Актуальные вопросы доказательной сестринской практики (стр. 5 )

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические акты по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Законы Российской Федерации, регулирующие документационное обеспечение – это нормативные акты принятые высшими органами государственной власти в установленном Конституцией порядке. Законы обладают высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам. На основании законов и для их исполнения разрабатываются все подзаконные акты (указы президента РФ и постановления правительства РФ), ведомственные акты, государственные стандарты и межотраслевые документы [7]. В дополнение к российским нормативно-правовым актам в документационном обеспечении медицинских организаций в последнее время широко применяются международные стандарты: Стандарт ISO 15489, Стандарт MoReq и Стандарты ISO серии 9000 [4,5].

В Нижегородской области лечено-диагностическая помощь туберкулёзным больным, отбывающим наказание в местах лишения свободы, проводится в Туберкулезной больнице находящейся на территории исправительного учреждения поселка Пруды. С целью составления номенклатуры дел Туберкулезной больницы проанализирована ее структура.

Туберкулезная больница является специализированным структурным подразделением Федерального казенного учреждения здравоохранения Медико-санитарной части №52 Федеральной службы исполнения наказаний (далее ФСИН) России. Больница имеет полноценную структуру медицинского учреждения ФСИН, в которую входят: кабинеты руководителей ТБ, амбулаторное отделение, диагностические лаборатории, четыре стационарных отделения для больных туберкулёзом органов дыхания, аптека, ЦСО, кабинет статистики, лечебно-диагностические кабинеты. В отличие от учреждений ЗО РФ больница не имеет в своей структуре собственного отдела делопроизводства, занимающегося документационным обеспечением данного учреждения. Подробная структура представлена на схеме 1.

 

Схема 1. Структура Туберкулезной больницы

Для дальнейшего совершенствования документационного обеспечения ТБ было проведено анкетирование двадцати шести медицинских сотрудников, которые имеют отношение к работе с документацией управленческого характера. Основными направлениями проведения опроса явились: проверка грамотности сотрудников в работе с документами; изучение мнения сотрудников в необходимости разработки инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел больницы; выявление перечня документов, которые необходимо включить в инструкцию по делопроизводству; выявление вопросов по организации документационного обеспечения, которые интересны и необходимы сотрудникам, для последующего включение их основные положения инструкции по делопроизводству.

Из общего числа анкетированных сотрудников 34,6% - руководители ТБ (заместители начальника больницы, начальники структурных подразделений, главная медицинская сестра, старшие медицинские сестры), остальные 65,4% - рядовые сотрудники ТБ (Врачи ТБ, фельдшера, медицинские сестры и лаборанты). Высшее образование имеют 19,2% респондентов.

Отсутствие отдела делопроизводства (см. схему 1) создаёт дефицит информационно-нормативной осведомлённости персонала в вопросах ведении документации, что подтверждают данные, полученные в результате тестовых вопросов анкеты (табл. 1) .

Таблица 1 – Результаты анкетирования сотрудников по вопросам делопроизводства в Туберкулезной больнице

Наименование вопроса анкеты	Количество респондентов давшие правильные ответы, (в %)
правильность оформления часто встречающихся в практической деятельности документов – «Заявление» и «Рапорт»	46,6
правильность оформления электронного документа	50
срок хранения юридически важных документов «История болезни», «Температурный лист», «Результат анализа»	38,4
срок хранения годового статистического отчета лечебно-исправительного учреждения федеральной службы исполнения наказаний	30

Из табл. 1 видно - процент респондентов давших правильные ответы на различные вопросы анкеты является низким, что говорит о дефиците информационной осведомлённости в вопросах делопроизводства, которые встречаются в повседневной практике. Уменьшению числа ошибок может способствовать совершенствование документационного обеспечения Туберкулёзной больницы, которое может быть выполнено с помощью инструкции по делопроизводству.

При рассмотрении вопросов анкеты по изучению мнения сотрудников, следует отметить, что на вопрос: «Считаете ли Вы, что введение в практику инструкции по делопроизводству улучшит организацию работы с документами ТБ ФКУЗ МСЧ-52?» мнение респондентов распределилось следующим образом (Рис. 1).

Рисунок 1 – Мнение респондентов на вопрос – «Может ли

Инструкция по делопроизводству улучшить работу с документами

в Туберкулезной больнице»

Далее, на вопрос о необходимости применения в своей работе с документами инструкции по делопроизводству и документообороту, значительная часть сотрудников (92,4%), заявили, что необходима, (рис. 2).

Практически аналогичный результат (96,2% - да, нужна) был получен на вопрос «Нужна ли в Вашей работе номенклатура дел, в которой будут указаны сроки хранения документов и их учётные/отчётные формы?» (рис. 3)

Рисунок 2 - Мнение респондентов о необходимости в работе с документами Инструкции по делопроизводству

Рисунок 3 - Ответы респондентов о необходимости

в работе номенклатуры дел

Для того чтобы включить в Инструкцию по делопроизводству правила работы с различными типами документов, которые ведут сотрудники ТБ, в анкете был дан перечень самых распространённых из них – 38 наименований, из них респонденты выбрали 33 (табл. 2).

Таблица 2 – Выборка документов, с которыми работают респонденты

№ п/п	Наименование документа
1.	Акт
2.	Выписка из протокола
3.	Гарантийное письмо
4.	Деловая переписка
5.	Доверенности
6.	Договор (контракт) гражданско-правового характера
7.	Заключения
8.	Записка докладная
9.	Записка пояснительная
10.	Записка служебная
11.	Заявление
12.	Инструкции
13.	Контракт
14.	Обзор
15.	Объяснительная записка
16.	Отчёты
17.	Перечень
18.	Письмо-ответ
19.	Письмо-приглашение
20.	Письмо-просьба
21.	Планы
22.	Правила
23.	Приказы по учреждению, отделению
24.	Прогнозы
25.	Протокол (заседаний)
26.	Рапорт
27.	Служебная переписка
28.	Служебная записка
29.	Служебное письмо
30.	Сопроводительное письмо
31.	Справка аналитическая
32.	Справки
33.	Факсограмма

Инструкция по делопроизводству ТБ ФСИН – это объёмный по своему содержанию и значению управленческий документ, требующий для разработки и внедрения в практику базовые нормативно-правовые источники. Для создания Инструкции по Делопроизводству Туберкулезной больницы МСЧ-52 ФСИН России основанием явились внутриведомственные подзаконные акты [1,2].

В результате, с учетом требований [1,2] нормативно-правовых документов, была составлена Инструкция по делопроизводству Туберкулезной больницы на 37 листа (без учета приложений). В инструкцию вошли следующие разделы и положения: Общие положения, Основные понятия, Правила подготовки и оформления документов, Оформление отдельных видов документов в учреждении, Организация документооборота в учреждении, Контроль исполнения документов, Документальный фонд учреждения. В дополнение к Инструкции по документационному обеспечению была создана Номенклатура дел учреждения на 45 страницах, которая была вложена в приложение под №35 инструкции. Разделы номенклатуры имеют названия указанные в схеме 1. Документам, вписанным в номенклатуру дел, присвоены порядковые номера и индексы. У строго учетных и отчетных документов имеются ссылки на нормативные источники, из которых они получены. Кроме того, для каждого дела указан срок хранения и ссылка на номер перечня соответствующего нормативно - правового акта.