотправитель» проставляются флажки в случае, если организация-продавец является грузоотправителем. Номер счета-фактуры и дата вводятся вручную, номер расчетно-платежного документа заполняется в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Для ввода строки в табличной части окна – нажать кнопку (добавить). Выбрать к какому типу относится материальная ценность. Если счет-фактура оформляется за оказанные услуги, в раскрывающемся списке выбрать строку «Услуги». В зависимости от выбранного типа, при заполнении графы «Материал» по клавише <Enter>, откроется соответствующий справочник. После того, как будет выбран номенклатурный номер или вид услуги, поле «Наименование» заполнится автоматически. Поле «Единица измерения» заполняется из справочника, далее проставить количество, цену, сумму акциза по подакцизным товарам, размер налоговой ставки. Полная стоимость с учетом налога рассчитается программой.

Строки таблицы можно копировать, удалять, распечатывать, используя соответствующие кнопки на панели инструментов.

СЧЕТ-ФАКТУРА ВЫДАННАЯ оформляется по аналогии. Если по выданному счету-фактуре необходимо дать проводку, в справочник ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ завести запись «Счет-фактура» и режиме ПРОЧИЕ ОПЕРАЦИИ оформить соответствующую проводку.

Инвентаризация расчетов

Режим предназначен для проведения инвентаризации расчетов и формирования на основании полученных данных Акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

При входе в режим открывается реестр, сформированных документов. При создании нового документа на закладке Реквизиты автоматически заполняются дата и номер документа. Пользователь задает период проведения инвентаризации расчетов, проставляет номер ведомости. Далее, с помощью кнопки <Заполнить список> в табличной части окна будет автоматически сформирован реестр счетов, настроенных на задачу «Обязательства», представленный в разрезе организаций дебиторов/кредиторов. Сформированный список можно отредактировать с помощью кнопки (удалить). Таблица состоит из следующих колонок: номер счета, наименование счета, код организации, наименование организации, ФИО (физ. лицо), Сумма по Дебету, Сумма по Кредиту, Подтвержденная, С истекшим сроком. Суммы по дебету и кредиту заполняются программой на основании аналитических остатков по организации дебитору/кредитору. Колонки «Подтвержденная» и «С истекшим срокам» заполняются пользователем на основании подтвердительных документов. Если сумма по факту равна сумме по бухгалтерскому учету, то по кнопке (автозаполнение) можно суммы продублировать, предварительно пометив флажком строку, по которой выполняется автозаполнение. Если сумма по факту отличается от суммы на бухгалтерских счетах, то строка становится красной. На закладке Комиссия указать табельные номера членов комиссии во главе с председателем, проводивших инвентаризацию. На закладке Операции и проводки при необходимости на сумму расхождения данных можно оформить проводки. Если по документу проводки не оформлены, то сумма по документу будет равна общей сумме фактических данных.

Кнопка <Печать> предназначена для создания печатной формы документа «Инвентаризационная опись», поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф.0504089). Сумма дебиторской задолженности попадает в раздел документа «Дебиторская задолженность» в графу «Всего». Сумма кредиторской задолженности соответственно в раздел «Кредиторская задолженность». Сумма из колонки «Подтвержденная» попадает в графу документа «Подтвержденная дебиторами», сумма колонки «С истекшим сроком» - в графу «С истекшим сроком исковой давности». При отсутствии в проводках кода организации в акте инвентаризации вместо наименования организации будут пустые строки.

Из реестра сформированных документов, используя кнопку можно вывести на печать Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504092).

Платежное поручение

Оформление платежных поручений организация-пользователь ведет в режиме Навигатор - Платежное поручение.

При входе в режим открывается реестр, введенных платежных поручений за рабочий период. Колонки реестра составляют основные сведения о документе: номер и дата документа, дата проведения, наименования получателя, счета плательщика и счет получателя, сумма по документу. В строке состояния отражается итоговая сумма по всему реестру. Перед вводом нового документа необходимо выполнить настройки - кнопка , открывается окно, содержащее закладки. В закладке Настройки печати настраиваются значения, учитываемые при формировании печатной формы платежного поручения. Не зависимо от выполненной настройки при выгрузке платежных поручений используется краткое наименование банка плательщика/получателя.

С помощью селективных кнопок «Foxpro» и «EXCEL» пользователь может выбрать вариант вывода платежного поручения на печать. Формат «EXCEL» – дает возможность корректировки данных в сформированном документе, но размер платежного поручения не зафиксирован, т. е. размер, полученного документа может не совпадать с требованиями, предъявляемыми в инструкции. Формат «Foxpro» – не дает возможности корректировки данных, но размер документа зафиксирован и отвечает требованиям инструкции. На следующих четырех закладках НП(лиц), НП(расп), НП(внеб), НП(расч) выполняются настройки, отвечающие за вид текста «назначение платежа» в печатной форме документа. Для лицевого, расчетного, внебюджетного, расчетного счетов вид текста настраивается отдельно на соответствующих закладках. По кнопке <Настройка БК> вызывается справочник НАСТРОЙКА БЮДЖЕТНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ. Справочник предназначен для настройки порядка вывода строк бюджетной классификации в печатной форме платежного поручения.

Если на закладке Назначение платежа платежного поручения заполнено хотя бы одно поле, программа при формировании печатной формы документа обращается к формату наименования, введенного в поле «Получателя налоговых платежей». Выполнить настройки в закладке Связи необходимо для того, чтобы при оформлении платежного поручения в программе не нужно было дважды заполнять одни и те же реквизиты. На закладке Автозаполнение настраиваются данные, заполняемые автоматически при формировании нового документа. Параметры закладки Экспорт позволяют настроить файл выгрузки в соответствии с требованиями казначейства.

После завершения настроек заполняются реквизиты платежного поручения в окне ввода/редактирования, вызываемом по кнопке (добавить) на панели реестра документов. Закладка Реквизиты содержит сведения, которые должны выводиться в шапке документа. В поле «Дата проводки» вводится дата проведения операции. По кнопке датой проведения проставляется расчетная дата. Незаполненное поле «Дата проводки» означает, что документ не проведен. В поле «Дата документа» программа по умолчанию проставляет расчетную дату (дату можно изменить, используя встроенный календарь). «Номер» - автоматически заполняется номер по порядку. Из раскрывающегося списка выбрать «вид платежа». Поля «Плательщик» и «Счет плательщика» должны быть заполнены на основании данных режима СОБСТВЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ. Поля «Получатель» и «Счет получателя» заполняются из справочника УЧРЕЖДЕНИЯ\ОРГАНИЗАЦИИ. Остальные поля заполняются на основании данных, введенных при настройке платежного поручения (закладка Автозаполнение). Флажок на поле «Показать БК в назначении платежа» ставится, если необходимо в назначение платежа включить коды бюджетной классификации. Коды бюджетной классификации заполняются на основании кодов ЭКР, ВКР, при вводе аналитических признаков на закладке Операции и проводки платежного поручения.