Руководство пользователя (стр. 24 )

Рисунок 186. Окно создания рабочей таблицы

G Существует возможность сопоставления элементов по коду или по имени!!! (см. рис.)

8.  Работа с расчетными таблицами в Excel

8.1.  Открытие расчетной таблицы в Excel

Как правило, открытие в Exсel расчетной таблицы и последующая работа с ней в Excel осуществляется с целью наложения необходимого оформления (для отчетов, приложений и т. д.), и последующей печати.

PДля того чтобы открыть расчетную таблицу в Excel:

Что сделать:	Как сделать:
Открыть вкладку Расчетные таблицы	ü  См. стр.62
Открыть нужную таблицу в Excel	ü  Щелкните правой кнопкой мыши по нужной расчетной таблице ü  Выберите команду контекстного меню Открыть с помощью Microsoft Excel

Дальнейшее поведение Системы зависит от того, существует ли для данной расчетной таблицы настроенное в Excel оформление или нет.

Если для расчетной таблицы не существует оформления в Excel, то Система выведет запрос на сохранение текущего (т. е. заданного по умолчанию) оформления:

Рисунок 187. Запрос на сохранение оформления расчетной таблицы в Excel

Большой необходимости сохранять еще не настроенное оформление нет, поэтому на данный запрос рекомендуется ответить отрицательно.

Если для расчетной таблицы существует оформление в Excel, то Система выведет запрос на открытие данного оформления:

Рисунок 188. Запрос на открытие настроенного оформления расчетной таблицы в Excel

Возможные варианты реакции на данный запрос:

ü  Да – расчетная таблица открывается в Excel с последним сохраненным оформлением

ü  Нет – расчетная таблица открывается в Excel без оформления

ü  Отмена – расчетная таблица в Excel не открывается

G  Внимание, если вы открыли расчетный лист без оформления и после сохраняете его, то предыдущее оформление пропадает!

8.2.  Работа с данными расчетной таблицы в Excel

При первом открытии в Excel расчетный лист выглядит практически так же, как в редакторе:

Рисунок 189. Расчетная таблица, открытая в Microsoft Excel без оформления

G При работе с данными расчетной таблицы в Excel необходимо постоянно помнить, что все ячейки, содержащие данные, привязаны к базе данных!

P Для того чтобы получить обновленные данные из базы и отобразить их в Excel:

Что сделать:	Как сделать:
Обновить данные в Excel	ü  Выберите команду меню Бюджет-Обновить данные

G Если в расчетную таблицу были внесены конфликтующие изменения в Системе и в Excel, то при обновлении данные, измененные в Системе, будут иметь больший приоритет, как сохраненные в базе раньше!

P Для того чтобы сохранить в базе данные, измененные в Excel:

Что сделать:	Как сделать:
Сохранить данные в базе	ü  Выберите команду меню Бюджет-Сохранить данные

8.3.  Настройка оформления расчетной таблицы в Excel

8.3.1.  Создание и сохранение оформления

В расчетной таблице при работе в Excel можно использовать все возможности Excel (оформление, добавление колонок, строк и т. д.), кроме:

ü  Удаления строк, столбцов и ячеек (при необходимости строки и столбцы можно скрывать)

ü  Копирования строк, столбцов и ячеек (перенос данных в другое место листа Excel осуществляется только с помощью вырезания и последующей вставки)

P Для того чтобы сохранить в базе данные, измененные в Excel, вместе с настроенным оформлением:

Что сделать:	Как сделать:
Сохранить данные в базе	ü  Выберите команду меню Бюджет-Сохранить данные с оформлением

§  Для того, чтобы сохранить оформление без сохранения данных выберите команду: Бюджт – Сохранить оформление

Рисунок 171. Меню Excel, вкладка Бюджет

8.3.2.  Строка формата

Если в источнике строк расчетной таблицы появились новые строки, то при последующем открытии в Excel они будут добавлены в таблицу. Для того чтобы их оформление совпадало с оформлением остальных строк таблицы необходимо сформировать так называемую строку формата – отдельную строку на рабочем листе Excel, содержащую только настройки оформления. В последствии оформление из строки формата будет применяться ко всем вновь появившимся строкам.

P Для того чтобы создать строку формата:

Что сделать:	Как сделать:
Создать пустую строку с требуемым оформлением	ü  Добавьте в таблицу с данными пустую строку (желательно, в самом начале листа) ü  Оформите ее ячейки требуемым образом (или скопируйте оформление с уже настроенных строк таблицы)
Применить созданную строку как строку формата	ü  Выберите команду меню Бюджет-Строка формата ü  При появлении диалогового окна, не закрывая его, выделите оформленные ячейки
Отключить отображение строки формата на экране	ü  Скройте строку с оформленными ячейками

Рисунок 191. Окно настройки строки формата

8.3.3.  Столбец формата

Если в расчетной таблице установлен множественный параметр на выводимые столбцы, то целесообразно задавать «Колонка формата». В этом случае, все новые столбцы будут появляться с рамкой и не будут окрашиваться в желтый цвет

P Для того чтобы создать строку формата:

Что сделать:	Как сделать:
Создать пустой столбец с требуемым оформлением	ü  Добавьте в таблицу с данными пустой столбец (желательно, в самом начале листа) ü  Оформите ее ячейки требуемым образом (или скопируйте оформление с уже настроенных столбцов таблицы)
Применить созданную строку как строку формата	ü  Выберите команду меню Бюджет-Колонка формата ü  При появлении диалогового окна, не закрывая его, выделите оформленные ячейки
Отключить отображение строки формата на экране	ü  Скройте столбец с оформленными ячейками

Рисунок 192. Окно настройки колонки формата

G Для корректного оформления строк в новых столбцах, строка формата, должна быть задана раньше!

8.3.4.  Сортировка строк

При первом открытии расчетного листа в Excel строки выводятся в том порядке, в каком они отсортированы в конструкторе.

P Для того чтобы отсортировать строки таблицы в Microsoft Excel:

Что сделать:

Как сделать:

Отсортировать строки таблицы в требуемом порядке

ü  Выберите команду меню Бюджет-Сортировка ü  В появившемся окне выберите: o  Да – если требуется выполнить сортировку в соответствии с заданными в конструкторе правилами o  Нет – если требуется указать конкретные условия сортировки ü  В случае, если на предыдущем шаге был выбран ответ Нет, то в еще одном окне укажите порядок полей таблицы, по которым будет осуществляться сортировка, и направление сортировки по каждому из них

Рисунок 193. Окно запроса типа применяемой сортировки

Рисунок 194. Окно настройки сортировки

G Если у расчетной таблицы установлено свойство Приложение, то при каждом открытии таблица будет сортироваться в соответствии с условиями сортировки, указанными в конструкторе (новые строки в Excel при этом будут вставать в нужное место таблицы). В противном случае таблица будет открываться в последнем сохраненном с оформлением варианте сортировки, а новые строки будут добавляться в конец таблицы!

8.4.  Отсоединение и присоединение файла

Существует возможность редактирования данных расчетной таблицы с помощью Microsoft Excel без связи с базой (т. е на компьютере без установленного Программного комплекса САПФИР). Для этого необходимо сохранить ее в виде отсоединенного от базы данных файла на диске, а после редактирования – присоединить файл для переноса измененных данных в базу.

P Для того чтобы сохранить расчетную таблицу как отсоединенный от базы файл на диске:

Что сделать:	Как сделать:
Открыть расчетную таблицу в Microsoft Excel	ü  См. стр.125
Отсоединить рабочую книгу Excel от базы	ü  Выберите команду меню Бюджет-Отсоединить файл
Сохранить файл на локальном диске	ü  Сохраните рабочую книгу на локальном или сетевом диске как обычный файл Excel

P Для того чтобы присоединить измененную расчетную таблицу к базе: