Регламент письменной корреспонденции (стр. 26 )

Письменная карта

1.        Письменная карта CN 31 сопровождает каждую депешу, за исключением депеш с почтой в большом количестве и депеш, предназначенных для прямого доступа во внутренний режим. Письменная карта вкладывается в конверт, на котором четкими буквами указывается «Feuille d’avis» («Письменная карта»). Если в депешу вложены отправления с объявленной ценностью, то этот конверт должен быть розового цвета, если их в депеше нет, то конверт должен быть синего цвета. Этот конверт снаружи прикрепляется к пакету или емкости с заказными отправлениями. При отсутствии заказных отправлений конверт, по возможности, прикрепляется к пачке с простыми отправлениями.

2.        Депеши с почтой в большом количестве сопровождаются письменной картой CN 32 в соответствии с положениями статьи РК 186.

3.        Что касается депеш, для которых предусмотрен прямой доступ во внутренний режим, то назначенные операторы договариваются между собой о документации, которая должна использоваться. Речь может идти об измененной письменной карте CN 31 или другом взаимоприемлемом документе, как ведомость, касающаяся внутренней почты.

4.        За исключением случаев, предусмотренных в статьях РК 182.1 и РК 183.2, если в депеше нет заказной почты или почты с объявленной ценностью, назначенные операторы могут договариваться в двустороннем порядке о том, чтобы прикреплять письменную карту снаружи к одной из емкостей депеши в прочном непромокаемом конверте, который мог бы защитить ее при транспортировке.

5.        В обмене между странами, назначенные операторы которых договорились между собой по данному вопросу, отправляющее учреждение обмена пересылает воздушным путем один экземпляр бланка CN 31 в учреждение обмена назначения. Назначенные операторы на основе специальных соглашений могут договариваться между собой о том, чтобы к депешам с вложением исключительно порожних емкостей не прилагалась письменная карта.

6.        Назначенные операторы могут договориться на двусторонней или многосторонней основе об обмене письменными картами или касающимися их данными с использованием электронных средств связи. В этом случае они могут принять решение, чтобы депеши, которыми они обмениваются, не сопровождались бумажным бланком письменной карты CN 31.

7.        Отправляющее учреждение заполняет письменную карту со всеми подробностями в соответствии с печатным текстом бланка, учитывая при этом следующее:

Заголовок: Если письменные карты заполняются без использования автоматизированной системы, за исключением специальной договоренности, то отправляющие учреждения нумеруют письменные карты годовой серией номеров для каждого учреждения назначения отдельно для наземной почты, почты S. A.L. и авиапочты или приоритетной и неприоритетной почты. Таким образом, каждая депеша должна иметь свой номер. Ежегодно при отправке первой депеши на карте, кроме порядкового номера депеши, должен указываться номер последней депеши предыдущего года. Если серия депеш аннулируется, то отправляющее учреждение рядом с номером последней депеши делает отметку «Derniиre dйpкche» («Последняя депеша»).

7.2        Заголовок: Если письменные карты заполняются с использованием автоматизированной системы в соответствии с техническими стандартами ВПС, то отправляющие учреждения обмена должны последовательно нумеровать письменные карты одной серии депеш, начиная новую нумерацию в начале каждого календарного года. На каждой депеше должен быть указан отдельный номер отправки, причем нумерация следующих депеш увеличивается в возрастающей последовательности на единицу при каждой отправке и соответствует последующим датам отправки. При первой отправке каждого календарного года на письменной карте, кроме порядкового номера депеши, должен указываться порядковый номер последней депеши предыдущего года. Если серия депеш аннулируется, то отправляющее учреждение уведомляет об этом учреждение обмена назначения посредством поверочного уведомления.

Таблица 1: назначенные операторы могут договариваться между собой о том, чтобы в таблицу 1 письменных карт вписывались только емкости с красными ярлыками. Таблица 3: в таблице 3 письменных карт должны указываться общее количество заказных отправлений, включающее одновременно отправления, являющиеся предметом поименной записи, и отправления, являющиеся предметом записи общим счетом, и общее количество отправлений c объявленной ценностью, входящих в депешу. Если в депешу включены отправления c нарочным, то общее количество этих отправлений также должно быть указано в таблице 3 письменной карты. Количество заказных отправлений и отправлений с объявленной ценностью, относящихся к почтовой службе, а также количество возвращаемых в место подачи отправлений, освобождаемых от оплаты оконечных расходов, должно указываться в таблице 3 в графе под названием «Количество отправлений, возвращаемых в место подачи, за которые не взимаются оконечные расходы». Таблица 4: в этой таблице указывается количество емкостей, используемых отправляющим назначенным оператором, с одной стороны, и количество емкостей, возвращаемых назначенному оператору страны назначения, с другой. В надлежащем случае количество порожних мешков, принадлежащих какому-либо назначенному оператору, кроме того, которому депеша предназначена, должно быть указано отдельно, с указанием наименования этого назначенного оператора. Если два назначенных оператора договорились между собой только о записи мешков с красными ярлыками (7.3), то количество емкостей, используемых для заделки депеши, и количество порожних мешков, принадлежащих назначенному оператору страны назначения, не должны указываться в таблице 4. Если в депеше имеются отправления МККО, следует заполнить графу под названием «Autres indications» («Другие указания»), указав отдельно количество и вес емкостей и пачек МККО и общее количество отправлений МККО. Наличие простых или заказных отправлений наложенным платежом должно быть отмечено в соответствующей графе как при поименной записи, так и записи общим счетом. Если назначенные операторы договорились в соответствии с условиями, излагаемыми в статье РК 175, или в двустороннем порядке обмениваться депешами в емкостях помимо мешков, они должны записать в письменной карте CN 31 количество и вес каждого типа емкости. Поэтому бланк CN 31 должен быть адаптирован к тому, чтобы в нем могла быть записана такая информация. В тех случаях, когда назначенные операторы договорились в соответствии с условиями, излагаемыми в статье РК 175, или в двустороннем порядке сортировать свои исходящие депеши с международной почтой по типу формата, можно указывать количество емкостей и их вес по формату в письменной карте CN 31. В таких случаях следует предусмотреть включение сведений о формате в письменную карту CN 31.

8.        Назначенные операторы могут договариваться о включении дополнительных таблиц или граф в письменную карту или об изменении таблиц согласно своим потребностям, если они считают это необходимым.

9.        Если учреждение обмена не имеет отправлений для пересылки соответствующему учреждению и если по специальной договоренности между заинтересованными назначенными операторами письменные карты не нумеруются, то с очередной депешей направляется отрицательная письменная карта. Если речь идет о депешах, нумеруемых по годам, то отрицательная письменная карта не посылается.

Статья РК 180

Пересылка заказных отправлений

1.        Заказные отправления пересылаются с поименной припиской на одном или нескольких особых листах CN 33 в качестве дополнения к письменной карте. В этих листах должен указываться тот же порядковый номер депеши, который указан на письменной карте соответствующей депеши. При использовании нескольких особых листов они должны быть, кроме того, пронумерованы порядковым номером серии, относящейся к каждой депеше. Количество заказных отправлений, которые могут быть записаны в одном и том же особом листе, ограничивается числом, содержащимся в структуре соответствующего бланка. Общее количество заказных отправлений, входящих в депешу, должно указываться в таблице 3 письменной карты.

2.        Назначенные операторы, отправляющие более 100 000 заказных отправлений в год назначенному оператору назначения, должны отправлять все заказные отправления в одной серии почтовых депеш, выделяемой исключительно для заказных отправлений.

3.        Назначенные операторы могут договориться между собой относительно записи заказных отправлений общим счетом. Общее количество заказных отправлений, включенных в депешу, указывается в таблице 3 письменной карты. Если депеша состоит из нескольких емкостей с вложением заказных отправлений, то в каждая емкость, за исключением емкости, в которой находится письменная карта, вкладывается особый лист CN 33, в котором в отведенном для этого месте цифрами и прописью указывается общее количество заказных отправлений, пересылаемых в емкости. Количество заказных отправлений, вложенных в емкость, в которой находится письменная карта, указывается в таблице 6, предназначенной для этой цели.

4.        Заказные отправления и, в надлежащем случае, особые листы, предусмотренные в § 1, собираются в один или несколько отдельных пакетов или емкостей, которые должны быть соответствующим образом обернуты или заделаны и опечатаны или опломбированы так, чтобы предохранить вложение. Заделанные таким образом емкости и пакеты могут быть заменены мешками из пластического материала, запаянными горячим способом. Заказные отправления подбираются в каждом пакете в порядке их записи. Если используется один или несколько особых листов, то каждый из них вкладывается в связку тех заказных отправлений, к которым он относится, и помещается над первым отправлением в связке. В случае использования нескольких емкостей особый лист, в котором записаны содержащиеся в емкостях отправления, должен находиться в каждой из них.

5.        При условии договоренности между заинтересованными назначенными операторами и если это позволяет объем заказных отправлений, они могут быть вложены в специальный конверт с письменной картой. Этот конверт должен быть опечатан.