Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 11 )

Действия при создании базы данных нового предприятия при первом входе в систему и в процессе дальнейшей работы практически одинаковы. При этом процедуры создания базы данных нового предприятия в рабочей и демонстрационной версии также ничем не отличаются друг от друга.

Рассмотрим процесс создания базы данных предприятия.

В Главном меню системы БЭСТ-5 войдем в группу приложений НАСТРОЙКА,  выберем в ней приложение БАЗЫ ДАННЫХ и далее откроем  режим Создать базу данных (БД). Перед нами появится окно Создание базы данных (Рисунок 7‑11). Здесь предстоит указать ряд параметров, характеризующих создаваемую базу.

Рисунок 7‑11 Создание базы данных предприятия

Прежде всего, нам следует выбрать один из трех способов создания базы данных:

Развернуть рабочую БД. В этом случае система подготовит новую, незаполненную учетной информацией базу, в которой можно начинать текущую работу; Развернуть демо БД. В этом случае будет развернута демонстрационная база, включающая примеры настроек и ведения учета на вымышленном предприятии. демонстрационную базу можно использовать в учебно-«тренировочных» целях, вводя в нее новые данные и отрабатывая на них те или иные функции; Подключить существующую БД. Данный вариант предполагает обращение к уже имеющейся базе данных.

Далее укажем пути к создаваемой/подключаемой базе данных:

Локальный путь относительно сервера; Сетевой путь. Под сетевым путем подразумевается путь к базе данных для сервера и рабочих станций.

Для локального варианта системы эти пути совпадают,  а для сетевого – различаются.

•

Путь к базе данных должен содержать только цифры и латинские буквы. Наличие русских букв не допускается.

При работе в сетевом варианте сетевой диск, на котором будут размещены файлы базы данных, должен быть подключен ко всем клиентским станциям с назначением буквы диска, совпадающей с буквой этого диска на сервере. В противном случае путь к базе данных необходимо указывать в формате UNC. Для пользователей следует установить права на модификацию данного диска или каталога (подробнее об этом см. файл Readme\read2nd. rtf).

Значение параметра Тип базы данных должно соответствовать типу предприятия пользователя. Тип базы данных выбирается из следующего списка:

Хозрасчетное (Базовая БД); Хозрасчетное (Торговля, производство алкогольной продукции) Хозрасчетное-упрощенный учет (Базовая БД); Магазин (Базовая БД); Магазин (Торговля алкогольной продукцией); Магазин-упрощенный учет (Базовая БД); Бюджетная организация (Базовая БД); Бюджетная организация (Детальная настройка для получателей бюджетных средств); Сводный баланс (Хозрасчетное предприятие); Сводный баланс (Бюджетная организация).

•

О типах баз данных, предусмотренных в системе БЭСТ-5, было рассказано в п. 5.1.

Если был выбран вариант создания рабочей базы данных, то в поле Название предприятия нужно ввести наименование предприятия пользователя.

Выполнив перечисленные действия, нажимаем кнопку «Создать». На экране появится системное сообщение о готовности БЭСТ-5 к созданию базы данных. Подтверждаем необходимость создания базы и правильность указанных нами путей. По завершении процедуры БЭСТ-5 выведет на экран окно с сообщением о создании базы.

После создания базы данных надо войти в раздел меню Файл →Выбрать предприятие или воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. В окне Подключение, не изменяя никаких данных, нажмем кнопку «ОК». В открывшемся окне со списком доступных баз (предприятий) выберем нужную нам позицию и подтвердим сделанный выбор нажатием кнопки «ОК».

Если база данных предприятия создается в процессе текущей работы, а не при первом входе в БЭСТ-5, то в соответствии с указаниями системы необходимо назначить права доступа пользователей к созданной базе данных. Для этого следует закрыть систему БЭСТ-5 и запустить утилиту «Менеджер пользователей» («Пуск» → «Программы» →  «Система БЭСТ-5 (N. N)» → «Менеджер пользователей»). Далее, для созданной базы данных предприятия надо определить роли, согласно которым пользователи смогут вести учет на этом предприятии и назначить для каждой созданной роли права доступа к приложениям и режимам системы БЭСТ-5.

⇘

Подробное описание работы с утилитой «Менеджер пользователей» приведено в «Руководстве администратора».

Отметим, что в процессе работы новую базу данных можно создать при входе в систему – используя команду Создать новое предприятие (см п. 7.6). Эта команда находится под списком доступных баз данных (Рисунок 7‑12).

Начальная настройка системы

Прежде, чем приступать к работе с БЭСТ-5 – т. е. до момента регистрации документов, оформляющих различные хозяйственные операции, следует выполнить начальную настройку системы.

Этапы настройки системы БЭСТ-5 заключаются в следующем.

Этап 1. Начальная техническая настройка

Начальная техническая настройка системы выполняется в приложении Общие данные, входящем в группу НАСТРОЙКА. Открыв данное  приложение, войдем в режим  Настройка → Техническая настройка. В нем  производится настройка ряда параметров для работы с документами и справочниками, а также настройка вспомогательных обслуживающих программ – утилит.

Рассмотрим параметры, которые нужно настроить на данном этапе.

Язык правописания сумм и месяцев. Выбирается из справочника, предлагаемого при заполнении данного поля. Языки, поддерживаемые в стандартной поставке системы – Русский, Украинский, Английский, Немецкий, Турецкий; Требовать реиндексацию в начале суток. Этот параметр предназначен для управления запуском процедуры реиндексации – т. е. восстановления индексных файлов базы данных предприятия. Реиндексация необходима после таких ситуаций, как внезапное отключение электропитания, «зависание» или нештатное прерывание работы программы. Реиндексацию также проводят и в случаях, когда  возникают какие-либо сомнения в корректности выполняемых операций, или когда, по мнению пользователей, система медленно реагирует на их запросы. При работе с базами данных большого объема и/или при большом количестве рабочих мест рекомендуется регулярное проведение реиндексации. Если Вы включили данный параметр, то в начале каждых суток, при первом входе в систему, БЭСТ-5  предложит провести реиндексацию. В то же время пользователь имеет возможность отказаться от ее выполнения; Номера документов дополнять. При включении данного параметра все номера документов, длина которых менее стандартной длины, установленной в системе по умолчанию, смещаются вправо и дополняются специальными символами, выбираемыми по усмотрению пользователя; Символ дополнения номера документа. Данный символ располагается слева от номера документа, длина которого меньше, чем предусмотренная в стандартном варианте. В зависимости от выбора пользователя, это может быть либо ноль, либо пробел; Допустимый период ввода проводок. Если возникает необходимость ограничения временного периода работы с системой, то в информационных полях с… и по… вводятся  даты, определяющие временной интервал для ввода, корректировки и удаления проводок в Книге учета операций. Допустимый период может определяться или только одной датой (начиная с которой разрешается работа с проводками), или двумя – т. е. начальной и конечной –  датами. Если обе даты не указаны, это значит, что никакого ограничения на работу проводками не накладывается. Дата, начиная с которой можно работать с проводками, не должна быть более ранней, чем дата начала расчетного периода Книги учета операций, открываемой в любом приложении. Проводки, дата которых не входит в допустимый период, доступны только для просмотра. Работа с документами, а также работа в режимах, формирующих проводки, строится по  тем же самым правилам, что и работа непосредственно с проводками. Ограничения, налагаемые при вводе разрешающей даты, распространяются только на те документы и режимы, которые формируют проводки.;

•

Данный параметр не следует путать с режимом Управление оперативным периодом, имеющимся в настройке приложений, решающих задачи логистики.

Длина поля ‘Счет’. Этот параметр предназначен для настройки длины номера синтетического счета. Минимально допустимая длина номера счета в системе БЭСТ-5 составляет 2 символа, а максимальная – 16 символов. По умолчанию предлагается длина номера счета, равная 10 символам. При этом программа проверяет возможность уменьшения длины номера счета. Так, если в Плане счетов уже существуют счета, длина которых превышает ту, которая вводится при перенастройке данного параметра, БЭСТ-5 не позволяет изменить длину номера счета и выдает соответствующее предупреждение. Наоборот, увеличение длины номера синтетического счета может производиться в любой момент работы с программы – без каких-либо ограничений. Очищать текст в поле ввода. Если пользователь отметил данный параметр флажком, то в режиме редактирования документа, при вводе первого символа в  тех полях, где указаны номера счетов или аналитические коды, происходит очистка их содержимого. Если в поле было перемещение курсора, то очистка поля не выполняется. Если данный параметр не был отмечен флажком, то при вводе первого символа, в зависимости от текущего режима ввода данных, происходит замена или вставка символа; Формирование отчетов в ограниченной памяти. Этот параметр используется при эксплуатации системы БЭСТ-5 в терминальном режиме, в случае работы с базами данных большого объема.

⇘

Сведения о терминальном режиме эксплуатации системы БЭСТ-5 представлены в «Руководстве администратора».

Этап 2. Настройка системы учета

Начальная бухгалтерская настройка системы БЭСТ-5 выполняется в режиме ОБЩИЕ ДАННЫЕ → Настройка → Настройка системы учета. На этом этапе  пользователь должен указать дату начала расчетов, вид используемой национальной валюты, определить общий порядок ведения валютного учета и правила работы с забалансовыми счетами.