Зміст (стр. 4 )

5.7.3.1. Виписка видаткових накладних

Даний програмний модуль призначений для виписки видаткових накладних при продажі (видатку) товарно-матеріальних цінностей.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, об’єкт автоматизації, категорію товарно-матеріальних цінностей та вказати код матеріально-відповідальної особи, для якої виписується нова накладна. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього реквізиту.

Для формування нової накладної натискаємо на кнопку «Нова накладна». Програма очищає поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру накладної, а в поле для дати накладної додає поточну дату. Нумерація накладних відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останньої заведеної накладної (кожний рік нумерація видаткових накладних починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. Далі необхідно вибрати зі списку торгову (господарську) операцію, які визначені для обраної категорії ТМЦ, вказати код постачальника (найменування програма проставляє самостійно), номер і дату доручення, прізвище, ім’я, по батькові одержувач, та в разі потреби занести в коментар деяку додаткову інформацію чи вказати марку і номер автомобіля, на якому забираються товари зі складу.

Всі дати користувач може заводити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат. Необхідного постачальника можна вибрати з переліку за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, яке відкривається при натисканні на відповідну кнопку, що розташоване праворуч від даного реквізиту (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного постачальника, вказав лиш невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). Суми товару і тари по облікових цінах та цінах з націнкою, сума націнки, сума ПДВ, сума збору на хмелярство та загальна сума до оплати по накладної автоматично розраховуються в залежності від алгоритму, який вказаний в довіднику торгових (господарських) операцій для поточної обраної операції, але інші суми, такі як суму транспортних витрат та ПДВ на ці витрати, суму знижки та відсоток транспортних витрат, можна заводити самостійно, але краще вже після заведення переліку товарів по накладної. При використанні відсотка для транспортних витрат, для обраної операції необхідно обов’язково визначити алгоритм для розрахунку даної суми, так само, як при заведенні загальної суми наданої знижки, потрібно враховувати це в алгоритмах розрахунку суми до оплати. Збір на хмелярство нараховується тільки на товари з 028, 029, 030, 031, 033 товарних груп.

Для заведення номенклатури по даній накладній, необхідно натиснути кнопку «Далі», щоб перейти на наступну сторінку форми, на які розташована таблиця з переліком товарів. Ця таблиця містить такі графи: номенклатурний номер товару, найменування, одиницю виміру, ціна облікова, кількість, оперативний залишок товару, сума за обліковими цінами, ціна постачальника, сума за цінами постачальника, відсоток націнки, ціна з націнкою, сума по цінах з націнкою, ціна з ПДВ, сума ПДВ на одиницю товару та сума по цінах з ПДВ. Перелік граф в таблиці може динамічно змінюватися за допомоги відповідних перемикачів, які розташовані на сторінці вище цієї таблиці. Вони можуть приховувати чи навпаки показувати графи для редагування відповідних цін та пов’язаних з ними сум, але краще одразу визначити для кожної торгової операції які ціни будуть використовуватися та встановити в довіднику операцій необхідні ознаки для цих цін. При встановленні ознаки «Розфасування», в таблиці з’являється графа з найменуванням розфасовок, які визначені для товарів в довіднику ТМЦ та графа, в якій можна вказати кількість цих розфасовок. Ознака «Термін виготовлення» відображає у кінці таблиці графу для заведення часу та дати виготовлення товару, щоб можна було відслідковувати продукцію з коротким терміном зберігання.

Потрібний номенклатурний номер можна вибрати за допомогою вікна для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, яке відкривається на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками у режимі редагування, або двічі клацнути по цій графі «мишкою». Вікно вибору містить власну таблицю з переліком всіх товарно-матеріальних цінностей для обраної товарної групи (необхідну товарну групу можна вибрати зі списку у верхній частині вікна), по яких існують залишки. В цій таблиці користувач повинен по черзі відшукати всі товари, що будуть відпускатися зі складу, та для кожного з них вказати потрібну кількість. Як тільки для потрібних товарів з обраної товарної групи вказані кількість для видатку, користувач повинен натиснути на кнопку «Занести до документу», щоб усі ці товари попали в поточний документ. Для швидкого пошуку потрібних товарів в переліку ТМЦ, можна скористатися фільтром, для чого спочатку необхідно вибрати зі списку реквізит, до якого буде застосовуватися фільтр, а потім вже вказати сам текстовий фрагмент для фільтру (при цьому в таблиці будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті). У вікні для вибору товарно-матеріальних цінностей присутні також кнопка «Реквізити артикулу», яка дозволяє відкоригувати значення для усіх, визначених у довіднику ТМЦ, реквізитів поточного товару у переліку, та кнопка «Знищити артикул», яка не тільки вилучає поточний товар з переліку товарно-матеріальних цінностей у даній таблиці, але і знищує цей товар в довіднику ТМЦ.

При закритті вікна для вибору товарно-матеріальних цінностей з переліку, або при переході курсору на наступний рядок таблиці, програма автоматично перераховує загальні суми товарів і тари за обліковими цінами, націнку та ПДВ, які розраховуються в залежності від алгоритму, що вказаний в довіднику торгових (господарських) операцій для поточної обраної операції. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Якщо облікова ціна товарів на складі – ціна постачальника, то при заведенні переліку товарів у видаткову накладну користувач може встановити ознаку «Використовувати фіксовану націнку», та у відповідному полі на формі вказати бажаний відсоток націнки. В цьому випадку програма автоматично буде розраховувати ціну з націнкою та ціну з ПДВ в залежності від вказаного відсотка. Ще один аналогічний варіант - використання ознаки «Розраховувати націнку з роздрібної ціни», встановивши яку потрібно заводити лише бажану роздрібну ціну, а відсоток і сума націнки вже розраховуються самостійно в залежності від вказаного значення для цього реквізиту. Якщо на складі в якості облікової використовують ціну з ПДВ (роздрібну), то для деяких покупців можна визначити фіксований відсоток знижки на товари, який прямо може бути вказаний в довіднику партнерів, або заведений під час формування видаткової накладної. Для цього необхідно встановити ознаку «Розраховувати знижку» та вказати у відповідному полі на формі відсоток знижки. При цьому в таблиці з переліком товарів замість ціни з націнкою буде відображатися розрахована ціна зі знижкою.

Кнопка «Реквізити ТМЦ» відкриває на екрані спеціальне вікно для корегування реквізитів товарно-матеріальних цінностей, за допомогою якого можна змінити будь-який реквізит товару, що визначений у довіднику ТМЦ. Після заведення всього переліку товарів для видаткової накладної, потрібно натиснути на кнопку «Назад», щоб повернутися на попередню сторінку форми.

При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених за вказаний місяць видаткових накладних по всіх категоріях ТМЦ та матеріально-відповідальних особах. Для швидкого пошуку потрібної накладної в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням реквізитів накладної та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «З існуючої» створює нову копію поточної видаткової накладної. Кнопка «З замовлення» дозволяє автоматично сформувати видаткову накладну на підставі раніше заведеного замовлення на одержання товарів зі складу, яке користувач може обрати з переліку замовлень, що відкривається на екрані. Аналогічним чином, при натисканні на кнопку «З рахунку», на екрані відкриється перелік раніше заведених рахунків на передплату. Після вибору необхідного рахунку, для новоствореної видаткової накладної потрібно буде лише обрати відповідну торгову операцію. Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточну видаткову накладну.

Після заведення всього переліку товарів по видаткової накладної, користувач повинен сформувати по ній проводки, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки», та одразу може переглянути їх за допомогою кнопки «Перегляд проводок». В залежності від вказаної торгової операції, на новій сторінці в таблиці з’являється перелік проводок, яка має наступні графи: порядковий номер, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можна відредагувати або вручну, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Для того, щоб після перегляду проводок повернутися до заведення нової видаткової накладної, необхідно натиснути на кнопку «Назад».