Зміст (стр. 35 )

5.10.7. Збереження інформації у файли

В цьому переліку згруповані пункти меню для збереження макетів звітних документів, інформації по цим документах за обраний користувачем період, відношень для внутрішньодокументного та міждокументного контролю даних у файли.

5.10.7.1. Збереження макетів документів в файли

Дана програма надає можливість зберегти обрані макети документів у файли на диск із метою перенесення їх на інший локальний комп'ютер чи для резервного копіювання описів документів на зовнішній пристрій. Збереження макетів документів здійснюється у вибрану файлову папку згідно переліку відповідних таблиць у базі даних відразу в декілька файлів формату Paradox з назвою у вигляді ”MAKn. DB” (”MAKn. MB”), де n – ціле число від 0 до 6.

Зберегти макети у файли можна одразу по всіх категоріях документів, по всіх документах для одної вибраної категорії, по одному обраному документу або по переліку документів. Необхідний режим вибирається за допомогою відповідних позначок та груп залежних перемикачів на екранній формі.

Необхідну категорію документів можна вибрати з відповідного списку. Код документу або просто задається у відповідному полі на формі (якщо цей код заздалегідь відомий), або вибирається за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів, що відкривається після натискання на кнопку біля поля для заведення коду документа. В цьому вікні буде список усіх документів, визначених для обраної категорії. Макет вказаного документа повинен існувати, бо в іншому випадку програма видасть повідомлення про відсутність такого документа.

У режимі збереження макетів документів по переліках документів, необхідно натиснути на кнопку „Вибрати”, після чого відкриється вікно зі списком усіх документів для обраної категорії документів. Далі слід встановити позначки для усі потрібних документів у крайній лівій графі таблиці, для чого клацнути по ній лівою кнопкою „миші” навпроти відповідного документа. Повторне клацання „мишкою” по встановленій „галочці” призводить до виключення цього документа з переліку. Для продовження роботи закрийте вікно, натиснувши на кнопку „Ок”, щоб „запам’ятати” позначені документи, або на кнопку „Відмінити”, якщо перелік не буде використовуватися.

Програма також надає можливість зберегти одразу всі макети документів по всіх категоріях, для чого потрібно встановити відповідну позначку нижче списку для категорій.

Далі, за допомогою двох зв'язаних один з одним елементів управління в правій частині форми, необхідно вибрати файлову папку на диску, в яку будуть записані файли з описами документів. Для цього спочатку потрібно вибрати відповідний диск із списку усіх визначених для вашої системи дисків, а потім необхідну папку на обраному диску. Щоб відкрити потрібну папку та зробити її поточною, необхідно двічі клацнути по ній лівою кнопкою „миші” (повне ім'я поточної папки відображається на панелі трохи нижче списку доступних дисків).

Якщо всі необхідні реквізити для обраного режиму збереження макетів документів уже вказані (код чи потрібний список документів), то можна безпосередньо приступати до самої процедури збереження, для чого натиснути на кнопку „Записати”.

5.10.7.2. Збереження інформації з документів в файл

Цей програмний модуль призначений для збереження інформації зі звітних документів у файл на диск із метою перенесення даних на інший локальний комп'ютер чи для резервного копіювання даних на зовнішній пристрій. Збереження інформації здійснюється в єдиний файл ”DAT. DB” формату Paradox.

На початку потрібно буде задати чотирма цифрами рік (чи встановити необхідне значення за допомогою стрілок біля поля редагування), вибрати зі списків на екранній формі необхідний звітний період, потрібну категорію документів та об’єкт автоматизації. Інформацію з документів можна зберегти у файл одразу по всіх документах, по обраному документу, по переліку документів. Необхідний режим вибирається за допомогою відповідних груп залежних перемикачів на екранній формі.

Код документу або просто задається у відповідному полі на формі (якщо цей код заздалегідь відомий), або вибирається за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів, що відкривається після натискання на кнопку праворуч від поля для заведення коду документа. Макет вказаного документа повинен існувати, бо інакше програма видасть повідомлення про відсутність такого документа.

У режимі збереження інформації по переліках документів, необхідно натиснути на кнопку „Вибрати”, після чого відкриється вікно зі списком всіх документів для обраної категорії документів. Далі слід встановити позначки для всіх потрібних документів у крайній лівій графі таблиці, для чого клацнути по ній лівою кнопкою „миші” навпроти відповідного документа. Повторне клацання „мишкою” по встановленій „галочці” призводить до виключення цього документа з переліку. Для продовження роботи закрийте вікно, натиснувши на кнопку „Ок”, щоб „запам’ятати” позначені документи, або на кнопку „Відмінити”, якщо перелік не буде використовуватися.

Програма також надає можливість зберегти інформацію по всіх звітних документах за обраний період відразу по всіх категоріях документів, чи за всі періоди і по всіх категоріях вказаного року, чи відразу за всі роки, для чого потрібно просто встановити відповідні прапорці у верхній частині вікна.

Далі, за допомогою двох зв'язаних один з одним елементів управління в правій частині форми, необхідно вибрати файлову папку на диску, в яку буде записаний файл з інформацією по обраних документах. Для цього спочатку потрібно вибрати відповідний диск із списку усіх визначених для вашої системи дисків, а потім необхідну папку на вибраному диску. Щоб відкрити потрібну папку та зробити її поточною, необхідно двічі клацнути по ній лівою кнопкою „миші” (повне ім'я поточної папки відображається на панелі трохи нижче списку доступних дисків).

Якщо всі необхідні реквізити (коди, потрібні списки документів чи організацій) для обраного режиму збереження інформації вказані, можна безпосередньо приступати до самої процедури збереження, для чого натиснути на кнопку „Записати”.

5.10.7.3. Збереження відношень для внутрішньо - документного контролю в файл

Даний модуль програми надає можливість зберегти відношення для внутрішньодокументного контролю по обраних документах у файл на диск, з метою перенесення їх на інший локальний комп'ютер чи для резервного копіювання цих відношень на зовнішній пристрій. Збереження відношень для контролю здійснюється у файл формату Paradox з назвою ”VDK. DB”.

Зберегти відношення для внутрішньодокументного контролю у файли можна одразу по всіх категоріях документів, по всіх документах одної вибраної категорії, по одному обраному документу або по переліку документів. Необхідний режим вибирається за допомогою відповідних позначок та груп залежних перемикачів на екранній формі.

Необхідну категорію документів можна вибрати з відповідного списку. Код документу або просто задається у відповідному полі на формі (якщо цей код заздалегідь відомий), або вибирається за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів, що відкривається після натискання на кнопку біля поля для заведення коду документа. В цьому вікні буде список усіх документів, визначених для обраної категорії. Макет вказаного документа повинен існувати, бо в іншому випадку програма видасть повідомлення про відсутність такого документа.

У режимі збереження контрольних відношень по переліках документів, необхідно натиснути на кнопку „Вибрати”, після чого відкриється вікно зі списком усіх документів для обраної категорії документів. Далі слід встановити позначки для усі потрібних документів у крайній лівій графі таблиці, для чого клацнути по ній лівою кнопкою „миші” навпроти відповідного документа. Повторне клацання „мишкою” по встановленій „галочці” призводить до виключення цього документа з переліку. Для продовження роботи закрийте вікно, натиснувши на кнопку „Ок”, щоб „запам’ятати” позначені документи, або на кнопку „Відмінити”, якщо перелік не буде використовуватися

Програма також надає можливість зберегти відношення для контролю відразу по всіх документах по всіх категоріях, для чого потрібно просто встановити відповідний прапорець біля списку задач.

Далі, за допомогою двох зв'язаних один з одним елементів управління в правій частині форми, необхідно вибрати файлову папку на диску, в яку будуть записані файли з описами контрольних відношень. Для цього спочатку потрібно вибрати відповідний диск із списку усіх визначених для вашої системи дисків, а потім необхідну папку на обраному диску. Щоб відкрити потрібну папку та зробити її поточною, необхідно двічі клацнути по ній лівою кнопкою „миші” (повне ім'я поточної папки відображається на панелі трохи нижче списку доступних дисків).

Якщо всі необхідні реквізити (код чи потрібний список документів) для обраного режиму збереження відношень для внутрішньодокументного контролю вказані, можна безпосередньо приступати до самої процедури збереження, для чого натиснути на кнопку „Записати”.

5.10.7.4. Збереження відношень для міждокументного контролю в файл

Цей модуль програми надає можливість зберегти обрані відношення для міждокументного контролю у файли на диск, з метою перенесення їх на інший локальний комп'ютер чи резервного копіювання цих відношень на зовнішній пристрій. Збереження відношень для контролю здійснюється згідно переліку відповідних таблиць у базі даних у декілька файлів формату Paradox виду ”MDKn. DB”, де n – ціле число від 1 до 2.

Зберегти відношення для міждокументного контролю у файли можна одразу по всіх категоріях документів, по всіх переліках відношень для одної вибраної категорії або по списку переліків відношень. Необхідний режим вибирається за допомогою відповідних позначок та груп залежних перемикачів на екранній формі.

У режимі збереження переліків відношень за списком, необхідно натиснути на кнопку „Вибрати”, після чого відкриється вікно з усіма, визначеними для обраної категорії, списками контрольних відношень. Далі користувач повинен позначити всі необхідні переліки міждокументних відношень, для чого потрібно клацнути по крайній лівій графі таблиці лівою кнопкою „миші” навпроти відповідного рядка. Повторне клацання „мишкою” по встановленій позначці призводить до виключення даного переліку відношень із списку вибору. Закрийте вікно, натиснувши на кнопку „Ок”, щоб „запам’ятати” виділені рядки таблиці, чи на кнопку „Відмінити”, якщо список не буде використовуватися.