Предисловие (стр. 63 )

Связь с окружающей средой может быть разной интенсивности. В зависимости от этого системы подразделяют на открытые и закрытые.

Синергетический эффект – системный эффект, предполагающий, что целое больше чем сумма составных частей. Соединение частей ведет к появлению нового результата, который является недостижимым при существовании этих частей отдельно друг от друга.

Поведение системы

Поведение может быть описано несколькими способами и охарактеризовано с разных сторон. С точки зрения системного подхода при моделировании поведения учитываются следующие понятия.

Многовариантность

Предполагается, что одного и того же результата можно достичь несколькими способами.

Гибкость параметров системы

Это одно из основных требований к системе, обеспечивающих ее гибкость. Система в процессе существования может испытывать сильные колебания на входе. Для устойчивого функционирования система должна отреагировать на изменившуюся обстановку и своевременно адаптироваться к новым условиям.

13.3.2. Методы анализа системы

В начале построения системы моделей необходимо получить представление об этой организации и среде, в которой она работает. Для этого существует несколько методов анализа.

Методы анализа определяются двумя факторами: уровнем модели и областью моделирования.

Уровень создаваемой модели.

Модель может быть создана для решения проблем или для создания условий решения этих проблем. В любом случае модель предназначена для улучшения информационного обеспечения принятия решений на разных уровнях. Это может быть операционный уровень, уровень управленческого персонала среднего звена, либо уровень стратегического управления.

Границы функциональной области.

Создаваемая модель может касаться только одной функциональной области, например, бухгалтерского учета и финансов, или включать сквозной процесс, проходящий через несколько функциональностей.

После того как определены границы моделирования и организационный уровень, который будет задействован, можно приступать к выявлению наиболее важных моментов. Выделяют следующие методы анализа системы или методы нахождения существенных фактов для отражения в модели.

13.3.2.1. Интервьюирование

Можно выделить следующие элементы интервьюирования: план интервью, проведение, запись.

План интервью.

Интервью необходимо для  анализа существующей информационной системы и описания требований, предъявляемых к будущей системе. План отражает следующие моменты

Цели интервьюирования.

Предмет интервью. Информация, получаемая в результате, должна соотноситься с будущей моделью.

Привлечение клиентов компании. Возможно, они имеют какие-то сложности при установлении отношений с теми подразделениями компании, которые вы моделируете.

Место проведения интервью, определить типы вопросов.

Проведение интервью

Интервью должно иметь четкую структуру.

Человек, проводящий интервью должен хорошо уметь слушать.

Запись интервью.

При проведении интервью необходимо фиксировать основные моменты. При записи нужно выделять три основных атрибута системы предприятия:

Бизнес-процесс. Когда вход трансформируется в выход, и результат этого процесса задействован в деятельности предприятия.

Данные. Данные отображают ход и состояние бизнес-процессов организации. 

Движение информации. Бизнес - процессы связаны между собой, они не могут существовать изолированно. Поэтому нужно отслеживать логические переходы от одного бизнес-процесса к другим.

Проблемы с интервью как источником информации

Информация исходит от одного человека, который не обязательно является сторонником ваших методов реорганизации  предприятия, поэтому он может дать неточную информацию.

Часто происходит смешивание понятий. В результате интервью должна получиться схема того, что должно быть в конце, а не того, как этого надо достигать.

13.3.2.2. Анкетирование

Анкетирование используется для получения конкретного вида информации об исследуемой организации, и применяется при анализе системы в ограниченных случаях. Это вызвано следующими моментами:

Очень сложно сформулировать вопрос так, чтобы все респонденты поняли его смысл.

Для составления качественной анкеты аналитик должен хорошо разобраться в системе, а поэтому анкетирование целесообразно проводить в конце обследования.

Сложно обрабатывать большое количество анкет, особенно если в анкете содержатся открытые вопросы.

Вместе с тем, анкетирование удобно проводить в случае, если есть необходимость опросить большое количество людей, например клиентов компании.

Использование стандартных вопросов для анкетирования большого количества людей помогает создать качественную модель.

13.3.2.3. Обзор документов

Большая часть информации о деятельности предприятия документируется, поэтому просмотр документов является следующим этапом обследования. Имеет смысл просмотреть документы, которые помогают создать общую картину работы предприятия.

Недостатки метода

В организации существует большое количество информации в виде документов, и часто бывает сложно вычленить необходимую часть из всей совокупности.

Документы могут не содержать необходимой информации за прошлый период, поскольку состав документов часто меняется, и сопоставить старый формат с новым не всегда просто.

Несмотря на эти недостатки, обзор документов является важным источником информации.

13.3.2.4. Наблюдение

Наблюдение - еще один важный источник информации для выявления недостатков существующего способа работы. При использовании этого метода аналитик самостоятельно производит наблюдение за процессом, поэтому в результате получается картина того, как реально выполняются исследуемые операции, а не того, как это  должно быть.

С другой стороны, можно отметить сложности применения этой техники

Этот метод требует очень больших затрат времени, поэтому он может использоваться как дополнительный инструмент, а не как основной.

Поведение людей при исследовании может меняться и отличаться от обычного способа выполнения этих операций.

Несмотря на недостатки, метод наблюдения является необходимым  источником информации, поскольку позволяет увидеть организацию “изнутри”, а не обозревать ее “сверху”.

13.3.2.5. Мозговой штурм

Мозговой штурм используется при анализе организации для генерирования новых идей и обсуждения существующих проблем. Проведение сеанса мозгового штурма предполагает участие группы людей. Во время одного сеанса могут быть рассмотрены разные направления деятельности компании, что отличает этот метод от всех остальных.

Сеанс мозгового штурма – это наиболее динамичный способ получения информации по сравнению со всеми остальными. Во время сеанса можно достаточно быстро сформулировать новые идеи, при этом они будут сформулированы сотрудниками организации. Это значит, что будут учтены культурные факторы, система ценностей организации и т. д.

13.3.3. Моделирование системы

Следующий этап рассмотрения информационной системы предприятия - это создание комплекса моделей предприятия, который воспроизводит основные информационные потоки.

Модели предприятия можно рассматривать в двух разрезах: по степени абстракции, по объектам отражения (рисунок 13.14).

Рисунок 13.14 Типология моделей

По степени абстракции выделяются следующие типы моделей

концептуальные

логические 

физические

Концептуальная модель – это наиболее общее описание предметной области, без каких либо подробностей и деталей.

Логическая модель строятся для описания ключевых элементов системы

Физическая модель описывают реальную систему в деталях

По объектам отражения модели можно разделить на два класса: модели структуры и модели поведения.

Модели структуры – статические модели, которые отражают составные части системы и их взаимосвязь. Сюда относится два типа моделей – модель организационной структуры и модель структуры данных.

Второй класс моделей - это модели поведения, которые воспроизводят последовательность действий или процессы. К моделям процессов организации относятся три типа моделей:

функциональная модель, описывающая бизнес процессы предприятия.

модель потока данных

модель документооборота

13.3.3.1. Модель организационной структуры

Модель организационной структуры отражает взаимодействие сотрудников предприятия.  Один из моментов организационной структуры – наделение властью и полномочиями отдельных сотрудников. Это принципиально отличает модель организационной структуры от функциональной модели, которая представлена ниже.

Организационная структура описывает формальную сторону функционирования предприятия. В организационной структуре отражаются три аспекта организации:

Подразделения предприятия. Сюда относятся названия подразделений, его задачи  и ответственность.

Последовательность назначения заданий и контроль за их выполнением. По организационной структуре можно понять распределение полномочий сотрудников предприятия.

Рисунок 13.15 Функциональная организационная структура предприятия

Организационная структура предприятия отображает его бюрократическую сторону, совокупность правил для выполнения той или иной процедуры.

На практике встречаются следующие формы организационных структур:

Функциональная

Процессно-ориетированная

Матричная

Проектная

Организационная структура большей части предприятий имеет функциональную направленность. То есть подразделение выполняет определенную функцию, например «поставка материалов» для всего предприятия, хотя предприятие может выпускать очень широкий спектр продукции.  При такой организации основные бизнес-процессы предприятия проходят через все функциональные блоки, которые связаны между собой только через руководство предприятия.

Новые возможности использования информационных технологий позволяют изменить принципы управления путем перехода от функциональной структуры управления предприятием к управлению процессами.

13.3.3.2. Модель структуры данных.

Основная предпосылка модели структуры данных состоит в том, что структура данных предприятия может быть смоделирована с помощью трех элементов: сущностей, атрибутов сущностей и связи.