Краткие методические рекомендации по работе с программным комплексом «Бухгалтерский учет исполнения сметы расходов» (стр. 22 )

Справочник «ГРУППЫ НАЧИСЛЕНИЙ» разработан для осуществления гибкой настройки системы отчетов. Содержит перечень групп начислений, используемых в дальнейшем при расчете начислений по заработной плате.

При входе в режим открывается окно стандартного списка комплекса, содержащее перечень введенных групп. Ввод новой записи в таблицу выполняется с помощью кнопки (добавить). На экране появится окно выбора, содержащее реестр начислений. В окне выбора предусмотрено использование функций сортировки записей, фильтрации. В реестре флажками необходимо отметить записи с начислениями, которые будут входить в создаваемую группу. Подтверждение сделанного выбора – кнопка <Выбрать>. Например, расчет очередного отпуска должен производиться от оклада, надбавок, сумм премий, материальной помощи. Следовательно, в группу начислений для отпуска должны входить все указанные начисления, они и будут составлять базу для расчета. Аналогичным образом продолжить создание групп.

Если организация, эксплуатирующая комплекс, пользуется северными и районными коэффициентами, то для их расчета необходимо завести группы «Начисления по северным коэффициентам» и «Начисления по районным коэффициентам», они должны включать в себя те виды начислений, на которые будут рассчитываться северные и районные надбавки. В группы начислений, касающихся больничных и расчетов по среднедневному заработку необходимо включить коды начислений по северным и районным. Для правильного расчета начислений разным видам премий (месячных, квартальных, разовых) необходимо создать разные группы: Группа для начисления премии месячной, Группа для начисления премии квартальной и т. д. Сохранить введенные данные по кнопке <Сохранить> и выйти из окна редактирования.

Справочник «УДЕРЖАНИЯ» поставляется заполненным, при необходимости редактируется пользователем, используется при расчете удержаний с начисленных сумм. Элементы в справочнике представлены в табличном виде. Код и наименование вида удержания вводятся с клавиатуры. На поле «Способ расчета удержания» выбрать алгоритм расчета для каждого вида удержания: для НДФЛ – указать ставку (13, 30, 35%), для удержаний, рассчитываемых как процент от базовой суммы – выбрать элемент «процент», для удержаний, производимых суммой – выбрать элемент «сумма».На поле «Типовая операция» с помощью справочника указать типовую операцию, на основании которой будут формироваться проводки. Для кода удержания НДФЛ необходимо указать дополнительную типовую операцию, по которой будет создана проводка на сумму НДФЛ, рассчитанную от части пособий по листкам нетрудоспособности, оплачиваемых за счет ФСС.

В табличной части окна «База расчета» выполняется настройка на коды начислений, с которых будет производиться данное удержание. При добавлении новой записи в открывшемся окне из справочника начислений флажками отметить выбранные записи. В окне выбора предусмотрено использование функций сортировки и фильтрации записей, что позволяет осуществить быстрый отбор записей по заданным критериям. Подтвердить выбор нажатием командной кнопки <Выбрать>. В таблице отразятся выбранные коды начислений, которые и составят базу расчета для данного вида удержания. Для удержаний фиксированной суммой база расчета остается пустой.

Если организация ведет расчет надбавок за работу в местности с тяжелыми климатическими условиями, для расчета налога на доходы ФЛ необходимо данному коду удержания проставить в зависимость коды начислений по районным и северным коэффициентам. Для учета депонированных сумм необходимо завести отдельный код и настроить его следующим образом: способ расчета – суммой, в базу расчета должны войти все коды начислений из справочника Начисления.

Кнопка <Заполнить все> предназначена ввода в таблицу всех кодов начислений, содержащихся в справочнике НАЧИСЛЕНИЯ. Для редактирования сформированного реестра можно использовать кнопки панели инструментов.

Для видов удержаний по НДФЛ с помощью кнопки <Ставки> можно открыть для просмотра размер ставок по данному налогу, введенные в справочнике СТАВКИ УДЕРЖАНИЙ/ ОТЧИСЛЕНИЙ. Сохранить введенные данные по кнопке <Сохранить> и выйти из окна редактирования.

Справочник «ОТЧИСЛЕНИЯ» поставляется заполненным, при необходимости редактируется пользователем, содержит перечень фондов, в которые осуществляются отчисления с доходов служащих. Элементы в справочнике представлены в табличном виде. На закладке Общие сведения заполняется вид отчисления (принадлежность фонда к единому социальному налогу), ВКР. Для отражения данных по необходимо каждому фонду отчислений сделать настройку типовой операции. В группе полей «Сведения о получателе» заполняются наименование получателя, как правило, управления федерального казначейства, и реквизиты банка, через который осуществляется платеж. Реквизит «Регистрационный № в фонде» заполняется регистрационным номером работодателя в фонде. Командная кнопка <Ставки> позволяет открыть, не выходя из режима, ставки по настраиваемому отчислению, выбранные из справочника СТАВКИ УДЕРЖАНИЙ/ ОТЧИСЛЕНИЙ. На закладке База расчета выполняется настройка на коды начислений, с которых будет производиться расчет отчисления в данный фонд. Добавить новую запись – кнопка . В открывшемся окне из справочника начислений флажками отметить выбранные записи. В окне выбора предусмотрено использование функций сортировки и фильтрации записей, что позволяет осуществить быстрый отбор записей по заданным критериям. Подтверждение сделанного выбора - командная кнопка <Выбрать>. В таблице отразятся выбранные коды начислений, составляющие базу расчета для данного отчисления. Аналогичным образом выполнить настройку других видов отчислений.

Справочник «СТАВКИ УДЕРЖАНИЙ/ОТЧИСЛЕНИЙ» поставляется заполненным, содержит регрессивную шкалу ставок ЕСН, и размеры максимальных ставок. В зависимости от настройки, производимой непосредственно при расчете отчислений по ЕСН, будет применяться максимальная ставка или регрессивная шкала ставок. Помимо ставок отчислений в данный справочник заносятся ставки подоходного налога, используемые при расчете НДФЛ. Пользователь имеет возможность самостоятельно завести необходимые записи в справочник.

Справочники «Учет рабочего времени»

Табель учета рабочего времени применяется для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы.

В программе предусмотрено автоматическое формирование табеля. При этом используются определенные настройки, предусмотренные перечисленными справочниками – учитываются выходные и праздничные дни, график работы сотрудников. Справочники данной группы поставляются заполненными. Пользователю перед вводом в комплекс сведений о служащих необходимо просмотреть все справочники этой группы, в случае необходимости откорректировать.

Справочник «Праздничные дни» используется при формировании данных по табелю, при расчете больничных, отпускных. В него заносятся все праздничные дни, в том числе приходящиеся на выходные.

Справочник «Типы дней» содержит список типов дней (рабочие, больничные, командировочные и т. п.). Используется при формировании табеля.

В справочник «Виды графиков» заносятся данные по каждому рабочему графику, существующему на предприятии. Данные о видах графиков работ позволяют формировать графики для рабочих недель с произвольным числом рабочих и выходных дней. Обязательно указать дату отсчета, т. е. дату начала действия данного графика. Параметр «Учет праздничных дней» позволяет выключать учет праздничных дней при формировании графиков работ. Если параметр не включен праздничные дни в графике будут отражаться как рабочие.

Справочник «Причины нетрудоспособности» содержит виды причин нетрудоспособности с указанием процентов оплаты, используемых при расчете пособия. Если в справочнике процент оплаты не указан, то расчет пособия ведется исходя из непрерывного стажа работника.

Справочник «Виды отпусков» поставляется заполненным. При необходимости пользователь может вносить свои корректировки и добавлять новые записи.

Справочник «Графики работ» используется для автоматического формирования табеля. Отсутствие заполненного графика на определенный месяц не позволит сформировать табель за данный месяц. Для автоматизации работ по заполнению графика можно воспользоваться режимом РЕГЛАМЕНТЫ®АВТОЗАПОЛНЕНИЕ®ЗАПОЛНЕНИЕ ГРАФИКА РАБОТ НА ГОД. После запуска указанного режима выбранный вид графика будет заполнен на весь год. Стоит быть предусмотрительным при выполнении данной операции, если она выполняется не с начала года и уже существуют заполненные графики работ. График можно вручную отредактировать.

Если организация начинает эксплуатацию комплекса не с начала года и на счетах по ведению учета заработной платы имеются депонированные суммы, то их необходимо указать в режиме СПРАВОЧНИКИ®ВВОД ПЕРОВНАЧАЛЬНЫХ ОСТАТКОВ. Данный режим не стоит путать с режимом ОСТАТКИ ПО СОТРУДНИКАМ, где суммы задолженности указываются в разрезе сотрудников и эти данные не отражаются на бухгалтерских счетах.

Личная карточка

Начало работы начинается с заполнения личной карточки сотрудников. Выполняется в режиме СПРАВОЧНИКИ - СПИСКИ СОТРУДНИКОВ. Режим предназначен для хранения индивидуальных сведений по каждому работнику, необходимых для расчета заработной платы.

При входе в режим в левой колонке отразятся все структурные подразделения организации. На панели инструментов нажать кнопку и тогда в правой части таблицы, отразятся все сотрудники организации. По кнопке (личные данные) открывается личная карточка сотрудника. Верхние строки окна «Личная карточка работника» содержат кадровые сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, табельный номер, подразделение и занимаемая должность. Для каждого сотрудника на закладке Система оплаты расположены реквизиты формы, определяющие основные показатели системы оплаты работников. Поле «Статус работника» заполняется в задаче КАДРЫ. «Система оплаты труда» заполняется выбором из раскрывающегося списка нужного элемента. Размер оклада, количество ставок, процент оплачиваемого аванса заполняются с клавиатуры. Поле «Разряд по ЕТС» заполняется из справочника «Тарифная сетка» для расчета оплаты служащим, работающим по скользящему графику. Кнопка Расчет предназначена для расчета тарифа на основании указанного разряда, и тарифной ставки первого разряда из справочника «Настройки по зарплате». Поле «График работы» заполняется из справочника «Графики работ» и используется при автоматическом заполнении табеля. Организации, в которых применяются климатические надбавки, должны указать процент северной надбавки и размер районного коэффициента. Районный коэффициент заполняется в личных карточках служащих, живущих в местности, где районный коэффициент отличается от районного коэффициента организации-работодателя. В этом случае в расчетах будет участвовать данный коэффициент. Если в личной карточке коэффициент нулевой, надбавка считается исходя из коэффициента указанного в справочнике «Настройка по зарплате». Размер коэффициента указывается не в процентном, а в числовом выражении. Например, если надбавка за работу в местности с тяжелыми климатическими надбавками составляет 30%, то коэффициент составит 1,3.