Руководство пользователя (стр. 26 )

После установки Системы на рабочую станцию пользователя в Microsoft Word появляется новая команда меню Динамические отчеты, содержащая команды, необходимые для работы с базой данных.

9.1.  Вход в Систему из Microsoft Word

Для того чтобы получить доступ к данным и документам, хранящимся в базе, необходимо осуществить регистрацию пользователя в Системе.

P Для того чтобы зарегистрироваться в Системе из Microsoft Word:

Что сделать:	Как сделать:
Вызвать окно регистрации пользователя в Системе	ü  Выберите команду меню Динамические отчеты-Вход
Зарегистрироваться под своей учетной записью	ü  См. стр.8

G Если данная команда неактивна, то вход в Систему уже осуществлен!

9.2.  Работа с данными в текстовом документе

9.2.1.  Вставка в текст данных из базы

Вставка данных из базы в документ возможна двумя способами и из двух различных типов источников.

Способы вставки:

ü  Вставка отдельного значения

ü  Вставка таблицы целиком

Источники данных:

ü  Вставка данных из рабочей таблицы

ü  Вставка данных из расчетной таблицы

9.2.1.1.  Вставка в текст отдельного значения

P Для того чтобы добавить в документ отдельное значение из таблицы:

Что сделать:

Как сделать:

Вставить значение в нужное место документа

ü  Установите курсор в том месте документа, в которое должно быть вставлено значение ü  Вызовите команду меню Динамические отчеты-Вставить-Значение ü  В появившемся окне выберите источник данных – рабочая или расчетная таблица ü  Выберите таблицу, содержащую нужное значение ü  Выберите значение поля Значение: o  По кодам, если необходимо получить значения по известному набору кодов классификаторов o  Из таблицы, если необходимо выбрать значение из строк таблицы ü  При выборе значения По кодам: o  Укажите колонку, из которой будет осуществляться выбор данных o  Укажите набор кодов классификаторов, с которого будет взято числовое значение из указанной колонки ü  При выборе значения Из таблицы: o  Щелкните по ячейке таблицы, из которой будет осуществляться выбор значения ü  Нажмите кнопку Добавить для добавления выбранного значения в документ ü  Нажмите кнопку Закрыть для закрытия диалогового окна

G В режиме Из таблицы появляется возможность вставки в документ не только числового значения, но и содержимого любой ячейки (в том числе и наименования отдельных кодов классификаторов)!

Рисунок 208. Окно выбора типа источника данных для добавляемого в документ значения

Рисунок 209. Выбор добавляемого в документ значения в режимах По кодам и Из таблицы

Рисунок 210. Добавленное в документ значение

Добавленное таким образом значение является полем внутри документа, для которого сохраняется вся необходимая информация для связи поля с базой данных.

9.2.1.2.  Вставка в текст таблицы целиком

P Для того чтобы добавить в документ таблицу:

Что сделать:	Как сделать:
Вставить таблицу в нужное место документа	ü  Установите курсор в том месте документа, в которое должна быть вставлена таблица ü  Вызовите команду меню Динамические отчеты-Вставить-Таблицу ü  В появившемся окне выберите источник данных – рабочая или расчетная таблица ü  Выберите таблицу, содержащую нужное значение ü  Укажите, какие колонки необходимо отображать в документе

Рисунок 211. Окно выбора типа добавляемой таблицы

Рисунок 212. Окно выбора колонок таблицы, которые должны отображаться в документе

Рисунок 213. Документ с добавленной в него таблицей

9.2.2.  Обновление значений в документе Word

PДля того чтобы обновить в документе все поля, содержащие значения, вставленные из базы (в том числе и таблицы):

Что сделать:	Как сделать:
Обновить поля в документе	ü  Выберите команду меню Динамические отчеты-Обновить

G Если в документе в добавленные значения вносились изменения, то при обновлении они отменяются!

9.3.  Работа с документами в базе данных

9.3.1.  Сохранение документа в базу

PДля того чтобы сохранить документ в базе:

Что сделать:	Как сделать:
Сохранить документ	ü  Выберите команду меню Динамические отчеты-Сохранить ü  Если сохранение документа в базу осуществляется впервые: o  Укажите имя документа o  Оставьте параметр Вернуть включенным, если вы хотите разрешить другим пользователям открывать документ для редактирования, и отключите его, если вы хотите оставить за собой монопольное право на внесение изменений в документ

PДля того чтобы создать в базе копию текущего документа с другим именем:

Что сделать:	Как сделать:
Сохранить документ с другим именем	ü  Выберите команду меню Динамические отчеты-Сохранить как ü  Укажите новое имя документа ü  Оставьте параметр Вернуть включенным, если вы хотите разрешить другим пользователям открывать документ для редактирования, и отключите его, если вы хотите оставить за собой монопольное право на внесение изменений в документ

Рисунок 214. Окно сохранения документа в базе

9.3.2.  Открытие документа из базы

PДля того чтобы открыть из базы ранее сохраненный в ней документ:

Что сделать:	Как сделать:
Открыть документ	ü  В Microsoft Word выберите команду меню Динамические отчеты-Открыть ü  Выберите документ из списка ü  Оставьте параметр Извлечь включенным, если вы хотите оставить за собой монопольное право на внесение изменений в документ, и отключите его, если вы хотите разрешить другим пользователям открывать документ для редактирования

Рисунок 215. Окно открытия документа из базы

PДля того чтобы открыть из базы ранее сохраненный в ней документ в ПК САПФИР:

Что сделать:	Как сделать:
Открыть вкладку со списком документов в базе	ü  Выберите команду меню Сервис-Документы Microsoft Word
Открыть документ	ü  Щелкните по открываемому документу правой кнопкой мыши ü  Выберите команду контекстного меню Открыть

9.3.3.  Удаление документа из базы

P Для того чтобы удалить документ из базы:

Что сделать:	Как сделать:
Открыть вкладку со списком документов в базе	ü  Выберите команду меню Сервис-Документы Microsoft Word
Удалить документ	ü  Щелкните по удаляемому документу правой кнопкой мыши ü  Выберите команду контекстного меню Удалить

123

Рисунок 216. Открытие вкладки Документы Microsoft Word

Рисунок 217. Удаление документа из базы

10.  Создание и использование OLAP кубов

10.1.  Основные термины при работе с кубами

Слово OLAP расшифровывается как «On-line Analytical Processing», что в переводе с английского - «Обработка аналитических запросов в реальном времени». Эта технология предназначена для быстрого получения табличных отчетов – как итоговых, так и детализированных. Все промежуточные итоги, которые можно получить по иерархическим классификаторам, считаются в них заранее и тоже хранятся на сервере вместе с исходными данными. Поскольку различных классификаторов может быть более трех, то такие структуры ещё называются «многомерными кубами данных».