11.1Учет труда и заработной платы (стр. 55 )

При формировании Фактического табеля есть возможность формирования документа за 1-ю и 2-ю половину месяца на основании планового времени введенного в документе Планового табеля. Для этого в документе Фактический табель служит пункт меню Реестр\Параметры документа, где необходимо указать дату начала и конца периода месяца.

В Плановом и Фактическом табелях осуществляется выбор работников для дальнейшей печати отчетов (Отчёты 191 FR «Плановый табель» и 192 FR « Фактический табель») по отмеченным работникам. Если отмеченных работников нет, отчеты печатаются согласно фильтру по выбранному подразделению или по предприятию.

В документе Плановый табель по пункту меню Правка / Заполнить табель или комбинации клавиш Ctrl+F9, заполняется табель тем работникам, у которых по умолчанию стоит график работы автоматически не табелируемый.

12.18  Группа модулей Ведомости на выплату. Модуль Платежные ведомости

Модуль Платежные ведомости это документы, по которым осуществляются денежные расчёты с сотрудниками. Платежные ведомости формируются в подсистеме Учет труда и заработной платы. При этом каждая платежная ведомость связывается с видом удержания, имеющим один из методов расчета типа Выплата или Исполнительные листы.

В зависимости от метода расчета связанного с видом оплаты, все ведомости делятся на следующие виды:

·  Выплаты.

o  Ведомости по Выплате зарплаты - связаны с выдачей заработной платы сотрудникам и формируются каждый месяц.

o  Ведомости Аванса - используются для выплат аванса сотрудникам.

o  Ведомости по Выплате в межрасчетный период - предназначены для выплаты денег по начислениям, сформированным в документах (отпускные, больничные, премии и т. п.), а так же для выплаты произвольных сумм в межрасчетный период.

·  Исполнительные листы

o  Ведомости на выплату алиментов - применяется для выплаты алиментов на предприятии через кассу. Реестр ведомостей формируется по расчетному периоду. Вводимые в реестр ведомости автоматически распределяются по фиксированным группам, соответствующим группам видов оплат. Группы ведомостей в реестре формируются автоматически при задании пользователем соответствующего вида оплаты в новой ведомости. Каждый документ связан с определенным видом оплаты.

У реестра ведомостей есть два вида представления:

Стандартный. В этом виде реестр представляет собой таблицу ведомостей, сгруппированными по видам оплат, в колонках которой выводится информация о номерах ведомостей, их наименованиях, суммах по ведомостям и их статусах. Переключение в этот вид осуществляется по пункту меню Вид / Стандартный.

Комбинированный. Переключение в этот вид осуществляется по пункту меню Вид / Комбинированный. В этом виде, в левой части экрана отражается реестр ведомостей с указанием их номеров и наименований, сгруппированный по видам оплат. А в правой части экрана выводится более полная информация по текущему документу из реестра, которая включает в себя:

·  дату, время и Ф. И.О. оператора, выполнившего создание ведомости;

·  дату, время и Ф. И.О. оператора, внесшего последнюю модификацию в ведомость;

·  дату, время и Ф. И.О. оператора, выполнившего закрытие ведомости (передавшего ведомость в кассу);

·  дата передачи на выплату;

·  вид оплаты, на основании которого сформирована ведомость;

·  общая сумма к выплате по ведомости;

·  выплаченная сумма по данной ведомости;

·  не выплаченная сумма;

·  депонированная сумма;

·  количество строк - сотрудников, задействованных в ведомости;

·  ведомость;

·  статус документа;

·  признак наличия ошибок.

Создание нового документа выполняется по пункту меню Реестр / Создать. Заполнение строки ведомости выполняется путем выбора каждого сотрудника из соответствующего справочника, вызываемого по клавише F3 в поле Табельный номер или по пункту меню Реестр / Выбор сотрудников по списку. В этом случае в открывшемся окне Выбор работников отмечаются работники, которые включаются в ведомость.

Новая ведомость формируется также по пункту меню Реестр / Сформировать документы. В окне Формирование платежной ведомости в поле Вид оплаты выбирается вид оплаты для формирования выплат. В поле Наименование указывается наименование платежной ведомости. На закладке Выплата устанавливается параметры: Используется только фактически начисленный доход; Зарплата рассчитывается – за полный месяц, за часть месяца (на число) – используется в организациях с еженедельной выплатой зарплаты, в этом случае при расчёте суммы к выплате в каждой последующей ведомости рассчитывается сальдо по расчётному листку на указанную дату и из него вычитается ранее выплаченные суммы; Выплачивается – сумма, долг предприятия, документы. На закладе Параметры указываются следующие параметры: Учитывать задолженность прошлых периодов; Расчет компенсации невыплаченной зарплаты; Включать заработок с начала месяца; Исключать удержания из начисленной суммы; Учитывать задолженность прошлых периодов; Порядок формирования ведомости - по предприятию в целом, по подразделению, на основании справочника ведомостей; Процент выплаты от начисленных сумм; Включать подчиненные подразделения; Включать работников с нулевыми суммами; Выплата уволенным полностью; Порядок округления выплаченных сумм – работающим, уволенным. Если в модуле Настройка, в пункте ИФ и ЭКР установлены отметки для расчета зарплаты по источникам финансирования/экономическим классификаторам расходам, то на закладке параметры появляется кнопка ИФ/ЭКР, нажав которую в окне ИФ и ЭКР, входящие в документ заполняются источники финансирования/ экономические классификаторы расходов, по которым финансируется предприятие. На закладке Подразделения выполняется выбор подразделений для формирования ведомости. На закладке Ведомости указываются ведомости, по которым формируются выплаты.

Редактирование документа выполняется в режиме редактирования или по пункту меню Реестр/Изменить.

Удаление документа выполняется по пункту меню Реестр / Удалить.

Открытие ведомости для редактирования или просмотра выполняется по клавише Enter.

По пункту меню Реестр/ Печать выполняется печать реестра документа.

По пункту меню Реестр/ Печать документа выполняется печать документа.

По пункту меню Правка / Найти запись … выполняется поиск.

По пункту меню Правка / Найти дальше выполняется продолжение поиска.

4  Платежные ведомости на выдачу зарплаты и на выдачу алиментов рекомендуется создавать после закрытия того периода, за который осуществляется выплата денег. Данная рекомендация не обязательная, создаются Платежные ведомости и по текущему расчетному периоду. Однако в этом случае, возникает ситуация, когда после формирования Платежной ведомости сумма начислений сотрудника в расчетном листке уменьшилась и в результате при закрытии ведомости у этого сотрудника образуется долг перед предприятием. Формирование ведомости по данным прошлого периода избавит пользователя от такой ситуации, так как за архивные периоды информация в расчетном листке сотрудника не изменяется. Закрытие ведомости на выдачу алиментов возможно после закрытия текущего учётного периода. Ведомости на выдачу зарплаты закрываются как из текущего, так и из прошлого учётного периода.

Межрасчетные и авансовые платежные ведомости формируются и закрываются в текущем учетном периоде.

Каждая ведомость характеризуется своим статусом. Статус принимает три возможных значения: Открыт, В кассе и Закрыт. Сформированная в реестре ведомость имеет статус Открыт. Редактирование и удаление ведомости выполняется в открытом состоянии.

Сформированная ведомость передается для дальнейшей работы в кассу или обрабатываться в реестре платежных ведомостей подсистемы Учет труда и заработной платы. Это определяется с помощью параметра Не передавать в подсистему Денежные средства Платёжные ведомости и платежные поручения в модуле Настройка / Параметры. Если данный параметр установлен, после проведения процедуры закрытия ведомость получает статус В кассе и дальнейшая работа с этой платежной ведомостью осуществляется в модуле Управление финансовыми расчетами / Учет денежных средств / Кассы / Платежные ведомости.

В подсистеме Учет денежных средств над платежными ведомостями выполняются следующие действия:

·  Формировать расходные ордера на выдачу денег, как по каждой записи ведомости, так и по всей платежной ведомости в целом.

·  Корректировать суммы Выплачено и Депонировано для каждого сотрудника из ведомости, если по платежной ведомости уже сформирован расходный ордер, то корректировать эту ведомость программа не позволяет.

Открыв платежную ведомость со статусом В кассе в модуле Платежные ведомости подсистемы Учет денежных средств, используются пункты меню Выплатить (комбинация клавиш Ctrl+F8), Депонировать (комбинация клавиш Alt+F8) и Отменить выплату (комбинация клавиш Shift+F8) для корректировки сумм фактически выданных сотрудникам денежных средств. После оформления расходного кассового ордера и его регистрации в кассовой книге (подробнее см. Руководство пользователя, Раздел 3. Управление финансовыми расчетами / Учет денежных средств) Платежная ведомость изменяет статус на Закрыт, а в расчетных листках сотрудников, включенных в ведомость, появляется запись о соответствующей выплате.

Корректировка данных в Платежной ведомости со статусом Закрыт выполняется, если предварительно отменить регистрацию расходного ордера в Кассовой книге и изъять данный расходный ордер из кассы (по комбинации клавиш Ctrl+F3 в модуле Платежные ведомости подсистемы Управление финансовыми расчетами / Учет денежных средств), после чего выполняется пункт меню Реестр / Открыть документ в модуле Платежные ведомости подсистемы Учет труда и заработной платы.