Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 5 )

Порядок расположения колонок так же может быть изменен. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на названии колонки и удерживая кнопку нажатой, переместить колонку в нужное место. После закрытия окна установленные параметры сохраняются. Проводки из реестра можно удалять. Если удалить все проводки, относящиеся к одному документу, то он автоматически будет удален из журнала документов. Для ввода новой проводки следует нажать кнопку (добавить) на панели инструментов.

Проводкам, введенным вручную, т. е. через режим ЖУРНАЛ ПРОВОДОК, присваивается вид документа «Прочие операции», который не имеет своих реквизитов, как другие документы, а содержит только проводки.

7  журнал документов

Режим УЧЕТ - ЖУРНАЛ ДОКУМЕНТОВ предназначен для хранения информации о документах, сформированных в комплексе и относящихся к эксплуатируемой задаче. Режим Журнал документов представлен во всех бухгалтерских задачах комплекса. Ограничений на ввод документов, не относящихся к текущей задаче, не существует. Однако следует иметь в виду, что в журнале будут отражаться только документы по бухгалтерским операциям, содержащим счета, настроенные на текущую задачу. Количество записей в реестре документов ограничено рабочим периодом. Документы, дата создания которых выходит за пределы рабочего периода, в реестре не видны.

учет первичных документов

На основании первичных учетных документов, поступивших в бухгалтерию, оформляются, хозяйственные операции. В комплексе «Смета-КС» ведение учета первичных документов осуществляется одновременно с вводом по ним бухгалтерских записей. В основном данная функция, помимо режимов по вводу/просмотру проводок и документов пункта меню УЧЕТ, выполняется в режимах, предназначенных для учета первичных документов.

Оформление первичных документов выполняется через окно «Навигатор». Для этого в корневой папке задачи следует выбрать строку, обозначенную значком и соответствующую по названию вводимому документу. Заголовком появившегося окна является название выбранного документа, содержание - реестром сформированных документов данного вида. Для работы со списками на панели инструментов расположен набор кнопок.

Обязательное условие перед вводом первого документа - выполнение его настройки по кнопке (настройка) на панели инструментов. Вид окна настройки зависит от выбранного документа. Как правило, режим предназначен для настройки связи между аналитическими признаками проводки и полями в шапке документа, а так же типовой операции, на основании которой будет формироваться проводка. Кнопка (провести) используется для проведения документа. Проведением документа называется отражение в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ. Для некоторых видов документов проведение может не использоваться. К ним относятся виды документов, не влияющие на бухгалтерские итоги. Кнопка становится активной, если установить курсор на строку документа, у которого не заполнена графа «Проведен». После нажатия кнопки последует автоматическое заполнение графы рабочей датой. Если дата не отразилась следует нажать кнопку (обновить). В процессе проведения происходит запись проводок операции в РЕЕСТР ПРОВОДОК по задаче. Для создания выходного документа служат кнопки (печать) и (экспорт в файл). В зависимости от вида документа любая из них может отсутствовать.

При работе с документами в программе реализованы дополнительные сервисные функции. Функции сортировки и фильтрации данных относятся к вспомогательным функциям программы и могут быть использованы в тех режимах комплекса, где к ним есть доступ. Когда окно справочника или документа открывается для просмотра или выбора из него нужного элемента, строки в справочнике могут быть упорядочены по коду, по наименованию элементов или по произвольному реквизиту. Для быстрой смены порядка сортировки можно воспользоваться кнопкой мыши. Для этого необходимо выполнить следующие действия: подвести указатель мыши к реквизиту, по которому необходимо отсортировать элементы справочника, дождаться когда курсор приобретет вид стрелки «вниз» ê,дважды щелкнуть мышью и справочник будет отсортирован (наименование реквизита, по которому отсортирован справочник, выделяется жирным шрифтом). Если колонка содержит цифровые данные - сортировка выполняется в порядке возрастания номеров, если содержит наименования - в алфавитном порядке от А до Я.

Порядок сортировки можно задать, используя кнопку (сортировка). Кнопка (сброс настроек) используется для удаления настроек последней сортировки. Используя кнопки и можно перемещать знаки, задающие порядок сортировки с одного реквизита на другой (вверх или вниз по списку). После того, как порядок сортировки будет установлен, нажать кнопку <Выполнить>.

В программе существует возможность при просмотре стандартных списков автоматической фильтрации записей. Для выполнения данной функции предназначена кнопка на панели инструментов (автофильтр). Функция работает по принципу сортировки элементов списка. Для снятия фильтра нажать кнопку (убрать фильтр).

Необходимо помнить что, применение функции удаления в реестрах, на которых установлен фильтр, приведет к удалению всех записей, отобранных по условию.

8  Нефинансовые активы

Задача НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ предназначена для автоматизации бухгалтерского учета основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов и материальных запасов, относящихся к разделу Нефинансовые активы нового плана счетов. Задача обеспечивает отражение в регистрах учета поступления объектов, их перемещения внутри учреждения и выбытия, начисления амортизации на основные средства, поступления объектов нефинансовых активов, переданных с баланса вышестоящего учреждения, для учета операций по передачи объектов нефинансовых активов. Учет ведется в разрезе инвентарных/номенклатурных номеров по местам их хранения и материально-ответственным лицам (МОЛ). Задача обеспечивает ведение инвентарных карточек аналитического учета, печать регистров, наличия и движения объектов по местам их хранения и эксплуатации.

Перед началом работы проверить настройку плана счетов, относящихся к разделу НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ. Обязательные аналитические признаки: Количественно-суммовой учет, учет задолженности, ЭКР, организация-учреждение, сотрудник (МОЛ), для счета 010500000 проставить признак Материалы, для остальных НФА - Основное средство.

Инвентарная карточка

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.

Арендованные основные средства учитываются у арендаторов на забалансовом счете 01 "Арендованные основные средства" под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем, кроме финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя).

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках:

Инвентарная карточка учета основных средств;

Инвентарная карточка группового учета основных средств.

Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета объектов библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств. Лица, ответственные за хранение основных средств, ведут Инвентарные списки нефинансовых активов, за исключением библиотечных фондов, драгоценностей и ювелирных изделий.

Формирование картотеки на объекты основных средств, принадлежащие учреждению, выполняется в режиме НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ.

Режим НЕФИНАНСОВЫЕ АКТИВЫ представлен в виде картотеки объектов, объединенных общим разделом плана счетов «Нефинансовые активы». При входе в режим откроется картотека, содержащая карточки учета нефинансовых активов организации. Окно режима состоит из двух взаимоувязанных частей: левая часть содержит коды и наименования групп материальных ценностей (справочник ГРУППЫ АКТИВОВ), правая – список материальных ценностей, входящих в текущую группу. При активизации той или иной группы в правой части окна будут отражаться инвентарные карточки материальных ценностей, относящихся к текущей группе активов. Если объект не относится к группам, перечисленным в справочнике, то ему проставляется нулевой код, и отражаться данная карточка будет в группе «00000 Группа не определена». Первоначально созданные карточки попадают в данную группу. Данный порядок учета подразумевает первичное отсутствие инвентарных номеров у объектов.