Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 28 )

2.  Проверить контрольные соотношения по рассчитанным формам.

3.  При необходимости полученные документы вывести на печать.

4.  Завести данные по инспекциям вручную или выполнить прием данных в электронном виде.

5.  Выполнить проверку контрольных соотношений по принятым формам.

6.  Рассчитать сводные данные.

7.  Выполнить проверку контрольных соотношений по сводным документам.

8.  При необходимости сводные отчеты вывести на печать.

9.  Произвести выгрузку сводных данных на федеральный уровень.

ПОРЯДОК РАБОТЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ МЕСТНОГО УРОВНЯ

1.  Произвести расчет данных по всем формам.

2.  Выполнить проверку контрольных соотношений.

3.  Вывести на печать полученные документы.

4.  Произвести выгрузку полученных данных на региональный уровень.

В задаче также можно получить выходные формы по новой инструкции «Журналы операций» и Сводную оборотно-сальдовую ведомость по всем задачам комплекса, отчет «Баланс исполнения бюджета» и Главную книгу.

Работа с отчетными формами

Все операции по расчету показателей реализованных в задаче отчетов, экспорту, импорту, составлению сводных отчетов, выполняются в режиме «Работа с отчетами». Окно режима «Работа с отчетами» разделено на 3 части, представляющие собой табличные списки. Два из них «Список отчетов» и «Список организаций» вспомогательные, выбранные с их помощью условия являются критериями для отбора списка форм в основное окно «Рассчитанные формы».

Список отчетов (верхняя левая таблица) содержит перечень форм бухгалтерской отчетности, реализованных в комплексе. Список рассчитанных (импортированных) форм отчетов, наименования которых помечены в нем флажками, будет выведен в части окна «Рассчитанные формы». С помощью кнопки можно вывести на печать контрольные соотношения по текущей форме.

Список организаций (нижняя левая таблица) – в данном окне содержится список учреждений. Для учреждения регионального уровня список составят наименование учреждений, внесенных в СПРАВОЧНИК ОРГАНИЗАЦИЙ/УЧРЕЖДЕНИЙ с типом «подведомственная», а также наименование своего учреждения. В представленном списке флажками отметить наименование организаций, по которым необходимо видеть отчеты в части окна «Рассчитанные формы».

Рассчитанные формы (правая часть окна) - отражает перечень отчетных форм (сводные отчеты, импортированные отчеты, отчеты, сформированные в комплексе), отобранных с учетом назначенных условий. Рассчитанные формы, доступ к которым закрыт для редактирования, выделены серым курсивом. Устанавливается запрет на редактирование с помощью кнопки (запретить редактирование). Помимо выбора формы и учреждения условия отбора можно конкретизировать с помощью дополнительных параметров. К дополнительным параметрам относятся логические поля и раскрывающиеся списки:«Годовые» – наличие флажка на данном поле и указанный год означают, что в список попадут годовые отчеты за указанный год; «Квартальные» – наличие флажка на данном поле и номер квартала, означают, что в список попадут квартальные отчеты за указанный квартал; «Месячные» – наличие флажка на данном поле и название месяца означают, что в список попадут месячные отчеты, сформированные за указанный месяц. Если для квартальных и месячных отчетов из раскрывающихся списков выбрать элемент «все», то в списке отразятся все месячные и квартальные отчеты, сформированные в программе с начала года. Т. к. одна форма отчета за один и тот же период может создаваться пользователем неоднократно, каждому новому сформированному и сохраненному отчету автоматически присваивается порядковый номер, начиная с «0». Для того чтобы в список форм отчетности попадали только последние версии отчетов, необходимо включить параметр «Только последние версии». Данная настройка распространяется на все виды отчетных форм.

Следующая группа параметров предусмотрена для использования на региональном уровне и зависит от выбранного в вышеуказанных настройках периода: «Рассчитанные» – в список попадут только отчеты, сформированные на своей базе с учетом предыдущих настроек. «Сводные» – в список попадут сформированные в задаче сводные отчеты.«Импортированные» – в списке будут присутствовать отчеты подведомственных учреждений, полученные путем импортирования. «Измененные» - в список попадут формы, в которых установлен флажок на поле «Изменить настройки аналитических признаков». При изменении настроек список отчетов обновляется автоматически.

На панели инструментов предусмотрены сервисные кнопки: (выделить все), (снять отметки), (обновить), а также кнопки: Новая форма, Открыть форму, Удалить форму – для выполнения операций создания, редактирования, удаления записей. Кнопка (удалить недействующие версии форм) позволяет удалить версии форм, старшие той на которой установлен в данным момент курсор, при этом текущей форме присваивается номер первой версии, т. е. нулевой. Формы более новых версий при выполнении данной операции не затрагиваются. Кнопка (проверить помеченные формы) предназначена для осуществления проверки внутридокументных контрольных соотношений по формам, отмеченным в списке флажками. Кнопка (запретить редактирование) предназначена для установки запрета на редактирование текущей формы или группе форм, отмеченных в списке флажками. Для снятия запрета, пользователь, имеющий права Администратора или главного бухгалтера, должен в окне редактирования каждой формы убрать флажок с поля «Запрет редактирования».

Функциональные кнопки, расположенные в нижней части окна, позволяют выполнить импорт, экспорт форм, а также рассчитать сводный отчет. После выхода из режима установленные параметры не сохраняются.

При оформлении нового отчета по кнопке (добавить), в списке отчетных форм, реализованных в программе, активизировать строку с выбранным отчетом и нажать кнопку <ОК>. Для изменения показателей рассчитанного отчета, в части окна «Рассчитанные формы» выбрать форму подлежащую корректировке и нажать кнопку (открыть форму). И в том и другом случае на экран генерируется окно ввода/корректировки, вид окна зависит от выбранного отчета.

Для получения отчетов «Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования Ф-4ФСС, Ф-5, Ф-6» предварительно выполнить настройку в режиме НАСТРОЙКИ®НАСТРОЙКИ ОТЧЕТОВ®НАСТРОЙКИ ФОРМЫ ОТЧЕТНОСТИ. В окне режима необходимо последовательно заполнить все поля ввода. В основном при вводе используются элементы СПРАВОЧНИК КАУ.

Порядок заполнения форм отчетов примерно одинаков для всех форм задачи, что позволяет дать некоторые общие рекомендации по формированию отчетных документов.

Наименование и количество закладок окна документа зависит от настройки вида отчета, исключение составляет закладка Реквизиты, присутствующая во всех формах. Информация закладки выводится при печати в шапку документа. Код и наименование формы заполняются при выборе типа формы. Поле «Версия» автоматически заполняется порядковым номером расчета данной формы. В дальнейшем при формировании сводных документов, при выполнении режима экспорта данных, будет использована только последняя версия отчета. Период заполняется автоматически в зависимости от настройки отчета. В поле «Организация» по умолчанию выводится наименование собственного учреждения. Параметр «Запрет редактирования» показывает, закрыт или открыт доступ к редактированию данного отчета обычным пользователям. Содержание остальных закладок, как правило, представлено в табличном виде, с индивидуальной панелью инструментов. Количество закладок, содержание записей таблиц зависит от вида выбранного отчета. Если отчет составлен пользователем, то вид окна будет зависеть от заданной структуры. Параметр «Изменить настройки аналитических признаков» включается при необходимости задания аналитических признаков отличных от тех, которые заданы при настройке формы. В этом случае программа выдает предупреждающее сообщение о том, что форма после изменения не будет участвовать в расчете сводных отчетов, а также в экспорте форм. Если Вас это не устраивает необходимо в диалоговом окне нажать кнопку «Нет», для продолжения редактирования дать положительный ответ.

Кнопка <Рассчитать> предназначена для запуска функции расчета по всем показателям формы. В случае если данные отчета редактируются вручную, с помощью кнопки <Расчет итогов> можно произвести автоматический подсчет итоговых сумм в документе. Рассчитываются только ячейки с формулами:

ИТОГО - сумма в текущем столбце по кодам строк

ГР - сумма в текущей строке по кодам столбцов

Командная кнопка <Проверить КС> используется для проведения проверки условий контрольных соотношений. Настройка условий контрольных соотношений выполняется в режиме РЕДАКТОР СТРУКТУРЫ ОТЧЕТОВ (папка НАСТРОЙКИ).

Распечатать полученный документ можно по кнопке <Печать>, при наличии вспомогательных отчетов они выводятся на печать вместе с основными. Перед печатью документ обязательно сохранить, нажав соответствующую кнопку. Если рассчитанный отчет не отразился в реестре документов, необходимо нажать кнопку (обновить) на панели реестра документов.

Для автоматизации основных процессов деятельности бухгалтерий бюджетных учреждений по составлению сводных отчетов по формам месячной, квартальной и годовой отчетности предназначена кнопка <Свод>.