Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 44 )

Одним из наиболее важных справочников приложения Заработная плата является справочник Виды начислений (Формирование справочников → Виды начислений и удержаний). Он поставляется в уже настроенном виде и содержит все начисления, которые наиболее часто используются на предприятиях – оклад, отпускные, больничные, материальную помощь и пр. Виды начислений присутствуют в лицевых счетах персонала. Каждый вид начислений имеет свое обозначение (код) и свои собственные правила расчета, заданные в виде алгоритма. Так как с бухгалтерской точки зрения каждый вид начисления также порождает некий набор проводок, то с ним связана и соответствующая типовая операция.

Понятия вида начисления и алгоритма начисления в приложении  разделены. Это связано с тем, что разные виды начислений могут рассчитываться по одному и тому же принципу, например, вычисляться как определенный процент от оклада и пр. Другими словами, на один и тот же алгоритм начислений может ссылаться несколько видов начислений, тогда как в алгоритме указан лишь сам порядок расчета. Настройка этих алгоритмов выполняется в режиме Алгоритмы начислений.  Отметим, что работа с алгоритмами не требует от бухгалтеров и расчетчиков умения программировать. Все действия, которые следует выполнить программе в процессе расчета, описываются доступными для понимания терминами. Цель составления алгоритма заключается в получении требуемой суммы с помощью последовательных действий – этапов. В приложении существует специальный режим Диагностика алгоритмов, который позволяет проверить правильность их настройки. Итогом выполнения диагностики является протокол, в котором содержатся данные о выявленных ошибках.

В свою очередь, виды начислений объединяются в группы. При этом один вид начислений может входить в одну и только в одну группу. Принадлежность вида начисления к той или иной группе определяется, с одной стороны, одинаковой корреспонденцией счетов в соответствующей типовой операции, а с другой стороны – одинаковым способом удержания налогов. Группы начислений определяются в одноименном справочнике.

Помимо групп начислений, в программе также существуют Колонки начислений. В отличие от групп, один и тот же вид начислений может входить в произвольное число колонок. С помощью колонок решаются такие задачи, как вычисление суммы какой-либо совокупности начислений или определение совокупности начислений, с которой начисляются взносы во внебюджетные фонды. Информация о входимости того или иного начисления в конкретную колонку находится в так называемой Таблице входимости.

Логика построения справочника Виды удержаний во многом напоминает справочник видов начислений. Он включает в себя стандартные разновидности удержаний, применяемые на подавляющем большинстве предприятий. Это НДФЛ, ЕСН, алименты, штрафы и пр. По аналогии с начислениями, понятия вида удержания и алгоритма удержания в системе также разделены. На один и тот же алгоритм может ссылаться произвольное количество видов удержаний. Точно так же с видами удержаний связаны соответствующие типовые операции. Так же как и начисления, виды удержаний объединяются в группы и колонки. Каждое удержание может попасть только в одну группу удержаний, однако его можно использовать в нескольких колонках.

В настройке видов начислений и удержаний также присутствует специальный параметр Счет наследуется от базовой суммы. Этот параметр доступен для видов начислений и удержаний, алгоритмы которых характеризуются вычисляемыми базовыми суммами. Наличие такого параметра обусловлено потребностями бюджетных организаций, ведущих учет оплаты труда по источникам финансирования, функциональной и экономической классификации расходов. Если в качестве его значения выбрано Да, то при расчете лицевого счета суммы начислений/удержаний будут распределяться по необходимым счетам бухгалтерского учета – пропорционально суммам, составляющим базовую.

Работа с картотекой

Исходные данные о сотрудниках предприятия, используемые в процесс расчета зарплаты,  сосредоточены в Карточках персонального учета (Рисунок 9‑45) и Лицевых счетах сотрудников, расположенных в папке Работа с картотекой.

Наряду с информацией кадрового характера (табельный номер, ФИО, подразделение,  должность, гражданство, адрес, образование, стаж, семейное положение, воинская обязанность и другие личные данные), в Карточках персонального учета хранятся сведения о постоянных начислениях и удержаниях, предусмотренных для этих работников. К таким начислениям относятся оклад, ежемесячная премия и т. п. Типичные примеры постоянных удержаний – НДФЛ и взносы в Пенсионный фонд. В карточке также находятся данные о налоговых льготах, на которые имеет право данный сотрудник,  сведения его детях.

В число важнейших информационных разделов карточки персонального учета входят данные по НДФЛ и  данные по ЕСН (они доступны через меню, вызываемое клавишей <F10>). В первом из них накапливаются и суммируются данные по видам доходов, НДФЛ и льготам за каждый период отчетного года. Во втором разделе в том же порядке формируются налоговые базы по полученным доходам и отчислениям ЕСН. На основании полученных данных по итогам года можно сформировать отчеты для Пенсионного фонда и налоговых органов. Если для расчета НДФЛ необходимо учесть доходы, полученные сотрудником на другом (прежнем) месте работы, то все необходимые исходные сведения заносятся в информационный раздел Данные с предыдущего места работы. Если сотрудник работает на нескольких должностях на своем предприятии, то на него заводится специальная Карточка внутреннего совмещения. 

Обработка документов

Как известно, на любом предприятии есть группы работников, на которых распространяются однотипные начисления и удержания. Для упрощения ввода такой информации в приложении реализованы режимы Документы на начисление и Документы на удержание, расположенные в папке Обработка документов. Они обеспечивают ввод таких начислений и удержаний в пакетном режиме, т. е. одномоментно всей выбранной группе сотрудников.

В приложении существуют такие гибкие инструменты расчета, как Табличные документы. Строки табличных документов содержат информацию о конкретных сотрудниках, а столбцы – различные числовые данные (например, константы, суммы начислений, данные из  карточек персонального учета). Содержимое столбца табличного документа может рассчитываться по формуле, содержащей ссылки на другие столбцы.

Иначе говоря, по своей форме табличные документы сродни электронным таблицам (MS Excel и др.), с той разницей, что в роли объекта настройки в электронной таблице выступают ячейки, а в табличном документе – столбцы целиком.

Исходная информация, необходимая для выполнения различных расчетов, может быть взята из карточки персонального учета или из лицевого счета сотрудника.

Папка Обработка документов также содержит режим Компенсации на детей. Он применяется для ввода различных начислений сотрудникам, имеющим детей, в карточках персонального учета которых установлен соответствующий параметр (признак получения компенсации).

Рисунок 9‑75 Карточка персонального учета

Лицевые счета сотрудников

Основная работа по начислению и расчету зарплаты в текущем расчетном периоде ведется в  режиме Лицевые счета сотрудников. В лицевых счетах (Рисунок 9‑46) отражается информация о начислениях и удержаниях сотрудников за конкретный расчетный месяц.

Лицевые счета создаются в системе автоматически; в них переносится информация из заполненных карточек персонального учета. Помимо постоянных начислений и удержаний, которые повторяются из месяца в месяц, в лицевом счете могут находиться и другие начисления и удержания, например, премии, оплата больничных листов, отпускные, материальная помощь и пр. Ввод таких «эпизодических» начислений и удержаний осуществляется тремя способами: непосредственно в лицевом счете сотрудника, в режимах Документы на начисление и Документы на удержание, а также через Табличные документы.

Работа с лицевыми счетами сотрудников организована так, чтобы расчетчики не тратили лишнего времени на перемещение из одного раздела программы в другой. Допустим, что  в процессе начисления зарплаты одному из работников нам нужно уточнить некоторые данные. Тогда, не покидая лицевой счет, мы можем, к примеру, запросить сведения из карточки персонального учета этого сотрудника, открыть содержимое табеля рабочего времени, документы на начисление и удержание и затем продолжить работу.

Рисунок 9‑76 Лицевой счет сотрудника

•

Любое изменение значения начисления/удержания для конкретного сотрудника в документе автоматически отражается и в его лицевом счете. Справедливо и обратное — изменение в лицевых счетах влечет за собой автоматическое изменение в документе или ведомости, по которой введено это начисление/удержание в лицевой счет. Исключение составляют табличные документы, где информация переносится в лицевые счета с помощью специального режима экспорта данных.

Приложение предусматривает два варианта расчета данных, находящихся в лицевом счете: расчет с учетом корректировок, выполненных вручную и расчет в обычном режиме. Если в лицевом счете присутствуют начисления и удержания, относящиеся к разным источникам  финансирования (что актуально для бюджетных организаций), то итоговые суммы начислений и удержаний, суммы к выдаче, а также  сальдо на начало и конец периода выдаются с разбивкой по этим источникам. При закрытии месяца вся информация из лицевых счетов попадает в архив, где доступна лишь для просмотра.

Платежные ведомости

В папку Платежные ведомости включены режимы по документальному оформлению выплат. Ведомости бывают трех типов: ведомости аванса, межрасчетные ведомости и ведомости на выдачу зарплаты. Межрасчетная ведомость может быть связана с документом на начисление. В этом случае начисления из документа проходят как бы «сквозь» лицевой счет сотрудника – с удержанием из них всех необходимых налогов. Бюджетные учреждения могут формировать платежные ведомости по источникам финансирования.