Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 29 )

Развитые средства управления ценообразованием (дифференцированное назначение цен и скидок в зависимости от объема покупки, категории покупателя и т. д.) позволяют проводить гибкую ценовую политику, нацеленную на сохранение и приумножение клиентской базы предприятия пользователя. В качестве покупателей могут выступать как юридические, так и физические лица. 

Договоры продажи

Сделки продажи, подразумевающие серии поставок в течение длительного периода времени и/или имеющие ряд обособленных друг от друга этапов, для которых характерны большие объемы поставок и сложные схемы расчетов, оформляются договорами. В рамках учета договоров решаются такие задачи, как:

Ведение картотеки договоров продажи; Ведение многоэтапных договоров; Контроль исполнения договоров по срокам, этапам, объемам обязательств; Расчет штрафных санкций; Формирование отчетов об исполнении договорных обязательств.

Рисунок 9‑49 Картотека договоров

Ведение договоров с покупателями осуществляется в режиме Договоры продажи. Договоры продажи подразделяются на категории. Под категорией понимается группа однотипных договоров с одинаковым реквизитным составом. Так, например, среди договоров продажи можно выделить категории собственно договоров продажи и договоров поставки. Настройка категорий договоров выполняется в одноименном справочнике, расположенном в режиме Настройка, справочники → Справочники → Справочники в договорах → Категории договоров. Для каждой категории определяется собственный состав дополнительных реквизитов, создаваемых по усмотрению пользователя.

В свою очередь, категории делятся по видам договоров. Виды договоров используются для организации нумерации, управления печатными формами и т. д. Настройку видов договоров осуществляют в режиме Настройка, справочники → Справочники → Справочники в договорах → Виды договоров. Например, среди категории договоров продажи можно выделить два вида договоров: дилерский и дистрибьюторский. 

Режим Договоры продажи представляет собой картотеку договоров (Рисунок 9‑19), заключенных с клиентами предприятия-пользователя. Именно здесь Вы можете получить оперативную информацию о том, с кем и когда были оформлены те или иные договоры; каковы их условия, как они выполняются и какова текущая сумма задолженности по договорным обязательствам. При входе в режим на экране отображается реестр договоров выбранной категории.

В картотеке договоров отображается наиболее важная, и в том числе изменяющаяся по мере выполнения различных хозяйственных операций, информация о договоре: его регистрационный и юридический номера, дата, контрагент, сумма и валюта ее исчисления, а также текущий статус договора. В нижней части картотеки выводятся  некоторые дополнительные сведения о договоре, на который указывает курсор, а также текущие данные о картине расчетов по этому договору.

Ввод и изменение данных по договору выполняются в специальной форме – карточке договора. Карточка договора (Рисунок 9‑20) состоит из заголовочной и табличной частей. В заголовочной части содержатся общие сведения о заключаемом договоре – дата регистрации, вид, регистрационный и юридический номера, контрагент, сумма, содержание, ответственный менеджер, вид и размер финансовых санкций за ненадлежащее исполнение договорных обязательств, а также период в сутках (отсрочка) , после которого начинает действовать данный вид санкций. В заголовочной части также находится специальный параметр Договор без этапов, определяющий правила ввода данных в табличной части.

Если этот параметр включен (т. е. отмечен галочкой), это значит, что договор не имеет этапов. Иными словами, он является каким-либо рамочным соглашением, расчеты по которому ведутся в разрезе конкретных заказов. Поскольку этапы отсутствуют, табличная часть карточки договора будет недоступна.

Наоборот, включение этого параметра означает необходимость ввода операций по договору в табличную часть.  Операции по договору, вводимые в его табличной части, делятся на два вида:

Этап договора. Под этапом понимается операция поставки материальных ценностей, выполнения работ/оказания услуг. Для каждого этапа указывается его содержание, период выполнения и стоимость этапа; Оплата договора – т. е. внесение платежа за поставляемые материальные ценности, работы, услуги. Если по договору предусмотрен особый характер оплаты, то в договоре может быть описан и план платежей.

Под перечнем операций отображаются итоговые суммы этапов и поставок по договору – согласно плановым и фактическим данным. По договору также можно ввести произвольное описание/комментарий, реквизиты компании, с которой он заключается, а также произвольный набор дополнительных реквизитов. 

Отметим, что карточка договора используется не только для ввода информации о договоре, но и для контроля его исполнения в разрезе этапов и плановых платежей. Поэтому табличная часть карточки договора также имеет альтернативные варианты представления:

Рисунок 9‑50 Карточка договора

План-фактный анализ. В этом случае по каждой операции отображаются плановая и фактическая суммы, а также процент отклонения фактических данных от плановых; Документы по договору. В этом случае выводится перечень документов, оформляющих выполнение операций по данному договору и влияющих на картину расчетов по обязательствам. В нижней части этой формы расположена кнопка «Применить». Она действует, если курсор установлен на строке с одним из документов. С помощью этой кнопки операцию, оформленную данным документом, можно «перепривязать» к другому этапу договора.

Переключение между всеми перечисленными формами отображения осуществляется с помощью комбинации клавиш <Alt+T> или же кнопки «Операции» (пункт меню Изменить вид). 

Зарегистрированный договор может находиться в одном из трех состояний (статусов). Для управления статусом применяется комбинация клавиш <Ctrl+S> или команда Изменить статус, вызываемая нажатием кнопки «Операции». Статус Проект устанавливается в момент регистрации договора. Договор, находящийся в этом состоянии, не влияет на картину движения финансовых и материальных потоков, и, соответственно, на картину расчетов по обязательствам. Это фактически черновой, проектный вариант документа, который не отображается в других наборах данных системы. На данной стадии допускается любое изменение содержания договора, а его дата может быть не определена.

Статус Действует подразумевает реальную работу по выполнению договора. Перевод договора в данное состояние осуществляется по решению пользователя. В этом случае должна быть указана дата договора, а корректировка его содержания запрещается.

Контроль исполнения договорных обязательств осуществляется на основании данных платежных и отгрузочных документов – как по договору в целом, так и на уровне отдельно взятых этапов. При равенстве сумм всех оплат и отгрузок договор считается выполненным.

Как из картотеки, так и из карточки договора можно получить разнообразную информацию о выполнении договорных обязательств. Так, при нажатии в картотеке кнопки «Справки» выдается меню, предоставляющее справки о расчетах по выбранному договору, расчеты по этапам договора, список заказов, относящихся к данному договору, а также перечень платежных и отгрузочных документов, сформированных на основании этого договора. В карточке договора доступна кнопка «Баланс», позволяющая получать справки о состоянии расчетов по договору, если он является объектом расчетов с партнером.

Для расчетов по договорам используются стандартные средства приложения Расчеты с партнерами. При регистрации договора с партнером, расчеты с которым проводятся в разрезе договоров, как только договор переводится в состояние Действует, создаются Карточка расчетов с партнером (если она не была сформирована ранее) и Карточка расчетов по договору. При вводе первичных документов, влияющих на состояние расчетов с этим партнером и на расчеты по этому договору, вносится соответствующая запись в Регистр расчетов. Далее на основании сведений, отраженных  в Регистре расчетов и Карточке расчетов, контролируется состояние расчетов по договору.

•

Если расчеты с партнером выполняются в рамках этапов договоров, система просит указать соответствующую операцию договора, к которой относится данный первичный документ. Другими словами, фактические данные, оформленные в виде платежных документов и документов поставки, «разносятся» по плановым операциям.

После окончания работ по договору его можно перевести в состояние Закрыт. Этот перевод также выполняется по усмотрению пользователя. При закрытии система проверяет баланс расчетов по договору. Если баланс расчетов равен нулю, договор закрывается. Любые изменения в содержании договора и ссылки на него запрещаются, а Карточка расчетов, соответствующая данному договору, становится недоступной. Если баланс расчетов по договору отличен от нуля, его закрытие невозможно. При необходимости закрытый договор может быть переведен в состояние Действует. Наконец, из состояния Действует договор можно вернуть в состояние Проект – при условии, что по нему не было операций.

Заказы и их обработка

Для оформления краткосрочных сделок продажи ТМЦ, в рамках которых планируются, как правило, разовые поставки, применяются документы, называемые заказами.  В системе БЭСТ-5 выделяется два типа заказов:

Заявки на продажу. Ведение заявок на продажу осуществляется в одноименном функциональном режиме. Заявка на продажу – это извещение от покупателя о том, что он желает сделать покупку в указанных ассортименте, количестве и в названные им сроки. Таким образом, заявка рассматривается как предварительный, неакцептованный заказ клиента – т. е. как начальный этап работы по сделке. Заявка может быть введена вручную или импортирована из текстового файла; Заказы продажи. Документ, предназначенный для планирования и контроля обязательств по сделке (Рисунок 9‑21). По сути, заказы продажи соответствуют простым видам договоров, выполняемым в один этап. Заказы продажи ведутся в одноименном функциональном режиме. В заказе продажи может быть указана ссылка на соответствующий договор продажи. Заказ продажи можно ввести вручную или перенести из реестра заявок на продажу – после ее акцепта.