Современный менеджмент (стр. 31 )

Практика работы и анализ научной литературы подтверждают, что в управляющей системе, рабочих автономных группах, реализующих тот или иной деловой процесс (бизнес-процесс), критическими факторами успеха все более становятся:

·  Компетентность и качество персонала;

·  Напористость менеджмента;

·  Лидерские качества руководителей;

·  Организационная культура.

6.4. Бизнес – инжиниринг и реинжиниринг

Как уже было сказано раннее, «инжиниринг» бизнеса можно представить как совокупность приемов и методов, которые компания использует в проектировании бизнеса для своих целей. Необходимость инжиниринга была вызвана потребностью улучшения фирмами своего финансового положения. Проще говоря, компании стали искать дополнительные внутренние резервы эффективности, чтобы зарабатывать больше денег в более короткие сроки.

Компания должна быть организована таким образом, чтобы отслеживать постоянные изменения во внешнем мире. Компания не может быть неизменной, она должна стремиться удовлетворять запросы потребителей, не уступать сопернику в условиях жесткой конкуренции, совершенствовать свои внутренние процессы, развивать диапазон предлагаемых товаров и услуг и ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя сотрудникам творческую свободу.

Инжиниринг предусматривает новый способ мышления - взгляд на построение компании как на инженерную деятельность. Компания рассматривается как нечто, что может быть построено, спроектировано или перепроектировано в соответствии с инженерными принципами.

Риск при проведении инжиниринга достаточно велик, но те улучшения, которых можно добиться с помощью новых способов мышления, оказываются кардинальными.

Объектом реинжиниринга являются бизнес-процессы, а не компания. Компания проводит реинжиниринг не отделений производства или продаж, а осуществляет реинжиниринг (перепроектирование) работы, которую выполняют люди в этих подразделениях.

Дадим определение реинжиниринга.

Реинжиниринг – это радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений по решающим современным показателям деятельности компании, таким как стоимость, качество, сервис и темпы.

На начальной фазе реинжиниринга необходимо ответить на следующие фундаментальные вопросы о деятельности компании:

1.  Почему компания делает то, что она делает?

2.  Почему компания делает это таким способом

3.  Какой хочет стать компания.

Отвечая на эти вопросы, специалисты должны выявить и переосмыслить правила и предположения, положенные в основу ведения бизнеса. Часто эти правила оказываются устаревшими, ошибочными или неуместными.

Так, например, задача «Как эффективнее выполнить проверку пользовательского кредита?» содержит предположение, что надо осуществлять проверку кредита. Хотя во многих случаях цена проверки может превосходить потери являющиеся следствием отсутствия проверки. Итак, реинжиниринг начинается с того, что компания начинает осознавать, что она делает, как она это делает и затем концентрируется на том, что должно получиться в результате.

Ключевое слово радикальный означает, что перепроектирование должно затрагивать суть (корень) явления, а не поверхностные изменения.

Реинжиниринг – это своего рода изобретение, а не улучшение, увеличение или модификация.

Реинжиниринг не применяется в тех случаях, когда необходимо получить улучшение либо увеличение некоторых показателей деятельности компании на 10-20 %.

Проведение реинжиниринга целесообразно только в тех случаях, когда требуется достичь резкого (скачкообразного) улучшения показателей деятельности компании путём замены старых методов управления новыми.

Каковы же основные понятия, существующие в инжиниринге и реинжиниринге бизнеса?

Понятие «бизнес-процесс». Бизнес-процесс - это хозяйственный процесс, начинающийся с одного или более входов (заданий) и заканчивающийся созданием результата (продукции), необходимого клиенту.

Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т. е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству.

У организационных подразделений есть «имена» («производство продукции», «доставка продукции»), с ними должны быть связаны ответственные должностные лица («президент», « начальник подразделения») и бизнес процессы.

Основная цель – дать им эти названия, унифицировать их.

Макроцель - сборка оптимального бизнес-маршрута из отдельных его фрагментов (бизнес –процессов).

Любой унифицированный бизнес-процесс должен иметь свои характеристики: вход, стоимость. длительность. выход, качество и степень удовлетворения клиента.

Основные этапы реинжиниринга. Проект по реинжинирингу бизнеса включает четыре основных этапа.

1.  Разработка образа (vision) будущей компании. На этом этапе компания строит картину того, как следует развивать бизнес, чтобы достичь стратегических целей.

2.  Анализ существующего бизнеса. Проводится исследование компании и составляются схемы ее функционирования в настоящий момент.

3.  Разработка нового бизнеса. Разрабатываются новые и (или) измененные процессы и поддерживающая их информационная система. Подбираются прототипы, и осуществляется тестирование новых процессов.

4.  Внедрение нового бизнеса. На этом этапе новый проект внедряется в бизнес.

Необходимо подчеркнуть, что перечисленные этапы выполняются не последовательно, а параллельно, причем некоторые этапы повторяются. Реинжиниринг как любое емкое и новое понятие претерпевает определенные изменения во времени. Часто в литературе выделяют следующие периоды эволюции, касающиеся реинжиниринга:

1.Начальный (тактичный) период 1990-1993 гг. В этот период в понятии реинжиниринг включали перепроектирование одного или небольшого количества значащих процессов. Реинжинринг сопровождался такими программами усовершенствования бизнеса, как:

·  Управление качеством;

·  Функционально – стоимостной анализ;

·  Производство «как раз вовремя».

Результатом БПР в этот период являлось значительное повышение эффективности работы компании.

1.Стратегический период: 1994-1996гг.В течении этого периода в реинжиниринг включаются всё или большинство бизнес – процессов, но в рамках существующей бизнес – стратегии. Результатом являлось скачкообразное повышение эффективности работы компании.

2.Глобальный период:1996-2000гг. Предполагается, что в течении этого периода эволюции механизмы реинжиниринга обеспечивали возможность постоянного пересмотра бизнес – стратегии компании в соответствии с изменяющимся внешним окружением.

Рассмотрим особенности присущие перепроектированным бизнес – процессам, т. е. процессам, сформированным в ходе проведения реинжиниринга.

Несколько работ объединяются в одну. Например, работа нескольких специалистов входящих в различные подразделения может быть передана одному человеку, имеющему доступ к компьютерной базе или Интернету.

Сравнительные оценки, выполненные компаниями, которые провели реинжиниринг, показывают, что, переход от традиционной организации работ к выполнению процесса одним человеком уменьшает количество сотрудников и ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз («горизонтальное сжатие процесса»). Уменьшается количество ошибок и отпадает необходимость держать специальную группу людей для устранения этих ошибок. Улучшается управляемость за счет уменьшения количества сотрудников и четко распределенной ответственности между ними.

Необходимо стимулировать принятие самостоятельных решений работниками. В ходе реинжиниринга компании осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Вертикальное сжатие происходит за счет того, что исполнитель принимает решение самостоятельно, без разрешения сверху.

Осуществление вертикального сжатия уменьшает временные задержки, снижает стоимость, ускоряет реакцию на запросы клиента и расширяет полномочия исполнителей.

Работа идет параллельно. Там, где это возможно, работы выполняются параллельно, что ускоряет выполнение процесса. Таким образом сокращается время и экономятся ресурсы. Актуальной проблемой становится построение сетевых графиком и графиков расписаний.

Бизнес-процессы. В конкурентных условиях рынка бизнес-маршрут может быть различным в зависимости от ситуаций, входов (заданий) и состояния рынка.

Новые (перепроектированные) бизнес-процессы должны иметь различные версии. Далее определяется, как версия процесса наиболее подходит к текущей ситуации.

Работа выполняется там, где это целесообразно, а не где положено. Реинжиниринг сдвигает границы подразделений, что устраняет излишнюю интеграцию и приводит к гибкости процессов управления.

Уменьшение проверок и управляющих воздействий. Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей. Поэтому задача реинжиниринга осуществлять их только в той мере, в какой это экономически целесообразно.

При общей целесообразности их проверок.

На практике довольно часто оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий превосходит стоимость потерь, которые имели бы место при отсутствии проверок.

Минимизация согласований. Задача реинжиниринга – минимизировать согласования в ходе исполнения процесса путем сокращения внешних точек контакта.

Роль координации возрастает. Для этого координирующий менеджер (или специальный отдел) должен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы. Поэтому он должен иметь доступ ко всем информационным системам фирмы и ко всем исполнителям.

Необходимо оптимальное соотношение централизации и децентрализации управления. Современные технологии дают возможность компании действовать на уровне подразделений полностью автономно (децентрализовано), сохраняя при этом возможность пользоваться централизованными данными.

Например, продавцы, работающие в регионе, могут через мобильные компьютеры по беспроводной связи получить доступ к централизованной БД, находящейся в штаб-квартире компании, и использовать при составлении контрактов последние сведения о ценах, спецификации товаров и других условиях. Таким образом, компания может устранить бюрократические региональные структуры и повысить качество обслуживания.