Управление производством и материальными запасами в век ЭВМ (стр. 48 )

Когда реально функционировала неформальная система, точность спецификаций не имела решающего значения. В каждой компании имелся старый добрый Чарли — диспетчер, который знал, что спецификации устарели и деталь 17676 снята с производства два года назад и заменена деталью 17962. Когда заказ на сборку с целью укомплектования деталями направляли на склад, он вычеркивал старый шифр и вписывал новый. Доброго старого Чарли очень ценили начальники; и чем больше времени он проводил в цехе и меньше — за своим столом, тем больше его уважали.

К сожалению, в наши дни не многие компании могут успешно функционировать без формальной системы. Номенклатура продукции расширяется и усложняется, а опытные работники (которые могли достаточно успешно работать в условиях неформальной системы) уходят на пенсию. В наши дни по мере внедрения формальных систем возрастает роль бригады, коллектива работников по сравнению с отдельным исполнителем. Роль бригады, обусловленная формальной системой, возможно, и не столь эффектна, но она дает лучшие результаты.

Ребятишки, которые учатся играть в футбол, обычно все бегут за мячом, когда игрок другой команды отбивает его. Но скоро они приходят к пониманию того, что это не самая эффективная тактика игры.

Когда они начинают играть в коллективный футбол, игра у них идет успешнее; а это еще более справедливо в отношении управления потоками материалов в промышленной компании. Формальная система, попросту говоря, означает, что кто-то отвечает за правильный учет запасов. Еще кто-то ответствен за заказ материалов и постоянное уточнение сроков выполнения заказов на изготовление деталей и поставку покупных материалов. Третий отвечает за использование материалов, изготовление изделий и их отправку потребителям. Миновали дни, когда каждый отвечал за все.

Техническая служба, которая в большинстве компаний своевременно не разрабатывала спецификации, теперь обязана это делать. Она вынуждена исходить из того, что спецификация должна отражать действительную последовательность изготовления изделия. Планируя и регулируя изменения в конструкции изделий, техническая служба должна работать в контакте со службой управления производством и запасами.

Служба маркетинга должна понимать, что представляет собой система, основанная на ППМ. Она располагает лучшей системой для подтверждения заказов, более обоснованного назначения сроков выполнения заказов потребителей и принятия продуманных стратегических решений. Служба маркетинга должна, однако, понимать, что при включении срочной работы и в без того перегруженный комплексный график необходимо что-либо предпринять. Либо следует исключить другую работу, либо наращивать мощности. ППМ представляет собой мощный инструмент в руках службы маркетинга. Но чтобы этот метод раскрыл все свои возможности, служба маркетинга должна взять на себя новые обязанности.

Мастера, некогда работавшие по «дефициткам» и игнорировавшие графики, должны теперь поверить в графики и расчеты потребности в мощностях. Но опыт показывает, что если удается справиться с искушением перегрузить систему компьютерным жаргоном и усложнить ее, то мастера обычно с энтузиазмом поддерживают систему. Никто другой столько не выигрывает от формальной системы, которая действительно функционирует.

Обязанность руководства заключается в том, чтобы помочь всем этим людям работать сообща. Объяснить, что инструменты не выполняют работу, а только позволяют ее выполнить. Руководство должно поощрить участие в программе, направленной на изменение методов управления фирмой.

Переход к формальной системе сопряжен со значительными трудностями, так как мы располагаем опытом работы исключительно с неформальными системами. Нередко мы и сейчас слышим от управляющего: «Точный учет запасов — это большое дело, но мы никогда его не имели и тем не менее всегда делали деньги». Но тот же управляющий часто неспособен понять, почему компьютерная система не обеспечивает результаты, на которые он рассчитывает. Во времена неформальных систем взаимосвязи не выступали достаточно отчетливо. Но даже в наши дни многие ли управляющие в состоянии отчетливо видеть прямую связь между точной спецификацией, например, и способностью обеспечить запланированный объем отгрузки продукции?

Точность учета движения запасов имеет решающее значение для любой системы, основанной на ППМ. Ничто так не указывает на потенциальный успех системы такого рода, как готовность и способность руководства заняться этой серьезной для многих компаний проблемой и решить ее.

Контроль за работой складов

На протяжении многих лет в литературе по вопросам управления производством и запасами доминировал анализ систем с точкой заказа. Как это ни странно, необходимость точного учета движения материалов ни разу18' не упоминается. Но странным это кажется до тех пор, пока не осознаешь, что система с точкой заказа—это, в сущности, система выдачи заказов. Более изящные расчеты точки заказа—равно как и более ранние системы планирования потребности, основанные на ЭВМ,—только усложняли систему выдачи заказов. На деле функционировала неформальная система «отбора» на складе, поэтому влияние таких усложнений на работу предприятия было незначительным.

При внедрении ППМ достоверность учета движения запасов приобретает новый смысл. При указанной системе или интервальной системе с точкой заказа сроки изготовления или поставки планируются на основе данных учета запасов. Эффективность календарного планирования зависит от точности учета.

Чтобы обеспечить достоверность учета запасов, необходимо:

1. Обучение. Некоторые административные работники полагают, что управление компанией представляет собой простую иерархическую лестницу — один отдает распоряжение другому, находящемуся на более низкой ступени, и т. д. К сожалению, на деле происходит не совсем так. На практике многие указания наталкиваются на заводе на пассивное сопротивление. Самый верный путь убедить как можно больше людей в необходимости интегрированной системы заключается в том, чтобы научить их работать в условиях формальной системы и указать им на ценность достоверной информации. Большинство работников служб производства и снабжения охотно избавились бы от «аврального» стиля работы, свойственного неформальной системе.

2. Распределение ответственности. Достоверность учета запасов предполагает точное отражение операций по приемке и отпуску материалов. Физическое перемещение материалов происходит на складе. Очевидно поэтому, что заведующему складом следует вменить в обязанность отражение в учете всех операций по поступлению материалов на склад и их отпуску со склада. Он находится на переднем крае этой работы и лучше всего подходит для указанной цели.

3. Обеспечение условий. Заведующий складом, на которого возложена обязанность обеспечить отражение в учете всех операций по отпуску материалов, очевидно, потребует, чтобы доступ на склад был ограничен. Причем эта мера направлена не против злоумышленников, а прежде всего против благонамеренных! Контролер ОТК, которому нужно только несколько деталей для проверки, но который не хочет утруждать себя выпиской требования; бригадир сборщиков, который слишком поглощен планом сдачи продукции, чтобы заниматься бумагами; инженер, который считает ниже своего достоинства оформлять документы на отпуск — это настоящие виновники зла.

Потребность в разъяснительной работе в этой области более важна, чем где бы то ни было. Просто запереть склад значило бы создать невыгодное впечатление, что руководство лишь стремится усложнить жизнь сборщикам. Этим людям следует разъяснить, что единственный путь к надежному снабжению материалами заключается в надежном учете движения запасов. Единственный способ обеспечить надежный учет состоит в том, чтобы возложить на кого-либо обязанность наладить достоверный учет. Деньги, которые человек хранит на своем счете в банке, принадлежат ему, а не банкиру, но вкладчик едва ли стал бы доверять такому банкиру, который не требует заполнения ордера или чека каждый раз, когда деньги поступают на счет или снимаются с него. А между тем точность в банке менее важна, чем на заводе: ведь в банке все компоненты взаимозаменяемы!

4. Оценка работы. Циклическая инвентаризация запасов, при которой, обычно ежедневно, пересчитывают часть наименований и вносят уточнения в учетные записи, не только способствует исправлению ошибок, но, что еще более важно, способна обеспечить на регулярной основе эффективную оценку достоверности учета запасов. Критерии обоснованности могут быть встроены в саму систему. Когда, например, деталь поступает на склад, ЭВМ проверяет правильность шифра, соответствие невыполненному заказу на изготовление или приобретение, правильность остатка и т. д.

5 Устранение причин недостатков. Циклическая инвентаризация запасов, например, призвана не только корректировать ошибочные записи в учетных данных и обеспечивать меру оценки достоверности учета. При наличии ошибок следует определить их основные причины, с тем чтобы можно было предупредить их возникновение.

Создать условия такого рода, даже при желании со стороны руководства, не всегда просто. Например, крупные детали часто приходится хранить не на складе, а вне его. Тем не менее в принципе доступ на склад должен быть ограничен, так чтобы можно было возложить ответственность за оформление документов. В некоторых компаниях это вменено в обязанность водителю погрузчика, который обязан оформлять документ при перемещении груза. Это хорошо подходит для случаев, когда материалы перемещают только погрузчиками, так как лишь некоторым погрузчикам разрешен доступ в места хранения. Принцип ограниченного доступа намного важнее метода обеспечения сохранности материалов.

К сожалению, во многих компаниях потребуется сейчас принять важные решения относительно контроля за работой складов. На многих современных заводах, которые проектировались в период функционирования неформальных систем, не предусмотрено создание контролируемых зон складирования.

Это может быть связано с затратами, но обычно они окупаются. Кроме того, руководство компании должно задать себе вопрос: «Если мы не разрешим эти проблемы, то оправданы ли затраты на ЭВМ?» Большинство компаний расходует теперь более чем достаточно на ЭВМ, чтобы иметь эффективную формальную систему, но на деле терпит двойной урон: они оплачивают счета формальной системы и работают с неформальной системой.