Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ (стр. 47 )

2. Маловероятно, чтобы люди могли вернуть корабль на Землю без компьютерных систем на борту корабля и в Центре управления полетом.

Разумная разработка и внедрение компьютерных систем начинаются с разумного подхода к таким системам: лучшими следует считать те компьютерные системы, которые задуманы с целью помочь человеку, а не заменить его.

Те, кто понимает суть функционирования неформальных систем в большинстве промышленных компаний, осознают, что трудность не в разработке самой системы. В настоящее время существуют довольно-таки стандартные наборы инструментов управления. Подлинная трудность заключается в том, чтобы заставить организацию осуществить переход из мира неформальной системы в мир успешно функционирующей формальной системы управления.

Разработка системы

До разработки системы следует начать осуществление программы обучения. Эта программа должна быть нацелена на обучение пользователя стандартным орудиям управления, с тем чтобы он не изобретал колесо.

По мере внедрения программы обучения она должна охватить, помимо основных пользователей, и других работников — мастеров, кладовщиков, инженеров, агентов по сбыту. Учебную программу следует, разумеется, приспособить к их нуждам, так как им не требуется понимание всех тонкостей современных методов управления производством и запасами. Как правило, в вопросах учебы компании прибегают к помощи внешних организаций. Как и все прочее, это необходимо делать на профессиональном уровне. Профессиональная помощь извне весьма удачно дополняет учебу собственными силами. Собственные преподаватели способны развить некоторые детали, углубить отдельные моменты и приблизить преподавание к нуждам конкретной компании, однако роль экспертов лучше всего подходит для преподавателей со стороны.

Один из наиболее эффективных методов обучения на заводе заключается в использовании видеопленки, записи на магнитную ленту и печатных материалов. Количество учащихся не следует ограничивать. Обычно в неделю проводят 2—3 занятия по два часа каждое в служебное время. Один из работников компании назначается классным руководителем и проводит семинарские занятия. Эту функцию обычно выполняют разные работники, с тем чтобы как можно большее число могло выступать в следующий раз в роли преподавателей. Использование видеозаписи — это экономичный и эффективный метод обучения, позволяющий не отрывать работников на продолжительное время от основной работы. Можно составить специальные курсы для высшего руководства, службы маркетинга, технологов и т. д.

Учеба — это элемент разработки системы, значение которого почти всегда в значительной мере недооценивают. Но если ее провести хорошо, это позволит избежать многих недостатков, обычно присущих компьютерным системам.

После того как учебу прошли основные пользователи системы, им следует изучить проблемы, стоящие перед ними, и внести предложения по приспособлению стандартных методов управления производством и запасами к их конкретным нуждам. Они должны уточнить, каких результатов они ждут от системы. Система ППМ, например, должна обеспечить снижение запасов, более высокое качество обслуживания потребителей, более высокую производительность в результате бесперебойной подачи материалов и, как следствие, снижение издержек. Потенциальные пользователи должны переговорить с работниками других компаний, где были разработаны и внедрены системы аналогичного типа, чтобы выяснить, какие результаты получены у них.

Новая система может внедряться в компании, где неформальная система все еще функционирует достаточно хорошо. Одна из причин разработки формальной системы заключается в том, чтобы не дать компании выйти из-под контроля, когда опытные люди уйдут на пенсию, а проблемы станут более сложными. В любом случае предложения должны включать конкретные цели разработки. Они могут и не быть точными, но должны содержать оценки, так чтобы видна была отдача системы.

На этом этапе необходимо приспособить программы для ЭВМ к требованиям конкретной системы, нужной заказчику. Разработчикам следует проанализировать и уточнить методы определения размера партии, которые они будут применять, периодичность выдачи информации, характер отчетов об отклонении от запланированного процесса и т. д. До запуска системы в эксплуатацию необходимо подготовить информационные массивы. Но это все технические вопросы. Их решение не представляет труда. Имеются другие, более важные проблемы, на которых необходимо сосредоточить внимание.

Для того чтобы система планирования потребности в материалах функционировала должным образом, необходимо выяснить следующие вопросы:

1. Точны ли и правильно ли построены спецификации? Предусмотрена ли возможность отражения конструктивных изменений?

2. Имеет ли каждое наименование свой шифр, который идентифицирует его однозначным образом? Компьютерная система не функционирует без такого рода информации.

3. Точен ли учет материалов — как наличных, так и заказанных? Возложена ли ответственность за надлежащее оформление отпуска материалов на работников, располагающих для этого соответствующими возможностями?

Разработан ли комплексный график? Кто будет отвечать за его ведение? Все ли понимают, что такое комплексный график и каково его влияние на успешное функционирование современной системы управления производством и запасами?

Следует еще раз повторить, хотя многие теперь это сознают, что инициативу в деле разработки и внедрения системы такого рода должен брать на себя заказчик. Он должен возглавить бригаду разработчиков. Общепризнанно также, что руководителя бригады следует освободить от всякой другой работы. Повседневные заботы, связанные с руководством службой управления производством и запасами, труднее стряхнуть с себя, чем заботы по созданию системы. Тот, кто занимается и текущими делами и планированием, по-видимому, так и не находит времени для планирования.

Руководитель бригады разработчиков должен удостовериться в том, что ясны масштабы работ по проекту. Нередко, например, полагают, что с внедрением ППМ исчезнут проблемы, обусловленные недостатками планирования производственных мощностей. ППМ — это только первый шаг. Это метод планирования очередности работ; но до тех пор, пока не пущены в ход все остальные инструменты, выгоды от системы такого рода полностью не будут получены. Тем не менее систему следует разбить на модули, так чтобы она разрабатывалась и внедрялась последовательно и частями и люди почувствовали удовлетворение от результатов их усилий.

Внедрение системы

Ответственность за внедрение системы также лежит на заказчике. Он должен исходить из того, что перемены в управлении сопряжены с немалым риском. Первейшая обязанность заказчика заключается в том, чтобы, пытаясь улучшить управление, не допустить ухудшения дел в компании.

В разное время применяли три подхода к внедрению системы:

1. Метод «холодной индейки». При таком подходе систему запускают в эксплуатацию сразу и целиком. Сопряженный с этим риск очевиден. Проблемы, связанные с любой новой системой, могут оказаться непреодолимыми, и существует значительная опасность не только провала системы, но и серьезного ухудшения работы компании.

2. Параллельный подход. Это, разумеется, осторожный подход, и с виду он кажется безопасным. К сожалению, он не очень практичен. Если в компании учет запасов производится вручную и принимается решение перевести его на ЭВМ, то параллельное ведение учета по старой системе и с помощью ЭВМ потребует таких усилий, на которые, возможно, работники и не способны. Параллельное существование систем нередко заканчивается тем, что старая система функционирует, а новая — нет, так как использование обеих требует слишком много сил, а со старой работники знакомы лучше. Имеется много примеров, когда параллельное существование двух систем выглядело абсурдно. Представим себе компанию, в которой для компонентов сборки применяют систему с точкой заказа и от нее переходят к ППМ. Сравнивать информацию, выдаваемую обеими системами, невозможно, так как старая система в сущности своей лишена смысла. Информация, выдаваемая системами, будет взаимно противоречива, и параллельное их функционирование ничего не докажет.

3. Экспериментальный подход. Это самый подходящий и практичный метод внедрения системы. Если, например, на ЭВМ переводят учет запасов, то для начала это делают для небольшого числа наименований и результаты сравнивают с ручной системой. При таком подходе только с виду обе системы функционируют параллельно. Если внедряют систему ППМ, то ее испытывают на одной группе изделий и смотрят, действительно ли работники поняли, как ее применять. Затем можно переходить к внедрению системы по другим товарным группам.

В оценке экспериментального внедрения существует много недоразумений, и ему часто противятся. Против него во многих случаях энергично возражают специалисты по обработке данных, так как им кажется, что основная работа — проектирование системы — завершена и незачем заниматься пустяками в виде экспериментальной проверки. Они не понимают, что успех или неудача системы во многом зависят от людей и экспериментальная проверка призвана выяснить, умеют ли люди пользоваться системой.

Иногда утверждают, что невозможно выделить од­ну группу товаров для экспериментальной проверки ППМ, так как используется много наименований из других товарных групп. В этом доводе сказывается не­понимание целей опытной проверки. Цель ее заключа­йся не в том, чтобы убедиться, лучше или хуже рас­считывается потребность в материалах при использо­вании ППМ; цель опытной проверки—узнать, выдает ли система нужную информацию и понимают ли ее ра­ботники.

Если имеются общие детали с другими группами, данными по ним, полученными в рамках ППМ, можно пренебречь. Эти детали можно заказать на основе старой системы. Те же детали, которые входят только в группу, подвергаемую экспериментальной проверке, следует анализировать весьма тщательно, с тем чтобы убедиться, что система ППМ отвечает своему назначению — установлению действительно необходимых дат выполнения заказов.

Обратите внимание на следующее: на стадии опытной проверки от системы не ждут, что она обеспечит лучшее прохождение материалов на предприятии или лучшее поступление от внешних поставщиков. Цель проверки — выяснить, выдает ли система правильную очередность выполнения заказов и понимают ли работники, как ее применять.