Парадигма развития науки (стр. 63 )

С целью экономии дисковой памяти следует копировать только те части программы, которые действительно необходимы в работе.

2. Управление файлами

В этом разделе описываются процедуры работы с файлами и функции программы Excel, обеспечивающие защиту данных.

Сначала рассмотрим процедуры обращения с рабочими докумен­тами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла. Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам, что повышает эффективность их обработки. Более подробно эти вопросы будут рассмотрены в разделе 4. В этом разделе будет показано, как загружать и сохранять документы (рабочие папки). Кроме того, будут описаны процессы автоматического сохранения, защиты данных и работа с Менеджером файлов программы Excel.

2.1.Создание нового документа

При каждом запуске программы Excel автоматически создается новый рабочий документ, имеющий название Book 1 (Книга 1).

Вы видите исходное окно программы Excel.

Создайте еще один новый документ.

Для создания нового документа нужно от­крыть меню File (Файл) и щелкнуть мышью по директиве New (Но­вый).

Можно также создать новый доку­мент с помощью кла­виатурной комбинации [Ctrl-N] или щелчка по первой слева пиктог­рамме на основной пиктографической панели

На экране появится документ с именем Воок2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по изобра­женной на рисунке слева пиктограмме, которая находится на первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографичес­кого меню).

Стандартное имя (например, Воок2) указывает на то, что документ еще не был переименован пользователем.

2.2.Загрузка рабочего документа

В этом пункте пользователь ознакомится с загрузкой документов, которые расположены на диске.

Выбранный рабочий документ появится на экране.

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим доку­ментом, нужно вызвать директиву Open... (Открыть) из меню File (Файл).

Можно также щелкнуть мышью по изображенной на рисунке слева пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла, которое показано на рисунке

В этом окне в поле Drives (Диски) нужно указать диск, а в поле Directories (Директории) выбрать директорию, где расположен ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находится искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name: (Имя файла). После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке ОК или дважды щелкнув по имени искомого файла.

Более простой способ поиска файлов будет приведен в конце данного раздела при описании дополнительных процедур работы с файлами.

На рисунке, приведенном ниже, видно, что пользователь изме­нил директорию и вы­брал в ней имя своего файла, которое появилось в поле File Name: (Имя файла).

После этого нужно закрыть окно, нажав клавишу ввода [Enter] или щелк­нув мышью по кнопке ОК.

После загрузки с диска выбранный документ появляется на экране.

В строке заголовка прог­раммы будет находиться название этого файла.

2.3. Сохранение документа

После окончания работы вам нужно сохранить свой документ на диске.

При первом сохранении вашего документа нужно

открыть меню File (Файл) комбинацией клавиш [Alt-F], а затем

вызвать из меню File (Файл) директиву Save As... (Сохранить как).

При следующем сохра­нении достаточно на­жать комбинацию кла­виш [Ctrl-S], чтобы выполнить директиву Save (Сохранить).

После этого откро­ется диалоговое окно, которое показано ниже

В этом окне нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Прог­рамма Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Воок[поряд-ковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % () -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение имени файла. XLS, как правило, изме­нять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке ОК.

Имя файла можно ввести прямо с клавиатуры в поле File Name: (Имя файла).

Присвойте своему документу имя, соответствующее содержанию, и сохраните его под этим именем

После сохранения файла его имя PRJBYL. XLS (Прибыль) можно уви­деть в строке заголов­ка программы.

Если документ уже сохранялся под определенным именем, при сле­дующем сохранении следует вызвать директиву Save (Сохранить) из меню File (Файл) или щелкнуть по изображенной на рисунке слева пиктограмме, которая находится на основной панели. Документ будет сохранен под тем же именем.

2.4. Автоматическое сохранение

Пользователи часто забывают вовремя сохранять на диске свои данные, поэтому случайное отключение питания может привести к потере важной информации. Чтобы избежать этого, программа Excel авто­матически сохраняет данные на диске через фиксированный промежуток времени. Для этого пользователю не нужно выполнять никаких директив, а только необзодимо задать период времени для автоматического сохранения.

Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools (Инструменты), с по­мощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений.

В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave (Авто­матическое сохранение), щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, шелкнув по кнопке ОК.

После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться директива AutoSave... (Автоматическое сохранение).

Вызовите директиву AutoSave, щелкнув по ней мышью. Тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения и установить опции сохранения.

Кроме того, в этом окне можно опре­делить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный документ.

Можно отменить автоматическое сохранение, если выключить верх­нюю левую опциональную кнопку Automatic Save (Автоматическое сохранение) в диалоговом окне AutoSave. В этом случае все установки для автоматического сохранения перестанут действовать.

2.5. Создание резервных копий

На диске иногда возникают дефекты, что может привести к потере расположенных там файлов. Чтобы этого не произошло, рекомендуется иметь резервную копию каждого документа для этого, задайте режим автоматического создания резервной копии своего файла. Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As... (Сохранить как) из меню File (Файл). В открывшемся диалоговом окне, котрое открывается щелчком по кнопке Options... (Опции) в диалоговом окне директивы Save As... (Сохранить как) или нажатием [Alt-О].

Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options (Опции сохранения). В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup (Всегда создавать резервную копию). Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резер­вный файл с тем же именем, что и основной.

Обнаружив при сохра­нении файла директи­вой Save As (Сохранить как) файл с тем же именем, программа вы­дает запрос на заме­щение. Если пользова­тель ответит Yes (Да), то вместе с последней копией файла сохра­нится и резервная, в ко­торую будет помещена предыдущая версия этого файла. При отрицательном ответе операция сохранения будет отменена.

Чтобы увидеть резерв­ные копии (с расши­рением. ВАК) в списке файлов, нужно уста­новить опцию All Files (Все файлы) в поле List Files of Туре: (Список файлов типа) диалого­вого окна директивы Open (Открыть) из меню File (Файл).

Резервные копии файлов имеют расширение. ВАК (сокращение от backup). Резервная копия будет всегда содержать предпоследнюю версию основного файла.