Зміст (стр. 40 )

-  при необхідності, для раніше виписаних податкових накладних можна сформувати розрахунок на коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної для уточнення податкового кредиту чи податкового зобов’язання;

-  наступний етап, це формування реєстру отриманих чи виданих податкових накладних; інформація по отриманих податкових накладних в реєстр може заноситися з раніше заведених прибуткових накладних, рахунків чи актів виконаних робіт за послуги, товарно-грошових звітів матеріально-відповідальних осіб або чеків на оплату витрат, що заносяться при заведенні авансових звітів; дані по виданих податкових накладних заносяться в реєстр на підставі власноруч виписаних за допомогою даної програми податкових накладних;

-  на підставі заведеного реєстру отриманих та виданих податкових накладних, можна сформувати податкову декларацію з податку на додану вартість, одержати розрахунок коригування сум ПДВ до податкової декларації (Додаток 1), довідки щодо залишку суми від’ємного значення попередніх податкових періодів (Додаток 2), та розшифровки податкових зобов’язань та податкового кредиту у розрізі контрагентів (Додаток 5 до податкової декларації); інформацію по всіх цих документах можна записати в спеціальний XML-файл для передачі даних в електронному вигляді.

10. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

Для того, щоб проводити облік основних засобів за допомогою програмного комплексу «ТІС-Бухгалтерія», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

-  перевірити і в разі необхідності доповнити новими записами довідник груп основних засобів, не забув вказати для кожної такої групи норму амортизації; сформувати довідники категорій основних засобів та місць їх знаходження;

-  по кожній матеріально-відповідальній особі завести в довідник інвентарних об’єктів занести перелік основних засобів, що закріплені за тими особами; при заведенні даних в довідник необхідно обов’язково вказувати первісну вартість об’єктів та нарахований знос під час заведення, рахунок, по якому обліковується даний об’єкт, рахунок для нарахування зносу та групу основних засобів; по закінченню формування довідника інвентарних об’єктів, необхідно сформувати залишки на початок обраного місяця по всіх заведених основних засобах;

-  визначити довідник операцій для обліку основних засобів, таких як надходження, ремонт (модернізація), продаж, ліквідація, переміщення і таке інше, та створити операцію для відображення нарахованого за місяць зносу; для кожної такої операції мають бути визначені макети для друку документів та перелік бухгалтерських проводок;

-  на протязі місяця, при надходженні, вибутті чи ремонті (модернізації) інвентарних об’єктів, необхідно заводити первинні документи по руху основних засобів, для яких потрібно обов’язково вказувати відповідну операцію, не тільки для формування проводок, але і для друку самих цих документів; в разі необхідності, можна сформувати реєстр первинних документів по руху основних засобів за будь-який період;

-  відомість руху основних засобів в розрізі категорій та місць знаходження дозволяє за будь-який період одержати згруповані дані по руху не тільки по окремих інвентарних об’єктах, але і в розрізі категорій основних засобів, місць їх знаходження та операціях руху;

-  в кінці кожного місяця або кварталу по всьому переліку заведених інвентарних об’єктів можна автоматично нарахувати амортизацію за місяць по бухгалтерському обліку основних засобів, при цьому одразу сформувати проводки в розрізі відповідних рахунків для відображення нарахованого зносу;

-  в кінці кожного місяця, після розрахунку амортизації та заведення всіх первинних документів по руху основних засобів, необхідно по кожній матеріально-відповідальній особі сформувати оборотну відомість; під час формування даної відомості, залишки по первинній вартості основних засобів та нарахованому зносу переносяться на наступний місяць;

-  для проведення інвентаризації основних засобів по матеріально-відповідальних особах, необхідно попередньо сформувати оборотну відомість, а після її формування потрібно створити і роздрукувати інвентаризаційний опис; занести фактичну наявність інвентарних об’єктів в той же самий опис, сформувати первинні документи в разі виявлення нестачі чи надлишків, або перенести фактичні залишки на іншу особу;

- на підставі існуючих залишків основних засобів на початок та кінець кварталу, заведених первинних документів по руху інвентарних об’єктів та нарахованої амортизації, можна сформувати та надрукувати відомість про наявності та руху громадського майна, яка є п’ятим розділом Звіту про розмежування та закріплення власності у споживчий кооперації України (Форми 1-р).

11. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ОБРОБКИ ДОКУМЕНТІВ ПО ЗВІТНОСТІ

Для обробки документів по бухгалтерській та відомчій звітності, за допомогою програмного комплексу «ТІС-Бухгалтерія», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

-  для всіх, визначених користувачем категорій документів, створити відповідні макети звітних документів, використовуючи для цього спеціальний модуль програми; при створенні макетів необхідно вказати код документу, його повну і скорочену назву, окремо описати кожну сторінку бланку; якщо дані по документу можна розрахувати на підставі інформації по оборотно-сальдових відомостях за місяць чи переліку бухгалтерських проводок, то для кожної графи даного документу визначити формули для розрахунку значень по кожному рядку;

-  сформувати переліки відношень для внутрішнього документального контролю заведеної чи розрахованої інформації по документах, орієнтуючись при цьому на підсумки по рядках, графах і таке інше;

-  аналогічним образом сформувати переліки відношення для контролю інформації між документами, для того щоб дані з одного документу коректно ув'язувалась з даними іншого документа (вони можуть належать як до одної, так і до різних категорій);

-  після цього можна приступати до заведення даних по звітних документах; якщо для документа визначені формули для розрахунку даних по формулах, то ці дані можна безпосередньо розрахувати; якщо для поточного документу визначені відношення для внутрішнього документального контролю, то можна перевірити заведені чи розраховані дані на відповідність до цих контрольних відношень; за допомогою програми для формування звітних документів можна ці документи і роздрукувати;

-  провести внутрішній документальний контроль інформації по обраному звітному документу можна також і окремо, при цьому на екрані користувач зможе одержати звіт, в якому будуть перелічені всі контрольні відношення, що не відповідають умовам істинності, та значення для всіх аргументів, які ці відношення складають;

-  якщо для документів передбачений перелік контрольних відношень між суміжними документами, то аналогічних чином можна перевірити заведені чи розраховані дані між цими документами;

-  для збереження макетів звітних документів, заведеної інформації по них, відношень для внутрішнього та міждокументного контролю даних, в разі їх перенесення на інший комп’ютер, або поновлення макетів документів та контрольних відношень, можна скористатися відповідними службовими програмами.

12. РЕЗЕРВНЕ КОПІЮВАННЯ ДАНИХ

При роботі з програмним комплексом «ТІС-Бухгалтерія», необхідно здійснювати резервне копіювання бази даних на зовнішні носії, такі як флеш-диски, магнітооптичні чи CD-RW диски, або на жорсткі диски інших комп'ютерів в мережі. Ехе-файл самої програми, файли допомоги та інші додаткові файли, потрібно зберегти на зовнішньому носію всього один раз - після установки цього комплексу програм, або після одержання нової версії даного програмного забезпечення. Базу даних бажано зберігати наприкінці кожного робочого дня, і при цьому використовувати два комплекти зовнішніх носіїв, застосовуючи їх через день. Весь процес збереження бази даних на зовнішній носій відбувається на сервері (головному комп’ютері), та полягає в копіюванні файлу бази даних (зазвичай він має ім’я “UKS-BuhOblik. mdb”) на ці пристрої за допомогою відповідного пункту меню.

Якщо по якимсь причинами відбулося руйнування бази даних і за допомогою додаткових сервісних програм відновити її не вдалося - необхідно буде просто перезаписати даний файл із останньої збереженої копії.