Парадигма развития науки (стр. 64 )

Со временем резервные копии начинают занимать слишком много места, поэтому периодически их нужно удалять, чтобы освободить место на диске.

2.6. Защита данных

Предположим, что ваш компьютер работает в локальной сети, и вам бы не хотелось, чтобы ваши файлы просматривались сотрудниками других отделов. В этом случае желательно защитить свою информацию от несанкционированного доступа. Защитите свой документ от доступа посторонних лиц.

Для этого вводится пароль, который затрудняет несанкционированный доступ к документу.

Для введения пароля необходимо вызвать директивы Save As... (Со­хранить как) из меню File (Файл). В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options... (Опции).

Появля­ется диалоговое окно Save Options (Опции сохранения), (см. рисунок ниже)

В поле ввода Protection Password: (Пароль защиты) этого окна можно указать свой персональ­ный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль.

Пароль может содержать не более 15 символов. При вводе пароля на экране появляются звездочки, чтобы нельзя было увидеть пароль, поэтому пользователь должен записывать па­роли в свою записную книжку, чтобы не за­быть их.

После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password (Подтвердить пароль), в котором нужно повторить пароль.

Если пароли не совпадают, то появится сообщение об ошибке, и программа опять вернется в окно Save Options, где поль­зователь может ука­зать новый пароль.

После введения пароля при каждом открытии защищенного файла программа Excel просит указать пароль. После ввода пароля нужно щелкнуть по кнопке ОК или нажать клавишу ввода [Enter].

Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password (Пароль защиты от записи), то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only (Только для чтения). В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Если включить опциональную кнопку Read-Only Recommended (Реко­мендовать только для чтения) в окне Save Options (Опции сохранения), то при каждом открытии этого файла с правильным паролем будет появляться рекомендация открывать его только для чтения.

2.7. Дополнительные сведения о файлах

При подготовке исследовательской документации может возникнуть необ­ходимость создания нескольких тематически связанных файлов. При этом для идентификации файла одного имени будет уже недостаточно. Добавьте к своему файлу дополнительную информацию.

К файлу добавляются дополнительные сведения о тематике расположен­ного в нем документа, что облегчает его поиск и идентификацию.

При первом сохранении файла директивой Save As (Сохранить как) открывается диалоговое окно Summary Info (Краткая информация), показанное на рисунке.

В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title: (Заголовок), Subject: (Тема) и Keywords: (Ключевые слова). В поле Author (Автор) по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя.

Щелкните мышью по соответствующему полю, чтобы начать ввод информации в это поле. Для перехода от одного паля к другому можно также исполь­зовать клавишу [Tab]. Промаркировав содер­жимое поля, его можно удалить нажатием клавиши [Backspace].

В поле ввода Comments (Комментарии) можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра.

Поиск файла можно упростить за счет ис­пользования дополни­тельной информации. Например, теперь мо­жно искать файл по за­головку, по тематике и по ключевым словам. Кроме того, дополнительные сведения помо­гают различать файлы, имеющие похожие названия, например, PRIBYL1.XLS и PRIBYL5.XLS.

Закрывается информационное окно щелчком по кнопке ОК.

Чтобы ввести дополнительные сведения в уже существующий файл, его нужно загрузить, а затем вызвать директиву Summary Info... (Крат­кая информация) из меню File (Файл).

Новый Менеджер файлов программы Excel, который запускается директивой Find File... (Найти файл) из меню File, позволяет осущес-влять быстрый поиск файлов по ключевым словам и описаниям.

3. Структура документов

В данном разделе описаны основные технические приемы, которые приме­няются при создании рабочих документов.

Трехмерные документы - (блокноты, папки) позволяют значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. Рабочие документы могут содержать более 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при списывании данных в таблицах. При установлении информа­ционных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, так как все таблицы находятся в одном файле.

Такая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, вам нужно открыть только один файл.

3.1. Управление рабочими листами

Пользователь создал новый документ (блокнот) и приступил к работе.

Как перейти с одного рабочего листа на другой?

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположен­ного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т. д. (см. первую пиктограмму слева).

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указа­теле видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа (см. вторую пиктограмму слева).

Щелчок по пиктограмме со стрелкой, указывающей вправо, сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов, расположенных на именном указателе. Щелчок по пиктограм­ме со стрелкой, указывающей влево, сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.

С помощью именного указателя можно пере­ходить на любой ра­бочий лист документа. На этом рисунке пока­зан переход с листа Sheell на лист Sheet5. Обратите внимание на маркировку корешка активного рабочего ли­ста на именном указа­теле.

Первоначально рабочий документ состоит из 16-ти листов. Щелчок мышью по пиктограмме со стрелкой с верти­кальным штрихом, ука­зывающей вправо, вы­зывает появление ко­решка последнего листа на именном указателе. Щелчок по корешку этого листа вызывает его появление на экране.

3.2. Добавление рабочих листов

При работе с большим документом часто возникает необходимость добавления и удаления рабочих листов. Кроме того, 16-ти листов может оказаться недостаточно для отчетных документов.

Добавьте несколько рабочих листов в ваш документ.

Директивы добавления расположены в меню Insert (Вставить). Поль­зователь может добавить в документ элементы следующих типов:

• Рабочие листы для создания таблиц;

• Диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

• Рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманд Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

• Рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимае­мой позиции он будет иметь название Sheet 17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграм­мы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chartl и т. д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macrol, а с диалогоными окнами — начиная с Dialogl и т. д. Рабочие листы с программными модулями, написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Modulel.

Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

Для создания диаграм­мы нужно предвари­тельно промаркировать числовые значе­ния, которые преобра­зуются в диаграмму. На этом рисунке пока­зано подменю, в кото­ром находится дирек­тива добавления рабо­чего листа, предназна­ченного для создания диаграммы.