Зміст (стр. 38 )

-  скорегувати або доповнити новими групами та записами довідник статей витрат (доходів), які в повній мірі відображали би аналітичний облік по адміністративних, виробничих, фінансових та інших витратах, а також витратах на збут товарів, послуг чи готової продукції;

-  якщо при формуванні оборотної відомості по рахунках користувач буде використовувати можливість автоматичного формування проводок по списанню доходів від реалізації, та автоматичному закриттю рахунків обліку собівартості для реалізованої готової продукції, товарів, робіт і послуг, операційних, фінансових та інших доходів, у відповідні субрахунки по фінансових результатах, то для цього необхідно визначити перелік таких автоматичних проводок у відповідному довіднику;

-  в довіднику бухгалтерських операцій створити переліки основних розрахункових операцій по касі (одержання грошей з банку, виручка від реалізації, оплата за товари чи послуги, виплати по зарплаті, під звіт і таке інше), банку, підзвітних особах (на закупівлю товару, відрядження), наданих чи отриманих роботах та послугах (оренда, комунальні та інші послуги), окремі операції для роздрібної торгівлі та громадському харчуванню (по надходженню, продажу, переоцінці, списанню, поверненню та внутрішньому переміщенню товарів, зданій виручці, і таке інше); для кожної операції має бути визначений перелік бухгалтерських проводок, в яких необхідно зазначити кореспондуючі рахунки, статті витрат, коефіцієнти та правильно вказати ознаку для аналітики;

-  якщо у вашій організації присутні підрозділи, що займаються роздрібною торгівлею чи громадським харчуванням, тоді у відповідному довіднику можна визначити перелік стикувань для контролю між проводками, що відображають собівартість реалізованих товарів (робіт, послуг), та доходами від їх реалізації;

-  для того, щоб можна було оперативно відслідковувати товарооборот по підрозділах роздрібної торгівлі та громадського харчування, необхідно сформувати довідник операцій для обліку товарообороту, в якому вказати перелік проводок по кожному з його видів;

-  для ведення кількісно-сумового обліку, перше, що необхідно зробити це визначити категорії товарно-матеріальних цінностей; окрім найменування для кожної категорії потрібно визначити облікову ціну, вказати балансовий рахунок, по якому відображається наявність та рух цінностей з цієї категорії, а для категорії товарів також вказати рахунок для тари та ознаку формування товарних звітів; для категорії ТМЦ по готовій продукції необхідно не тільки встановити відповідну ознаку, але і вибрати категорію для сировини;

-  для кожної категорії ТМЦ потрібно визначити товарні групи, на які буде поділений весь перелік товарно-матеріальних цінностей в довіднику;

-  формувати довідник товарно-матеріальних цінностей можна або за допомогою відповідного модуля в меню «Довідники», або під час заведення залишків ТМЦ на початок місяця по матеріально-відповідальних особах; для кожного запису довідника ТМЦ обов’язково потрібно заводити найменування, одиницю виміру та облікову ціну, а додаткові реквізити можна заводити в поле коментар;

-  перед випискою прибуткових та видаткових документів необхідно створити довідники алгоритмів для розрахунку підсумкових сум по накладних та торгових (господарських) операцій; для кожної торгової операції мають бути визначені макети для друку документів та перелік бухгалтерських проводок, в яких необхідно зазначити кореспондуючі рахунки, статті витрат, коефіцієнти, ознаку для аналітики та правильно вказати ознаку суми.

7. ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ДЛЯ ВЕДЕННЯ СУМОВОГО БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Для того, щоб розпочати ведення сумового бухгалтерського обліку за допомогою програмного комплексу «ТІС-Бухгалтерія», можна дотримуватися наступної послідовності дій:

-  виходячи з досвіду впровадження, першим кроком для початку використання всіх можливостей даної програми, є виписка касових ордерів та формування касових звітів; касові ордери окремо виписуються по кожній касі підприємства, яку користувач має вибрати зі списку; до того, перед тим як додати новий ордер, користувач повинен вказати його тип, прибутковий чи видатковий; нумерацію касових ордерів можна розпочати як з вже існуючих номерів виписаних «вручну» ордерів, так і наново; для кожного касового ордеру необхідно правильно вказати бухгалтерську операцію (які попередньо мають бути створені у відповідному довіднику), так як проводки по цих документах формуються в залежності від обраної операції; для того, щоб швидко вибрати потрібного платника чи одержувача для касового ордера, можна скористатися стандартним вікном для вибору партнерів, при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку; платників чи одержувачів в касових ордерах також можна заводити у вигляді платіжної відомості, або вказати кілька бухгалтерських операцій для одного ордеру;

-  в кінці кожного дня, по всіх касах підприємства, необхідно сформувати касовий звіт та включити в нього всі виписані за цей день прибуткові та видаткові касові ордери; для самого першого касового звіту необхідно вказати початкове сальдо, або завести відповідну суму у сальдо на початок місяця по тому рахунку, який вказаний для даної каси у переліку кас підприємства, а для коду партнера в сальдо необхідно зазначити код обраної каси - в цьому випадку початкове сальдо по касовому звіту візьметься прямо з сальдо по касовому рахунку; після включення в касовий звіт всіх необхідних касових ордерів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цього звіту, які сформовані по кожному, включеному в даний звіт касовому ордеру, щоб ці проводки могли використовуватися для формування інших відомостей; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по касовому звіту з сумою оборотів по проводках та переконатися в тому, що проводки по всіх касових ордерах сформовані правильно;

-  в кінці кожного місяця можна сформувати та роздрукувати журнал реєстрації касових ордерів (форму КО-3а), в якому відображаються всі виписані за вказаний період прибуткові та видаткові касові ордери;

-  наступним кроком в процесі освоєння всіх можливостей програмного комплексу «ТІС-Бухгалтерія» є виписка платіжних доручень та заведення виписок банку; платіжні доручення окремо виписуються по кожному банківському рахунку, який користувач повинен вибрати перед додаванням нового платіжного доручення; для того, щоб швидко вибрати потрібного одержувача, можна скористатися стандартним вікном для вибору партнерів, вказав невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку (ще однією з умов для швидкої виписки платіжних доручень, є наявність в довіднику партнерів банківських реквізитів одержувача); при виписці платіжних доручень варто використовувати таку можливість, як створення нового доручення на підставі існуючого, що також суттєво пришвидшує виписку таких документів; програмою також передбачена можливість формування реєстрів виписаних платіжних доручень за будь-який період;

-  по кожному банківському рахунку необхідно заводити виписки банку, в якій відображається рух грошових коштів по розрахунковому рахунку; для самої першої виписки банку необхідно вказати початкове сальдо, або завести відповідну суму у сальдо на початок місяця по тому рахунку, який вказаний для даного банку в переліку розрахункових рахунків в довіднику об’єктів автоматизації, а для коду партнера в сальдо необхідно зазначити код обраного банку - в цьому випадку початкове сальдо по виписці візьметься прямо з сальдо по рахунку; при заведенні виписок банку користувач може, для платників (одержувачів), дат документів, кореспондуючих рахунків та статей, широко використовувати стандартні форми для вибору реквізитів; якщо раніше, за допомогою даної програми, виписувалися платіжні доручення, варто скористатися можливістю включення відповідних доручень у виписку банку при заведенні її кредитової сторони; в разі наявності у користувача встановленої програми «Клієнт-банк», можна спробувати налаштувати імпорт даних у виписку банку через DBF-файл чи текстовий файл з цієї програми; після заведення в виписку банку всього переліку платіжних документів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цієї виписки, щоб вони могли використовуватися для формування інших відомостей; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по виписці банку з сумою оборотів по експортованих проводках та переконатися в тому, що всі проводки сформовані правильно; по заведених виписках банку є можливість отримати відомість групування по всіх вказаних в них рахунках;

-  при здачі виручи від реалізації товарів (послуг) в банк, можна сформувати та надрукувати заяву на переказ готівки, щоб не виписувати цей документ вручну;

-  якщо на підприємстві по касі та банку проводяться розрахунки у валюті, то аналогічним образом можна виписувати касові ордери, формувати касові звіти та заводити виписки банку по операціях з валютою, але в цьому випадку необхідно своєчасно заводити курси валют, що використовуються у таких розрахунках; при формуванні касових ордерів та заведенні виписок банку, програма автоматично розраховує курсові різниці по валюті, а для коректного відображення таких різниць по проводках, користувач повинен обов’язково вказати відповідні бухгалтерські операції як для позитивної, так і для негативної курсових різниць;

-  заведення авансових звітів дозволить проводити поточний облік підзвітних сум, при цьому в кожному авансовому звіті можна вказувати кілька бухгалтерських операцій по різних видах витрат, проводити облік по декількох партнерах, і навіть одразу заводити документи для кількісно-сумового обліку придбаних товарно-матеріальних цінностей; в цьому же програмному модулі можна також заводити перелік чеків по авансовому звіту, які потім будуть включені до реєстру отриманих податкових накладних; в кінці місяця можна одержати зведений журнал обліку підзвітних сум, в якому буде відображена інформація по всіх підзвітних особах;

-  на протязі місяця, по мірі надходження в бухгалтерію підприємства товарно-грошових звітів, необхідно заводити проводки по цих документах; для більш швидкого заведення звітів, потрібно користуватися такою можливістю, як формування проводок за допомогою бухгалтерських операцій, які попередньо мають бути визначені у відповідному довіднику, або додавання зустрічних проводок по внутрішньому переміщенню з раніше заведених товарно-грошових звітів; якщо при поставці товарів надходить податкова накладна, то разом з сумою ПДВ також варто заводити її номер, що в подальшому може бути використано при формуванні реєстру отриманих податкових накладних; після заведення всіх проводок по звіту, обов’язково потрібно звірити загальну суму оборотів по проводках, з загальними сумами оборотів по звіту; під час заведення звітів також передбачена можливість заводити товари по документах в розрізі номенклатури, що дозволяє вести кількісно-сумовий облік товарів по матеріально-відповідальній особі, або одержувати відомість руху зворотної тари по кожному такому звіту;