Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 45 )

В приложении предусмотрена возможность передачи платежных ведомостей в приложение Касса. Подотчеты.

Выходные формы

Центральным режимом данной папки является Расчетная ведомость. При формировании расчетной ведомости система создает проводки по начисленной заработной плате и удержанию НДФЛ.

Проводки формируются на основе шаблонов, настроенных в справочнике Типовые операции. Этот справочник поставляется в заполненном виде, но может быть отредактирован пользователем. При этом приложение позволяет учесть ситуацию, когда начисленная заработная плата должна быть распределена по разным счетам затрат. В нем отражен также более сложный случай, когда один и тот же вид начисления, находящийся в строке лицевого счета, может относиться на разные счета затрат – когда, например, сотрудник в течение месяца участвовал в нескольких проектах.

Если зарплата сотрудников предприятия переводится на банковские счета, или необходимо оформить те или иные удержания через отделения связи (например, алименты), то в этой же папке формируются ведомости перечислений на почту и в банк.

Расчеты по налогам и взносам во внебюджетные фонды

Режимы, «управляющие» расчетами с различными внебюджетными фондами, собраны в папке Хозяйственные операции.

В первом режиме – Начисления в фонды –  формируются проводки по начислениям в различные фонды: Пенсионный, ФСС, ФФМС, ГФМС. Под фондом также понимается и налоговая инспекция, в адрес которой переводятся суммы налогов, исчисляемых с общего фонда оплаты труда, и суммы НДФЛ. В расчете участвуют суммы начислений из лицевых счетов персонала за текущий расчетный период. Условия расчета – т. е. используемая колонка начислений, типовая операция, а также формула для определения суммы – должны быть предварительно настроены в режиме Формирования справочников → Отчисления в фонды → Начисление в фонды.

Подготовленные проводки можно просмотреть и отредактировать в режиме Буфер проводок, а затем экспортировать их в Книгу учета  операций (в приложение главная книга). 

Режим Платежи в фонды предназначен для создания платежных поручений на перечисление денежных средств для уплаты НДФЛ и взносов в различные фонды, а также их экспорта в приложение Счета в банках. Проводки по платежным поручениям формируются уже непосредственно в приложении Счета в банках – после того, как эти документы пройдут по соответствующей банковской выписке.

Настройку расчета сумм для компонентов ЕСН и сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование производят в режиме Формирование справочников → Отчисления в фонды. Для подготовки платежных поручений на перевод этих сумм используется режим Хозяйственные операции → Платежи в фонды.

Формирование отчетов

Приложение формирует широкий спектр отчетов по заработной плате. С точки зрения их содержания, эту отчетность можно условно разделить на две группы: отчеты, предназначенные для анализа затрат на оплату труда персонала, и отчеты, отражающие доходы и налогообложение доходов сотрудников, адресованные налоговым органам и внебюджетным фондам. Среди отчетов, формируемых с помощью данного приложения:

расчетные листки; платежные ведомости; расчетно-платежные ведомости; лицевые счета; своды за период (по начислениям и удержаниям, подразделениям, сотрудникам, по счетам затрат);  индивидуальные и групповые справки по сотрудникам (справка о доходах, налоговые карточки, индивидуальные карточки по ЕСН, документы для пенсионного страхования, ведомости по НДФЛ и др.) сведения о ссудах, предоставленных персоналу; перечисления сотрудников; расчет среднего дневного/часового  заработка и др.

Годовые декларации по ЕСН и для ПФР, а также расчеты по авансовым платежам ЕСН и в ПФР формируются в приложении главная книга.

В приложении реализована подготовка сведений о доходах физических лиц, которые представляются налоговыми агентами (в данном случае – предприятием) в налоговые органы на магнитных носителях. Данные сведения выгружаются в файл формата XML. Выгрузка осуществляется в режиме Настройка → Экспорт данных.

Режимы, включенные в папку Индивидуальные сведения в ПФР (Настройка → Экспорт данных → Индивидуальные сведения в ПФР) предназначены для выдачи индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование на магнитных носителях:

для экспорта в программу ОАЗИС; по форме СЗВ-4-2 для сдачи отчетности в ПФР.

Также в режиме Экспорт данных имеется режим Экспорт в программу Налогоплательщик.

Управление периодами

Папка Управление периодами включает в себя включает режимы, позволяющие осуществлять операции по закрытию/открытию расчетного периода, очистке данных за период, возврату в предыдущий период.

Обратите внимание, что в приложении Заработная плата разделены функции открытия и закрытия периода. Это сделано для того, чтобы в межрасчетный период можно было внести изменения в кадровые справочники и персональные карточки сотрудников. Кроме того, существует возможность очистки содержимого всех лицевых счетов без перехода на следующий период, после которой необходимо заново открыть расчетный период.

При открытии периода выполняются следующие действия:

Лицевые счета сотрудников заполняются постоянными начислениями и удержаниями; Для каждого сотрудника создается строчка табеля с автоматическим заполнением значений нормо-дней и нормо-часов из графика сотрудника; Для каждого сотрудника формируется строка льгот в соответствующем справочнике для нового периода. Количество льгот заимствуется из предыдущего месяца, а величина минимальной зарплаты берется из соответствующего справочника.

Настройка

Приложения, образующие группу Настройка, решают задачи общей настройки и администрирования системы БЭСТ-5 и обеспечивают ведение общесистемных справочников.

Группа Настройка состоит из двух приложений:

Базы данных; Общие данные.

Базы данных

Данное приложение предназначено для обслуживания баз данных системы  БЭСТ-5. Функции приложения:

Создание базы данных нового предприятия; Изменение параметров базы данных; Удаление информации о выбранном предприятии; Восстановление индексных файлов; Создание архивов баз данных и восстановление информации из архивов; Импорт данных из систем БЭСТ-5, БЭСТ-4, БЭСТ-ОФИС.

Выполнение перечисленных функций обеспечивают следующие режимы:

Создать базу данных (БД); Изменить параметры БД; Удалить базу данных (БД); Сервисные режимы (Восстановление индексных файлов, Создание архива базы данных, Восстановление базы данных из архива,  Создание архива базы отчетов, Восстановление из архива базы данных отчетов, Импорт данных из БЭСТ-5, Импорт данных из БЭСТ-4, Импорт данных из БЭСТ-ОФИС); Технологические операции (Восстановление целостности плана счетов, Описание структуры БД, Сменить собственное предприятие)

Рассмотрим их назначение.

Создать базу данных (БД)

В этом режиме создается база данных нового предприятия (при условии, что пользователь обладает правами доступа к данному режиму). О том, как создать базу данных нового предприятия, было рассказано в п. 7.4.

Изменить параметры БД

Режим предназначен для внесения изменений в карточку текущего предприятия.

Удалить базу данных (БД)

Выполняется удаление выбранного пользователем предприятия из картотеки предприятий. При этом соответствующие базы данных удалены не будут.

Восстановление индексных файлов

В данном режиме проводится переиндексации всех файлов базы данных предприятия. При этом создается индексный файл. Данная операция необходима после внезапных выключений питания, «зависаний» системы, некорректного выхода из нее и т. д. Переиндексация запускается автоматически при первом (на текущие сутки) выборе необходимого режима из Главного меню, если в режиме Техническая настройка был установлен параметр Требовать реиндексацию в начале суток. При отключении этого параметра процедура переиндексации запускается вручную.

Также предусмотрена возможность проведения частичной индексации – с выбором приложений по усмотрению пользователя.

При выполнении операций переиндексации происходит упаковка базы (т. е. физически удаляются все записи, которые «внутри системы» были помечены как удаленные).

Создание архива базы данных

Для обеспечения сохранности Вашей информации мы настоятельно рекомендуем регулярное создание резервных копий всех рабочих баз данных Ваших  предприятий.

Данный режим создает точную копию базы данных выбранного предприятия, производит сжатие информации и помещает созданный архив в указанный каталог на жестком или сетевом диске, дискете, CD – на любом указанном Вами носителе информации.

•

Уважаемые пользователи! Перед обновлением версий системы, перед закрытием расчетного периода, а также при ее кардинальной перенастройке, обязательно создавайте резервные копии баз данных! Резервные копии желательно создавать на внешних по отношению к месту инсталляции системы БЭСТ-5 электронных носителях

Восстановление базы данных из архива

Режим позволяет восстановить резервную копию базы  данных из ранее созданного архива.

Восстановление резервной копии базы данных из архива следует производить в той же версии системы, в которой была создана эта копия.

Система предлагает два варианта восстановления данных:

В базу данных существующего предприятия.  В этом случае все данные текущего предприятия  заменяются на восстановленные из архива данными. Восстановление выполняется только в соответствующее предприятие, для которого был создан архив. В базу данных другого, уже существующего предприятия, восстановление запрещено. Создать новое предприятие. В этом случае следует указать путь к новой базе данных. Система создаст базу данных нового предприятия, в которую будут восстановлены данные из архива.

Следует помнить, что восстановленная из архива база данных содержит информацию, имевшуюся на дату создания архива. Если после даты создания архива вносились какие-либо изменения, то они не войдут в восстановленную базу данных. После восстановления данных можно продолжать работу с системой.