Учетная политика за 2008-2011 гг (стр. 98 )

Функции контролера могут быть возложены на отдельных сотрудников подразделения с закреплением указанных функций в должностной инструкции и утверждением в установленном порядке образца подписи контролирующего работника и карты доступа ЭЦП (при необходимости).

Контроль операций, проводимых подразделениями, в штатном расписании которых не предусмотрены должности руководителей подразделений (операционные кассы вне кассового узла - ОКВКУ), осуществляется:

­  в ОКВКУ Головного банка, расположенных в г. Екатеринбурге - сотрудниками отдела кассовых операций Управления обработки и контроля финансовых операций;

­  в иногородних ОКВКУ Головного банка – сотрудниками дополнительных офисов, на территории которых расположены операционные кассы вне кассового узла (в обязанности которых входит сверка итогов кассовых операций с данными бухгалтерского учета);

­  в ОКВКУ филиалов – главным бухгалтером (заместителем) филиала или ответственным лицом, на которого возложена обязанность сверки итогов кассовых операций с данными бухгалтерского учета);

­  в иногородних ОКВКУ филиалов – сотрудниками дополнительных офисов, на территории которых расположены ОКВКУ, исполняющие обязанности сверки итогов кассовых операций с данными бухгалтерского учета.

2.2.5. Контроль учетных операций в банке организуется следующими организационно – техническими способами:

­  посредством визуального контроля бухгалтерского документа, оформленного на бумажном носителе (все внутрибанковские мемориальные и кассовые документы);

­  программным способом (платежно – расчетные документы клиентов банка):

·  путем процедуры двойного ввода документа

·  путем визуального контроля и подтверждения сформированного в электронном виде документа.

2.2.6. Исправление ошибочных записей, выявленных в регистрах бухгалтерского учета, производится в соответствии с Приложением №5 к Учетной политике «Порядок проведения и оформления исправительных проводок в .

2.2.7. Текущий контроль за оформлением бухгалтерских и кассовых документов, наличием всех необходимых подписей возлагается на руководителей подразделений, в чьи обязанности входит обработка проводимых Банком операций и их отражение в балансе Банка.

Последующий контроль за оформлением документов и наличием всех подписей осуществляется:

­  в части бухгалтерских документов - работниками, занятыми сводом и сшивом документов дня;

­  в части кассовых документов – работниками, на которых возложена обязанность последующего контроля документов.

После проведения проверки:

­  бухгалтерские документы формируются в сшив документов дня (с учетом требований «Регламента организации документооборота и формирования бухгалтерских документов дня банка» - Приложение к Учетной политике), при этом:

·  сводный бухгалтерский журнал сверяется с оборотно-сальдовой ведомостью;

·  выписка из бухгалтерского журнала сверяется с итогами, представленными в сводном бухгалтерском журнале.

­  кассовые документы сверяются с данными кассовых журналов, формируются в кассовый свод дня и хранятся в порядке, установленном соответствующим внутрибанковским положением.

2.2.8. Главный бухгалтер Банка, заместители Главного бухгалтера, руководители и работники последующего контроля учетно – операционного аппарата Банка, а также иных подразделений (при необходимости) систематически производят последующие проверки бухгалтерской и кассовой работы.

График проведения последующих проверок устанавливается ежеквартально распоряжением Главного бухгалтера Банка, с учетом того, что работа каждого работника учетно – операционного аппарата Банка проверяется не реже одного раза в год. При этом графиком определяются:

·  тематика проверок;

·  персональный состав проверяемых и проверяющих сотрудников.

При проведении последующих проверок контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций.

Результаты последующих проверок оформляются справками о недостатках, выявленных при последующей проверке, которые направляются Главному бухгалтеру Банка и финансовому директору.

Главный бухгалтер Банка и финансовый директор обязаны лично рассмотреть поступившую справку в течение пяти рабочих дней с даты ее получения в присутствии сотрудников учетно-операционного подразделения и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

В отдельных случаях по распоряжению Главного бухгалтера или финансового директора подразделение, допустившее указанное в справке нарушение, составляет план мероприятий по устранению нарушений, выявленных в ходе последующей проверки, и заверяет план подписью Главного бухгалтера или финансового директора. В установленные утвержденным планом сроки руководители указанных в нем подразделений обязаны предоставить главному бухгалтеру и финансовому директору отчет о выполнении (причинах невыполнения) распоряжения в части соблюдения порядка исправления выявленных нарушений.

Ответственность за проведение последующих проверок бухгалтерской и кассовой работы филиалов банка и соблюдение порядка, установленного в настоящем пункте, возлагается на главных бухгалтеров филиалов. Главные бухгалтера филиалов ежеквартально в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляют на рассмотрение Главному бухгалтеру Банка справку в электронном виде о количестве и тематике проведенных проверок, выявленных нарушениях и мерах, принятых для устранения нарушений.

2.3. Порядок документооборота и технология обработки информации.

2.3.1. Документооборот в Банке, а также технология обработки информации организуются и осуществляются в соответствии со следующими документами:

-  настоящим разделом Учетной политики;

-  Регламентом организации документооборота и формирования бухгалтерских документов дня банка (Приложение к Учетной политике);

-  графиком работ по закрытию операционного дня и формированию баланса банка (Приложение .1 к Учетной политике);

-  графиком подписания ЭЦП документов дня банка при закрытии операционного дня (Приложение .2 к Учетной политике);

-  внутрибанковскими документами, определяющими порядок проведения отдельных банковских и хозяйственных операций.

2.3.2. Продолжительность операционного времени по обслуживанию клиентов Банка - юридических и физических лиц, а также осуществлению расчетов по корреспондентским счетам устанавливается приказами Президента Банка и закрепляется в действующих договорах.

В течение операционного дня, определенного указанным Приказом для каждого структурного подразделения либо группы операций, производится обслуживание клиентов и прием документов для отражения их в учете.

В рамках внутрибанковских порядков и положений допускается прием документов и обслуживание клиентов во внеоперационное время.

Порядок и сроки передачи документов для составления сводных платежных поручений на оплату сумм с корреспондентских счетов определяются внутрибанковскими положениями.

2.3.3. Применение указанных в п.2.3.1. документов обеспечивает следующее:

-  распорядительные документы клиентов, поступающие в подразделения Банка в операционное время подразделения (в том числе поступающие из филиалов), оформляются и отражаются по счетам бухгалтерского учета в этот же день;

-  распорядительные документы клиентов, поступающие в подразделения Банка по окончании операционного времени подразделения, при отсутствии иных соглашений (отраженных в условиях договоров и / или Тарифах) отражаются по счетам на следующий рабочий день; при этом порядок приема документов по окончании операционного времени определяется Банком и оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов;

-  распорядительные документы, поступающие от структурных подразделений банка в учетно-операционные подразделения в установленное время приема внутрибанковских распоряжений, отражаются по соответствующим счетам в более позднюю дату из двух дат: даты составления распоряжения и даты поступления распоряжения в подразделение;

-  денежная наличность и ценности, поступившие в кассу Банка от клиентов во время работы кассы (в т. ч. в операционное и послеоперационное время), отражаются по соответствующим счетам в день такого поступления; при этом не допускается прием денежной наличности и ценностей во время, отличное от установленного времени работы кассы;

-  денежная наличность и ценности, поступившие в кассу Банка от инкассаторских подразделений, отражаются по соответствующим счетам в порядке, установленном соответствующим разделом Приложения №3.1. «Порядок бухгалтерского учета кассовых операций» Учетной политики.

2.3.4. При подписании документов клиентов, принимаемых к исполнению, фамилия подписавшего работника Банка должна быть обозначена разборчиво (штампами) с указанием фамилии и инициалов. Даты и подписи могут оформляться комбинированными штампами.

Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

2.3.5. Основанием для отражения информации о совершенных операциях Банка в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, к которым относятся:

-  акты, накладные, т. п. (формы, утвержденные соответствующими органами либо самостоятельно разработанные Банком);

-  заключенные между Банком и клиентами (контрагентами) договора, соглашения, а также изменения к ним;

-  расчетные документы клиента (платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения);

-  кассовые документы клиента (чеки);

-  иные документы, разработанные Банком по операциям, проводимым с клиентами (заявления либо распоряжения клиентов на совершение операций);

-  утвержденные внутренними регламентами (порядками) формы документов, являющихся основанием для совершения операций;

-  документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (класс «Унифицированная система банковской документации»);